Константин Сокольский - Деловая жизнь

По ходу совещания кто-то из присутствующих должен вести протокол, в котором нужно указать в краткой форме все, что было сказано как руководителем, так и подчиненными. Иногда ведение протокола поручается секретарю, а иногда эта обязанность падает на кого-то из сотрудников. В любом случае протокол – это необходимая часть совещания, впоследствии они все должны быть отредактированы нужным образом, набраны на компьютере или отпечатаны на пишущей машинке и храниться в архиве. В некоторых случаях возникают ситуации, когда нужно обратиться к тому или иному протоколу за прошедшее время. Поэтому архив документов, касающихся совещаний, должен сохраняться самым тщательным образом.

Вообще, все вышесказанное – это только общие рекомендации к процессу проведения совещаний. Каждый руководитель по ходу своей работы волен интерпретировать то или иное правило так, как более удобно для специфики его работы. Именно в этом случае совещания оказываются наиболее эффективными, полезными, информативными и воспринимаются рабочим коллективом самым наилучшим образом.

В любом рабочем коллективе существует как формальное, так и неформальное общение. Естественно, что преобладает первое, но без неформальных отношений не сложится привычная рабочая обстановка. Иногда бывает сложно определить, как вести себя в той или иной ситуации, с кем и как общаться. Эта глава поможет вам справиться со многими подобными проблемами.

Можно сказать, что появление формального общения непосредственно связано с развитием деловых отношений. А это значит, что без подобного общения нормальная деловая жизнь просто невозможна. Общение на собеседовании, на большинстве совещаний, во время заключения сделки и еще во многих случаях – это все примеры именно формального общения. Оно основывается только на деловых качествах собеседника, в этом и состоит его отличие от неформального общения, которое, наоборот, обращает внимание на личностные качества человека.

Но обычно в любой организации помимо деловых, устанавливаются еще и приятельские отношения, которые, бывает, несколько мешают работе. Однако обойтись без них нельзя, да и не нужно. Часто неформальное общение между сотрудниками положительно влияет на производительность и качество выполняемой работы.

По мнению психологов, неформальные отношения, как и формальные, возникают одновременно с созданием трудового коллектива и на всем протяжении его существования являются его неотъемлемой частью. Причем, они могут иметь свою "историю" (то есть, если сотрудники одной организации были знакомы еще до совместной деятельности) или формируются в самом процессе трудовых отношений.

Подобные отношения обязывают к некоторой взаимовыручке, возникает чувство ответственности не только за себя, но и за коллегу. С другой стороны, никто не собирается перекладывать чужую работу "на свои плечи", коллектив работает слаженно и получает высокие результаты.

Когда новая фирма только создается, в ней обычно преобладает неформальное общение. С развитием предприятия, увеличением количества сотрудников возникает и иерархия, что влечет за собой некоторую формализацию межличностного общения. Вообще, есть тенденция, что компании, которые в процессе роста и развития переходят от чисто неформальных к ярко выраженным формальным отношениям, теряют большинство тех сотрудников, которые стояли у основания компаний, – по сути, были ее создателями.

В каждой стране есть свои особенности делового общения. Если сравнивать, например, Запад и Россию, обнаружится множество различий, обусловленных, в первую очередь, менталитетом.

На Западе существует даже теория наиболее продуктивных деловых отношений. Основная ее идея звучит так: неформальное общение только мешает работе. По этой теории, чем сильнее в трудовом коллективе завязаны дружеские или просто приятельские отношения, тем хуже будет выполняться работа, а поэтому начальник должен проследить за тем, чтобы общение между подчиненными было лишь формальным.

Правила формальных отношений гласят: единственные праздники, которые могут отмечаться в коллективе, это день рождения фирмы или утверждение нового большого проекта, все разговоры между коллегами должны носить строго деловой характер, недопустимо и общение вне рабочего места.

Чувство соперничества, вызывающее желание во всем быть лучше других, помогает деловому человеку на Западе продвигаться вверх по служебной лестнице. Неформальные же отношения порождают не соперничество, а взаимопомощь, отсюда и возникла теория неприятия подобного общения. Но эта теория в полном объеме совершенно неприменима в России. Русский менталитет характеризует открытость, дружелюбность в противоположность западной, закрытой манере общения. Как уже сказано выше, в России взаимопомощь только способствует получению высоких результатов.

Многие российские бизнесмены обладают в какой-то мере западным типом мышления. Известны случаи, когда такие люди пробовали внедрить теорию продуктивных деловых отношений на своем предприятии. Чаще всего дело заканчивалось полным крахом, если, конечно, бизнесмен вовремя не оставлял своих, заранее обреченных на провал попыток.

Дело в том, что старания начальника установить в коллективе исключительно деловые отношения воспринимались подчиненными как проявление излишней строгости и даже черствости. Работники надолго не задерживались на таком предприятии и, проработав немного, увольнялись. Кроме того, начальник совершенно терял среди них авторитет и, как следствие, качество работы вовсе не повышалось, а наоборот, падало.

Часто в коллективе складываются достаточно теплые, приятельские отношения, в обеденный перерыв и во время пауз в работе служащие обсуждают какие-то личные темы. Бывает, что они продолжают придерживаться неформального тона и в процессе решения деловых вопросов. Это отрицательно сказывается на результате, особенно если сотрудники находятся на разных ступеньках деловой лестницы.

В любом коллективе складываются определенные взаимоотношения, которые невозможно отразить ни в одном штатном расписании. Возникает неформальная структура, строящаяся на симпатиях и антипатиях членов коллектива. Известно, что конфликты, как правило, зарождаются в подобных структурах, а затем перемещаются в сферу формальных отношений, выбивая людей из нормального ритма работы. Для налаживания дисциплины, повышения производительности труда и создания благоприятного психологического климата руководителю необходимо знать о межличностных отношениях в коллективе.