Филипп Семёнычев - Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса

Следующим этапом является проработка необходимой документации метода. В разделе 6 «Основные элементы метода стандартизованной работы» уже были перечислены все основные элементы метода, т. е. элементы, составляющие основную стандартную документацию метода. На данном этапе внедрения метода команде необходимо переработать изложенную в предыдущем разделе информацию под специфику своей организации. Необходимо понять, какие будут стандартные документы, как они должны выглядеть (быть оформлены и скомпонованы), кто их разрабатывает и утверждает. Применительно к внедрению метода, это один из наиболее ответственных этапов, решающий судьбу дальнейшего функционирования метода. Проработка необходимой документации метода должна осуществляться командой, работающей над внедрением метода, с привлечением всех заинтересованных лиц (тех, кто оформляет документы, регистрирует, обновляет, следует им, согласует содержащую в них информацию и т. д.). Следующим этапом, плотно связанным с текущим, является разработка документации метода (черновой вариант). На данном этапе разрабатываются первые документы метода.

– Таблица пропускной способности разрабатывается на рассматриваемый процесс, улучшенный при помощи КПСЦ, и отражает все необходимые параметры.

– Стандартные операционные карты разрабатываются на основные операции рассматриваемого процесса по разработанной форме.

– Рабочие инструкции разрабатываются после анализа при помощи диаграммы загрузки операторов и расчёта существующего в настоящий момент времени такта.

– Прочие элементы (визуальные приложения, сводная таблица и т. п.) разрабатываются либо в составе вышеприведённых документов, либо отдельно, по решению команды.

Наиболее трудоёмким делом является разработка стандартных операционных карт, особенно совместно с визуальными приложениями. Это обуславливается наличием огромного числа операций, но ещё больше осложняется наличием большого числа вариантов выполнения одной и той же операции, например, на разные модификации (типы, виды) изделия. Выбор основных операций среди множества вариантов их выполнения (если таковое имеет место быть) осуществляется путём отбора наиболее массовых (ходовых, распространённых) из них. Наиболее удобно производить такой выбор по принципу Парето: выделите те изделия, которые за последний год составили 80 % реализации, т. е. были изготовлены и реализованы в наибольшем количестве. Согласно принципу, из всей огромной номенклатуры изделий остаётся около 20 % наиболее ходовых. С ними и работайте. Посмотрите, отличается ли последовательность и время выполнения определённых операций на этих изделиях, постарайтесь сгруппировать их по каким-либо признакам. Стремитесь получить стандарт выполнения операции, применимый на большинстве изготавливаемых в организации изделий и выделяйте опции, т. е. отклонения от данного стандарта по времени и содержанию.

Помните, что для разработки приведённой выше документации вы должны видеть рабочее место и выполняющуюся операцию, т. е. вы должны применять принцип «Go, Look, See» (см. раздел 4) и работу в команде с привлечением тех, кто непосредственно выполняет описываемые вами операции. На данном этапе команда уже должна представлять работу метода. Следующим этапом необходимо провести обучение персонала принципам стандартизации. Обучение должно содержать принципы, описанные в разделе 5 настоящей книги, формы, примеры и описание вновь разработанных документов и быть направлено на руководителей и работников, которым предстоит пользоваться разработанными новыми стандартами. Таким образом, руководители должны понимать принципы стандартизации, её необходимость и возможности стандартизации улучшений. Они должны осознавать, что без стандарта любое улучшение недолговечно, и что в их работе они должны закреплять любое улучшение. Тем, кому предстоит работать с вновь разработанной документацией, необходимо понять её назначение и порядок работы с ней (разработка, внесение изменений, работа с отклонениями и т. п.). Не пытайтесь предугадать всё и обучить весь персонал всему. Любое теоретическое обучение приносит пользу, но не настолько, как опыт практической работы. Информация должна быть доведена до работников, во избежание потерь информации рекомендуем вам воспользоваться дополнительно визуальным представлением информации, однако помните, что вам придётся повторять это обучение ещё несколько раз во время проведения пробных прогонов.

