Анастасия Борисова - День управления стрессом

Еще один важный пункт – запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкасаемый запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздание партнеров и т. п. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

Поэтому оставьте 30 % вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда» и вам всегда есть, чем заняться. Или, если уж вы все выполнили, а новые задания вы, как Джеймс Бонд, получите только завтра, просто пойдите пораньше домой. Чем не бонус?

Самое важное – найти утром время для этого 15-минутного планирования. Проще всего сделать это за чашкой кофе, пока все еще втягиваются в работу, или приходить в офис за 15 минут до начала официального трудового дня. В это время вас уж точно никто не будет отвлекать.

Середина I-образного распорядка дня – это весь ваш рабочий день, т. е. время, когда вы исполняете свои трудовые обязанности и осуществляете свои трудовые права. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!) время, переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов всех задач дня. Более подробно мы поговорим об этом, когда доберемся до вечера. Продолжение следует…

Хочу сказать еще пару слов о том, как лучше планировать день. Понятно, что вы должны учитывать ваши рабочие задачи и расписание руководства, а также назначенные планерки и совещания. Но самое важное – принимать в расчет ваши биологические часы. Хиллари Клинтон однажды в одном из интервью сказала: «Первый урок, который я усвоила в жизни, заключался в следующем: чем бы ты ни занималась, всегда нужно брать в расчет свои биоритмы».

Большинство работников самым продуктивным рабочим временем считают утро с 9:00 до 12:00. Они отмечают, что в утренние часы голова работает лучше и им проще сосредоточиться. Наиболее малоэффективным периодом чаще называют вечерние часы – с 18:00 и позже, когда «голова уже не та» (по результатам исследования, проведённого без сомнения заслуживающим доверия порталом).

Наверняка вы сами знаете, когда ваша активность максимальна. Это зависит и от вашего режима дня, и от физиологических особенностей, и от условий работы. Вот на это «идеальное» время планируйте те дела, которые требуют сосредоточенности, освоения нового или работы с большим объемом информации. На энергетические «провалы» оставьте задачи полегче: обзвон клиентов, переписку, механическую работу с документами.

Если вы самоанализ не ваш конек, и сходу назвать пики и спады вашей активности вы затрудняетесь, то придется завести еще одну полезную привычку. Начертите обычный график, на котором разными цветами каждые два часа отмечайте уровень физического, интеллектуального и эмоционального тонуса. Отвечайте себе на вопросы:

• Есть ли у меня силы для активного движения?

• Готов(-а) ли я решать трудные задачи?

• Полон (Полна) ли я энергии для общения и эмоциональных переживаний?

После этого вы можете составить такой же график основных видов вашей рабочей активности: лучшее время для переговоров, переписки, телефонного общения, составления отчетов, таблиц и смет, разминки, перекусов и обеда.

И не отмахивайтесь от этих графиков, пожалуйста! Если вам наплевать на повышение личной эффективности, и из книги вы хотели узнать только «что съесть, чтобы похудеть», то учтите: отклонение от правильного режима питания может привести к существенному увеличению веса, который в свою очередь, нарушая жизненные ритмы организма, вызывает изменение обмена веществ.

Я, как психолог-экспериментатор, естественно, проверила это на себе (как, впрочем, и все остальное, о чем пишу в этой книге). Я по природе своей жаворонок. Мне всегда было легко вставать утром часов в 06.00, но зато уже в 22.00 меня можно было «откатывать» в сторону кровати. Но однажды обстоятельства жизни заставили меня стать совой. Я начала ложиться далеко за полночь, вставать в 12.00, пропускать завтрак. Это продолжалось полгода, за которые я, казалось, полностью привыкла к новому режиму. Но мой организм не сдался. За это время я переболела всеми ОРЗ, гриппами, простудами, аллергиями, высыпаниями на коже и обросла жирком. И еще я побывала у многих врачей, которые разводили руками, не находя причину проблем, но деньги за консультации все-таки исправно брали.

Ну, и что вы думаете, было дальше? Конечно, я усилием интеллекта, воли и самоубеждения, а также, конечно, с помощью применения принципов тайм-менеджмента опять стала жаворонком и остаюсь им по сей день. И таких экспериментов постараюсь на себе больше не ставить.

Опрос 6000 сотрудников компаний показал, что треть опрошенных после обеда больше хотят спать, чем работать. А 12 % указали, что в период с 12.00 до 15.00 они думают по большей части о еде, а не о делах. Как вы думаете, почему это происходит? Не потому ли, что утром они съедают баночку йогурта и потом ждут позднего обеда, на котором уже наедаются до отвала?

Понятно, что такое питание не способствует высокой работоспособности и производительности труда. Напомню вам, что самое рациональное питание – это питание, равномерно распределенное в течение дня. Организм получил еду, преобразовал ее в энергию, потратил. Дальше ему снова надо получить что-то съедобное, чтобы оставаться продуктивным. А вы ему что? Четыре чашки кофе и сигарету? Очень разумно!

Итак, начинаем переходить на антистрессовый рацион. Я надеюсь, что мои увещевания убедили вас завтракать полезными продуктами. Теперь нужно поверить в необходимость второго завтрака или перекуса – называйте как угодно. Этот прием пищи должен случиться между завтраком и обедом, то есть примерно в 11.00–12.00. И не начинайте, пожалуйста, фантазировать о шоколадке или сладкой булочке! Меня умиляют доводы из области: «Мне нужно есть много сладкого, чтобы хорошо соображать». Кто это придумал, интересно? Хотя я и сама помню, как на экзамены в школе носила с собой большую шоколадку, свято веря, что без нее – никуда! Хорошо, что потом начала ходить в спортзал и разобралась в том, что куда усваивается.