Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Решая ежедневные задачи – мы лишаем себя авралов. (Марина Журавлева, г. Курск)

Регулярные задачи.Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно. В каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то вы на 80 % снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хотели на 80 % сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Эти дела ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат, как «А». Но если вы про них забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить себя по лбу и кусать локти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?

Умение сказать нет всем тем, кто вторгается в рабочий график – это правильно! (Елена Королева, г. Архангельск)

Компания Zander. Участники тренинга получают задание написать список авралов, произошедших за последний месяц. После этого идет рассмотрение каждого случая и оценка: это «А» или «В». Менеджер проекта зачитывает список. Все идет хорошо, все согласны, но вот один пункт вызывает бурное обсуждение:

– На прошлой неделе у клиента замерз кондиционер. Мы потратили два дня на его «отогрев», работая в авральном режиме. Это однозначно внешний форс-мажор, «А».

– Как это? Это не форс-мажор, а твоя непредусмотрительность, – включается в разговор Алексей, непосредственный руководитель подразделения.

– Откуда я мог знать, что завтра он замерзнет? – защищается менеджер.

– Сколько надо времени, чтобы принять меры «антизамерзания»?

– 2–3 часа.

– Коль, в Интернете каждый день бываешь. Погоду смотрел? Что там, минус 32 по Цельсию! А значит, пулей надо лететь к клиенту, выделить три часа на подготовку кондиционера к таким условиям. Это задача «В». И если бы ты это сделал, не пришлось бы потом два дня жить в аврале. Все участники однозначно согласились с тем, что это «В» – задача, которую можно было сделать заранее, а не ждать, пока она дозреет до «А»-врала.

Третий квадрат обозначим как «С» – это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего не получили. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к несчастью, конечна, а «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, «мертвые» клиенты.

Важно понять, что от таких самозванцев следует ставить сильный щит.

Про оставшийся квадрат просто забудьте. Для вас, как управленца, этих дел не существует. А если таковые есть – вы не управленец!

Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от «C» выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует «воров» времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.

Да, про четвертый квадрат мы даже говорить не будем. Таких дел, согласно здравому смыслу, у вас просто нет. Поэтому не стоит даже думать, как его назвать, и т. д.

Таким образом, если вы прочли данную главу, то еще один человек стал частью большой когорты руководителей, знающих «тайный трехбуквенный код» приоритетов:

А – авралы;

В – плановые задачи;

С – воры времени.

Все 100 % дел, которые на вас сваливаются, могут быть только А, В или С.

Запомните: никаких других дел в вашей жизни нет! Если вы это принимаете, то схема работы выглядит так.

А – следует выполнять немедленно!

В – следует планировать и своевременно выполнять. Этим вы снижаете количество своих авралов.

С – блокировать их на подступах к своему рабочему графику. Никогда не делать, учитесь говорить им жестко «НЕТ».

Данные знания, переведенные в умения и навыки, помогут вам в ежедневной работе с плановыми и входящими задачами. Приоритеты не позволят вам потонуть в бездне постоянно растущей информации бизнес-среды.

В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.

1. Дела «А» можно сократить на 80 % за счет ежедневного внимания квадрату «В».

2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.

3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.

4. Планировать можно только задачи «В». «А» – приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.

5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20 % авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».

Быстрая сортировка неважного – первичный отсев.

Не перегружай себя – успеешь сделать все дела!

Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени» – ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».

Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.

Рекомендации к работе с данным разделом.

1. Возьмите лист бумаги.

2. При чтении материала делайте пометки, что применимо, на ваш взгляд, в вашей жизни уже в ближайшую неделю.

3. Когда сформируете несколько пунктов, начните внедрять их в свою ежедневную практику.

4. Если вы руководитель, то проведите данную работу на ближайшем совещании. И совместно с коллегами сформируйте корпоративный список «линий обороны от С».

Аврал должен быть тщательно отрепетирован заранее. (Константин Бордунас, г. Москва)