Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Одна из причин нелицеприятных отзывов о PowerPoint заключается в том, что неподготовленные докладчики выплескивают на слайды свой контент, особо не задумываясь о сообщении, истории или структуре презентации. Возложить на программистов Microsoft всю вину за это будет несправедливо, однако они могли бы предложить своим клиентам (и их аудитории!) более качественную поддержку в форме подсказок, советов и указаний о том, как лучше всего работать с файлами презентаций. Увы, вместо этого у нас есть лишь сбивающая с толку гора шаблонов на выбор и слайд с пустым маркированным списком для основных тезисов презентации. Люди думают не маркированными списками, а образами.Однако PowerPoint предлагает им идти другим путем.

PowerPoint ругают и высмеивают во многих книгах, статьях и подкастах, однако, как я уже объяснял, он неявляется источником всех бед.

В то же время ее превращение из отдельного инструмента для создания презентаций в довесок к Word – это проблема, о которой следует знать всем бизнесменам. Более того, разработчикам и программистам из Microsoft тоже следует об этом знать.

Одно из самых полезных качеств PowerPoint – гибкость, которую эта программа дает докладчику. Хотите добавить видео? Без проблем. Ссылку на внешние источники? Легко. Распечатать слайды или выгрузить их в PDF-файл? Проще простого.

Благодаря своей гибкости PowerPoint часто становится центральным инструментом в презентационном миксе. Вставка видеосюжета в слайд PowerPoint позволяет в нужный момент плавно перейти от одного к другому – так почему бы не оставить PowerPoint на заднем плане? Такая «панель запуска» – наилучший подход для работы с PowerPoint. Он хорошо комбинируется с чем угодно – даже с iPad (по большей части).

И снова гибкость не позволяет дать простой ответ, потому что благодаря гибкости PowerPoint можно использовать в большинстве мыслимых ситуаций.

На наш взгляд, характерный для PowerPoint стиль мышления (к сожалению, часто это означает «я говорю – вы слушаете») лучше всего оставить для официальной презентации, в конце которой выступающий отвечает на вопросы аудитории. Такая официальная среда – будь то семинар, конференция или презентация коммерческого предложения в жестко заданных рамках – вотчина PowerPoint. Именно для этих целей он был разработан еще в 1987 году, и такие функции, как «Заметки» (несмотря на всю их полезность), красноречиво говорят о том, в какой среде, по мнению Microsoft, PowerPoint должен использоваться сегодня. Еще одно подтверждение этому – линейный набор слайдов, следующих друг за другом. Хотя это идеальный формат для выступления в стиле «я говорю – вы слушаете», он может очень быстро превратиться в полный кошмар, когда кто-то в аудитории (обычно генеральный директор) поднимет руку и задаст вопрос «не по сценарию».

В этот самый момент докладчик воздевает очи горе и молит об одном из трех:

• чтобы земля разверзлась и поглотила его;

• чтобы он мгновенно вспомнил номер слайда, на котором содержится ответ на заданный вопрос;

• чтобы PowerPoint превратился в интерактивный инструмент.

К счастью, официальные презентации становятся все более и более редким явлением, тогда как интерактивный подход набирает популярность (особенно в сферах продаж и маркетинга). Интерактивный сценарий на несколько порядков облегчает коммуникацию, сторителлинг, передачу сообщения, поскольку дает оратору и аудитории возможность достичь той точки, где выступление превращается в беседу. PowerPoint обладает всеми дополнительными функциями для такого случая и в то же время, будучи родным и хорошо знакомым, дает тревожному докладчику ощущение уверенности.

Я бы не рекомендовал использовать PowerPoint в неформальных презентациях.

Ничто так быстро не убивает атмосферу дружелюбия и контакт между оратором и аудиторией, как запуск компьютера для показа слайда за слайдом. Здесь важно подумать о выборе подходящего инструмента. На неформальной встрече может хорошо сработать качественно сделанный уместный по содержанию слайд, показанный на экране смартфона или планшета. Главное – делайте это с умом, учитывая ситуацию и аудиторию.

Сравнительное обсуждение PowerPoint и Keynote в среде создателей деловых презентаций вызывает бурю эмоций, однако при этом Keynote можно довольно точно охарактеризовать как ответ Apple на PowerPoint. (Говоря о буре эмоций, я не шучу: я много раз видел, как форумные дискуссии скатывались к перепалкам и взаимным оскорблениям, пока сторонники каждой из программ отстаивали достоинства своего любимца.)

До появления iPad программа Keynote стойко ассоциировалась со Стивом Джобсом и его выступлениями на конференциях Macworld. Четкая графика, плавные переходы, уникальная анимация – все это выгодно отличало Keynote. На фоне неизменно прекрасных и увлекательных слайдов Джобса PowerPoint выглядел унылым «корпоративным» продуктом.

Пожалуй, самый громкий успех пришел к Keynote с появлением iPad. Технологичная новинка быстро попала в руки бизнесменов по всему миру – и те немедленно возжелали применить свои новые блестящие iPad для проведения презентаций. Им было нужно что-то, похожее на PowerPoint, но для iPad – и ответом стала программа Keynote. Говоря начистоту, мало кто из них обратил бы внимание на Keynote, если бы не iPad.

Многие рекламные агентства последовали этому примеру (как это принято у адептов Apple) и стали использовать Keynote как инструмент для подготовки коммерческих предложений и проведения презентаций для своих клиентов. И вот здесь стали возникать первые проблемы.

Хотя рекламщикам визуальный функционал Keynote пришелся по вкусу, их клиентам вполне уютно жилось в мире программной продукции Microsoft – включая PowerPoint. Как оказалось, эти две программы не обладают той степенью совместимости, о которой было заявлено, – и это добавило специалистам по рекламе немало седых волос. Рекламные агентства не понимали и не хотели изучать PowerPoint (отчасти из снобизма), а их клиенты привыкли к PowerPoint и не желали от него отказываться.

Поскольку моя компания, к счастью, хорошо знакома как с творениями Apple, так и с продукцией Microsoft, мы получаем неиссякающий поток работы от рекламных агентств, которые по-прежнему стараются держаться подальше от PowerPoint, невзирая на то, что с этой программой работают их клиенты. Это, как ничто другое, подчеркивает ту пропасть, которая по-прежнему пролегает между двумя самыми успешными и популярными программами для создания слайдов. Печально – но факт.