Филипп Семёнычев - Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса

– Кто заинтересован в этой конкретной работе (обязанности)?

– Что создаёт ценность в этой работе?

После того, как вы убедились, что учтены все работы, а принцип соблюдается, следующим этапом необходимо стандартизировать принятые решения, т. е. происходит формализация документации метода. Наиболее распространённый и простой способ – разработка процедур, содержащих порядок работы с документацией, описание ролей, ответственности и т. п. Так как в большинстве случаев система подачи и реализации предложений действует отдельно, вне зависимости от работы метода стандартизованной работы, то и её формализация осуществляется отдельно (отдельным документом) от метода стандартизованной работы. Тем более, что в обоих случаях содержится достаточно большой объём информации. Необходимо понимать, что на данном этапе должен появиться формализованный документ, регламентирующий процесс подачи и реализации предложений, если такового нет, т. к. он вполне может быть разработан ранее. На данном этапе должна быть формализована работа самого метода стандартизованной работы вашей организации. К этому моменту уже проработана необходимая документация метода, существуют формы и даже черновые варианты, понятно, как функционирует метод, кто что делает и за что отвечает. К этому времени должна быть определена периодичность расчёта времени такта и обеспечено планирование на его основании. Таким образом, документ должен отражать всю приведённую информацию, регламентировать взаимоотношения её участников и т. д. Другими словами, документ должен давать ответы на вопросы: «Кто?», «Что?», «Где?», «Когда?» и «Как?» Он должен быть однозначным и понятным, т. е. соответствовать критериям стандарта с точки зрения lean (см. раздел 5). Необходимо помнить, что любой стандарт (документ) должен пройти пробные испытания, т. е. поработать на практике, прежде чем принять окончательную форму. Поэтому в таких случаях либо выпускают временные документы, либо руководствуются проектами (черновиками) до подтверждения их работоспособности. Следующим этапом любого изменения или разработки стандарта (документа) является ознакомление и обучение персонала. Этот этап включает в себя разъяснение всем участникам их ролей, обязанностей и ответственности, а также общего порядка выполнения описываемых в новой документации работ. Необходимо подробно разъяснить содержание новых документов и выслушать обратную связь от исполнителей, ни в коем случае не пренебрегайте ею, возможно, за этим последует внесение некоторых корректировок документации, однако, это может предотвратить появление многих ошибок в будущем. Как уже неоднократно говорилось, для лучшего усвоения информации, излагаемой во время проведения обучения, можно воспользоваться визуальным представлением информации (памятки, плакаты, выписки и т. п.).

Параллельно с проработкой необходимой документации метода выполняется определение периодичности расчёта времени такта, о чём уже говорилось в разделе 6 «Цикл работы метода». На данном этапе прорабатываются текущие способы планирования изготовления изделий в организации, принципы формирования производственных планов и прочее, необходимое для понимания текущего состояния рассматриваемого вопроса. Задействованный в данной работе персонал учится рассчитывать время такта и понимать преимущества работы в соответствии с ним. Далее, для того чтобы обеспечить планирование на основании времени такта, необходимо максимально выровнять производство по номенклатуре и трудоёмкости. Другими словами, необходимо обеспечить равномерное изготовление самых трудоёмких и самых простых изделий в течение определённого периода, например, месяца. Для этого необходимо понимать, как формируется план, и представлять трудоёмкость изготавливаемой в организации номенклатуры. Планирование на основании времени такта означает выравнивание сменно-суточного задания по объёмам и номенклатуре, его стабильность, т. е. отсутствие резких изменений, а также периодический пересчёт времени такта согласно изменениям спроса на изделия через определённые промежутки времени. Пересчёт времени такта означает проведение балансировки загрузки работников и соответствующее обновление рабочих инструкций. Принятые решения должны быть так же стандартизованы, например, в отдельной процедуре, регламентирующей порядок планирования, либо в документе, описывающем работу метода в целом. Решать вам.

До начала пробного прогона работы метода остаётся совсем немного: необходимо убедиться, что обеспечена ротация персонала и передача лучшего опыта. Обеспечение ротации персонала в виде алгоритма подробно описано в следующем разделе, потому как, несмотря на важность ротации, это является дополнительной функцией и преимуществом метода. Обеспечение передачи лучшего опыта рассматривалось в разделе 5 в вопросах «Что говорит об этом лучший опыт?» и «Как обеспечить передачу лучшего опыта в организации?» Поэтому лишь напомним, что, начиная внедрять метод стандартизованной работы с пилотного участка, вы должны понимать, кто и как (посредством чего, с какой периодичностью и т. п.) будет транслировать лучший опыт, реализованный на одном участке организации, на остальные участки, а также чем гарантирована и как стандартизирована передача опыта.

После завершения всех приведённых выше работ, по своей сути являющихся подготовительными при внедрении метода стандартизованной работы, можно приступать к пробному прогону работы метода на пилотном участке. К этому времени вы имеете разработанные СОК и РИ, знаете необходимое время такта и пропускную способность вашего процесса и т. п. Эти данные принципиально можно разделить на две части: подтверждение правильности проведения балансировки загрузки операторов, т. е. разработанных РИ, а также решение прочих проблем, связанных с подготовкой и обеспечением условий и устранение ошибок, возникающих в процессе реальной работы. Разберём по порядку. Проведение теоретической перебалансировки, описанной в предыдущем разделе, позволяет ровно распределить загрузку между всеми работниками в соответствии со временем такта. Однако нельзя принимать результаты теоретической балансировки как окончательные, без подтверждения их на практике. Для подтверждения необходимо смоделировать реальную работу операторов, в соответствии с разработанными СОК и РИ. Во время моделирования фиксируются все возникающие проблемы и фактическая загрузка операторов, подтверждается правильность выполнения работ (последовательность, содержание и т. п.). Для этого необходимо наблюдать за работой рассматриваемого процесса (или его части), а все возникающие проблемы во время проведения пробных прогонов необходимо фиксировать и решать, либо принимать решения по особо сложным проблемам. Во время прогона возможно выявление ошибок как в СОК, РИ, так и в ролях и ответственностях, порядке планирования и многом другом. Проблемы с подготовкой могут возникнуть из-за потерь времени, связанных с недостаточным внедрением 5С, организацией подвоза комплектующих (деталей, материалов и т. п.), а также недостаточным соблюдением условий. Но иногда об этом возможно узнать только на практике. Поэтому, чем больше выявлено ошибок и проблем при пробном прогоне, тем лучше, значит вам повезло решить их сейчас и не придётся встретить их во время настоящей работы. Руководителю во время проведения пробных прогонов следует поощрять своих подчинённых на выявление большего количества замечаний (ошибок и проблем), разумеется, проблемы не должны быть надуманными. Таким образом, пока результаты прогона не покажут отсутствие проблем, препятствующих нормальной работе в соответствии с вновь разработанной документацией, необходимо решать их до полного исчезновения.