Рис. 7.2

Этап определения ролей и ответственностиследует в представленном алгоритме за проведением обучения и организацией системы подачи и реализации предложений для того, чтобы объединить соответствующую работу по двум предыдущим этапам. Определение ролей и ответственности предполагает логическое и равномерное распределение обязанностей среди всех участников проводимых работ. Другими словами, для организации системы подачи и реализации предложений необходимо определить тех, кто будет собирать, сортировать (проводить первичный отбор), обеспечивать обратную связь и т. д. Для функционирования вновь разрабатываемой документации метода необходимо решить, кто разрабатывает (вносит корректировки) каждый документ, кто и каким образом пользуется им, кто и как контролирует и т. д. То есть необходимо знать всех участников процессов (подачи, реализации предложений и работы документации метода), понимать их роли (какой вклад в общую работу совершает каждый участник), а также чётко определить границы их ответственности. Последовательность работы по данному этапу можно представить в виде следующего алгоритма (см. рисунок 7.2), который является уточнённой частью алгоритма, представленного на рисунке 7.1. Этот алгоритм применим как к организации системы подачи и реализации предложений, так и к работе документации метода стандартизованной работы, независимо от того, рассматриваются они вместе или отдельно. Вначале команде проекта необходимо собраться, провести «мозговой штурм» и выписать абсолютно всех участников, кто будет задействован в рассматриваемой работе, начиная от рабочего и заканчивая высшим руководителем. Чтобы не упустить обидных мелочей, рекомендуется не забегать вперёд, а двигаться последовательно в соответствии с шагами алгоритма. Под определением роли каждого участника (следующий шаг алгоритма) понимается ценность его вклада в общую работу. Это нужно, чтобы понять, насколько важно и необходимо его участие. Слово «роли» в данном случае наиболее подходит для этого шага, т. к. его содержание немного схоже с подбором ролей в театре. Например, в разработке документации метода могут быть роли администратора, инициатора изменения, распространителя улучшений, задающего ритм работ и т. п. Разумеется, я не призываю вас придумывать новые и оригинальные названия для каждой роли, но вы должны однозначно понимать, какое участие каждый принимает в рассматриваемой работе. Возможно, некоторые участники окажутся лишними, т. е. без роли, так как кто-то возьмёт предполагаемую для них работу на себя. Но может произойти и наоборот, когда вы обнаружите, что для определённой роли не хватает какого-либо участника. Исходя из определённых ролей каждого участника, следующим шагом формулируются их обязанности в рамках рассматриваемой работы. Но не стоит забывать, что если есть обязанности, то должны быть права, что также необходимо отразить для каждой роли. Обязанности должны быть однозначно сформулированы и не иметь возможности быть двояко трактованы. Обратите внимание, что на этом шаге состав ролей может измениться – обнаружится необходимость в дополнительных участниках, либо наоборот. Перед тем, как переходить к следующим шагам, необходимо ещё раз внимательно проверить, все ли участники учтены. На страницах настоящей книги изложено описание метода, в том числе работы и взаимодействия каждого его элемента, которое позволит вам получить достаточное представление о необходимых работах и участниках. Поэтому при проверке, как и при реализации метода, вы можете опираться на изложенный материал. После того, как вы убедились, что все участники учтены, а обязанности сформулированы, необходимо определить границы ответственности участников в определённых ролях. Несмотря на первоначальное сходство понятий, в отличие от предыдущего шага (определения обязанностей), определение ответственности предполагает некоторые отличия, на которых хотелось бы остановиться. Ответственность – это ответ за какие-либо поступки или действия, которая наступает при невыполнении определённых обязанностей или выполнении неопределённых. У ответственности есть одна особенность – её можно передавать. То есть, если работник не может решить проблему, он просит помощи у руководителя, который решает, либо брать на себя ответственность за неё (решать самому), либо обеспечить ресурсами работника и оставить ответственность на нём (вариант с игнорированием проблем мы не рассматриваем). Таким образом, на данном шаге необходимо определить границы ответственности участников и способы эскалации ответственности, разумеется, при возникновении сложных проблем. Ещё один серьёзный нюанс, который необходимо учесть при определении ролей и ответственности в любой работе – это соблюдение принципа Заказчик-Поставщик, описанного в разделе 4 «На каких принципах lean базируется культура непрерывного совершенствования?» Применительно к данному шагу нужно задать вопросы: