Эллен Китцис - CIO новый лидер. Постановка задач и достижение целей

Поскольку ИТ – это ваша область, вы вполне можете попытаться создать ИТ-максимы самостоятельно или внутри вашей организации. Этот импульс вполне понятен, но мы очень рекомендуем вам ему не следовать. Есть очень существенные и долгосрочные выгоды от вовлечения своих коллег в этот процесс.

В предыдущем разделе, посвященном созданию бизнес-максим, мы начали описывать некоторые элементы нашего опыта разработки максим в разных компаниях по всему миру. Давайте теперь четче сформулируем весь процесс разработки бизнес-максим и ИТ-максим, чтобы было ясно, как все они работают вместе.

Как мы уже говорили, весь процесс состоит из ежедневного обсуждения, в котором участвуете вы, руководители компании и ее подразделений, а также некоторых руководителей ИТ. Перед началом обсуждения производится опрос всех его участников о бизнес-стратегиях и о проблемах их реализации, об их восприятии того, как компания участвует в конкуренции и что ей нужнее – синергетика или автономия.

Первый час совещания проходит в представлении результатов этих опросов, включая стратегию компании, основные стратегические инициативы, синергетику между различными подразделениями компании и то, насколько компания стремится извлечь выгоду из этой синергетики. Участники обсуждают свои ответы на вопросы, заданные перед совещанием, и почему эти ответы различны. Главная цель этого часа – достичь определенного консенсуса по поводу ответа на заданные вопросы и понять причины их различия.

Вторая часть совещания посвящается непосредственно разработке пяти-шести бизнес-максим. Как показывает наш опыт, участники обсуждения быстро вырабатывают единое мнение по поводу трех первых максим, а остальное время проводят в попытках договориться о сути двух-трех следующих.

Обсуждение бизнес-максим обычно проходит очень жарко и касается целого ряда важных проблем (именно поэтому рекомендуется привлекать к обсуждению одного или даже двух посторонних экспертов). Эти проблемы часто ускользают из тематики встреч руководителей компании и только здесь могут обсуждаться открыто. Важной частью процесса становится устранение разногласий по поводу обсуждаемых проблем. Участники должны найти убедительное и обоснованное ИТ-решение обсуждаемой проблемы.

Открытое обсуждение всех этих проблем вносит неоценимый вклад в совместное обучение руководителей бизнеса и ИТ. А то, что именно вы инициировали эти обсуждения, очень поможет вам построить систему взаимоотношений и создать доверие к себе.

Наконец, ваше совещание готово для выработки ИТ-максим. Мы это делали обычно, деля всех участников на группы из трех-четырех участников. Мы просили каждую из таких групп разработать ИТ-максимы, которые формулировали бы роль ИТ в компании. Затем каждая из групп берет на себя ответственность за завершение максим в одной или двух ИТ-категориях максим (информация и данные, ИТ-архитектура и стандарты, коммуникации и ИТ-активы). Если вы пойдете по этому пути, то не забывайте, что в каждой группе есть разные участники, включая как минимум одного ИТ-эксперта.

После того, как каждая из этих небольших групп закончит свою работу, они представляют созданные ИТ-максимы. Скорее всего вы обнаружите, что большинство из дискуссий в этих группах фокусируется на ответах на вопросы первой категории (на которую отвечает каждая подгруппа), касающихся ожиданий от инвестиций в ИТ компании. Обсуждались и максимы для других областей. Они обсуждались по краткости и конкретности формулировок, внутренней согласованности и специфике компании, а затем стыковались с бизнес-максимами, сформулированными раньше. Как это было раньше с бизнес-максимами, обсуждение выявило проблемы на пути к выработке ИТ-максим. Участникам обсуждения приходилось обсуждать и вырабатывать единое мнение о возможных путях преодоления этих проблем. Даже после окончания совещания ИТ-максимы еще можно было редактировать и улучшать. Эту задачу решали потом более мелкие рабочие группы.

В обсуждении могут следовать и следующие этапы, на которых предстоит обосновать необходимость дальнейших инвестиций в развитие ИТ в компании.

Дискуссии о том, как конкурируют и стремятся к синергетическому эффекту бизнес-подразделения неизбежно превращаются в обсуждение того, насколько «сильны» или «слабы» общие услуги всей компании. А в основе всего лежат инвестиции в ИТ-инфраструктуру компании: до какой степени компания контролирует критические возможности ИТ-инфраструктуры? Инфраструктура ИТ играет ключевую роль в каждой компании и потребляет до 60 % ИТ-бюджета в любой компании [27] . Мы задавали всем участникам нашего обсуждения вопрос о значимости корпоративных максим для услуг ИТ и инфраструктуры.

Цель и язык ИТ-максим – от конкретных до общих – может дать представление о том, как выглядит инфраструктура компании: должна быть эта инфраструктура и общие ИТ-услуги обширными или, наоборот, минимальными в компании, и что это означает для инвестиций компании в ИТ и уровня заинтересованности руководства? Руководство иногда очень удивляется, когда узнает, что им предстоит принимать подобные решения. Когда бизнес-максимы приводят к синергетическому эффекту и все бизнес-подразделения начинают действовать в едином ритме или даже работают с одними и теми же группами клиентов, требуются более масштабные инвестиции и более высокий уровень услуг по всей компании [28] . Но для того, чтобы сделать правильные инвестиции и окупить их, нужно вложить много усилий для координации и кооперации действий в масштабе всей компании. Иначе у вас будет обширный набор услуг, от которых не будет никакой пользы.

Здесь можно провести анализ двух-трех ключевых областей, чтобы дать представление об уровне общих услуг, необходимых для выработки бизнес и ИТ-максим. В основе лежит набор из семидесяти услуг, сгруппированных в десять кластеров (список этих услуг приведен в приложении С) [29] .

Вашему подразделению И С предстоит провести определенную предварительную работу по выявлению того, какие ИТ-услуги у вас уже есть. Зная это и имея у себя уже выработанные ИТ-максимы, вы можете вести обсуждение того, какие новыеуслуги вам нужны. Мы предлагаем сфокусировать свое внимание на двух или трех группах таких услуг. Это будет достаточно «грубая и неточная» оценка, но она сможет продемонстрировать вашим коллегам по бизнесу, как достижение их бизнес-целей зависит от тех или иных ИТ-возможностей. Цель этого обсуждения – продемонстрировать тот зазор, которые существует между имеющимися ИТ-услугами и теми, которые будут нужны в будущем.