Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Нанять референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна.

Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, тем самым показав, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала.

Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач.

Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: какие цели и задачи он ставил. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А».

Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем их выполнение в пятницу, то интервал ответственности – неделя.

Сбои техники

Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.

1. Сбои техники.

Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем».

Разработать инструкции по исправлению проблем.

Договориться с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати.

Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру.

Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер.

Сфотографировать и выслать печатные материалы.

Провести учебные тревоги, отработку экстренных ситуаций.

Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д.

Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала.

2. Не доходит почта.

Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru.

Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо.

Настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail.

Всегда есть резерв, который можно найти! (Артем Подгузников, г. Сочи)

Личные и мировые проблемы

В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слаборазработанный сегмент предотвращения потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу info@time-m.comс пометкой в теме письма: «Воры времени».

1. Пробки.

Хорошее решение – параллельная деятельность:

сделать серию коротких звонков;

используя хендс-фри, провести ряд длинных звонков;

прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.;

прослушать аудиокниги.

Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время».

Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было потерь времени на дорогу.

Научитесь использовать web-камеры. Проводить виртуальные встречи вместо поездок на порядок дешевле.

Попробуйте устраивать совещание в машине: «Я вас подвезу».

Чтобы не попасть в пробку утром (до работы), можно вставать пораньше до начала пробок и по пустой ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины К.).

Чтобы избежать пробки вечером (после работы) – завести абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идти заниматься спортом, а после занятий спортом уже пройдет час пик, вот тогда – домой!

Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги.

Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если он находится рядом с метро).

Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой (за 135 рублей они приедут к вам за пакетом и отвезут его в нужную точку. Не верите ценам? Обратитесь по адресу info@time-m.com, чтобы получить контакты курьерской компании, мы раньше тоже не верили, а сейчас регулярно пользуемся данным видом услуг).

2. «Мысли не по делу».

Аутотренинг.

Концентрация на задачи.

Убрать все лишнее с рабочего стола.

Уделить внимание здоровью и т. д., чтобы не отвлекало от дела. Когда вы поели – вы о еде не думаете. Когда вы выспались – вы не зеваете.

3. Играет громко музыка.

Вежливо посмотреть.

Громко разговаривать, мешать.

Сказать «я не слышу сотовый телефон».

4. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание).

Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель).

Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис».

Заключить «договор с организмом».

Воспользоваться тонизаторами (чай из целебных трав).

Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, поддерживать хорошую физическую форму.

Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел).

5. Нашествие родственников и/или друзей.

Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать.

Обозначить явным образом, что срочно, что важно.

Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить.

В ответ на «Мы приедем», сказать: «Меня нет в городе!».

Частично участвовать в общении с ними, а решение проблем переложить на плечи других. Участие иными ресурсами, а не временем.

Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т. д.

6. Животные.

История одной из участниц: «Утром убежала собака, не могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу. Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с самого утра…»

Привязать поводок с блокиратором к руке или поясу.

Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоятельно возвращаться.

7. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.).