Филипп Семёнычев - Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса

Повторение пробных прогонов должно осуществляться до полного устранения замечаний. Решайте возникающие проблемы и корректируйте черновые варианты документации (СОК, РИ, процедуры и т. д.) столько, сколько это необходимо. Количество проведённых прогонов будет зависеть от качества проведённой подготовки, но это не значит, что необходимо затягивать с их проведением. Для реализации любого улучшения лучше практики пока ничего не изобретено.

После устранения всех замечаний пробных прогонов, т. е. после проведения идеального (без замечаний), вся разработанная документация утверждается и принимает свой окончательный вид – этап «утверждение разработанных документов и процедур». Кроме урегулирования формальностей с уже разработанной документацией, обратите внимание на то, что на данном этапе необходимо проанализировать существующую документацию, регламентирующую работу рассматриваемого процесса, на предмет наличия дублирующей или противоречащей информации. В старых и забытых стандартах, вместо которых были разработаны новые, может содержаться противоположная или нежелательная информация. На практике часто встречается подобная ошибка, когда при реализации улучшения старые стандарты не изымаются, в результате чего происходит возврат в первоначальное состояние. Это могут быть дублирующие функции или обязанности, которые были ликвидированы или заменены (переданы другим) в результате внедрения метода. Это могут быть изменения в технологической документации, когда в новом варианте отменены или заменены (упрощены, оптимизированы) какие-либо операции (действия), а в старой документации они присутствуют. Примеров может быть предостаточно, а последствия могут существенно различаться, но результат будет один – возврат в первоначальное состояние. Таким образом, разрабатывая, обновляя и утверждая документацию во избежание лишних проблем убедитесь, что не осталось действующих прежних стандартов.

Теперь необходимо обеспечить контроль над работой метода, о чём подробно рассказано в следующем разделе. На этом этапе руководители должны обеспечить развитие у своих подчинённых нужных привычек, а также обеспечить своевременное выявление и решение проблем, связанных с достаточно серьёзными условиями работы и новыми ограничениями.

Завершающим этапом алгоритма является разработка плана распространения результатови само распространение. Лучший опыт, как уже говорилось, должен транслироваться на другие участки организации и приносить пользу не в одном её месте, а повсюду. На данном этапе выбираются следующие участки для распространения опыта, что по своей сути будет означать повторение данного алгоритма. Следующими участками предпочтительней выбирать участки с достаточной лояльностью персонала, о чём уже упоминалось выше, а также со сходными процессами для облегчения разработки необходимой документации.

Если посмотреть на все происходящие изменения с уровня управления всей организацией, основные изменения претерпевают система планирования и документооборота организации (где-то система менеджмента качества). Система планирования организации перестраивается в направлении заданного ритма производству и выравнивания загрузки для оптимального использования труда. Система документооборота обновляется, включая в себя документацию метода стандартизованной работы. Остальной объём работ, например, разработка СОК и визуальных приложений (наиболее трудоёмкая часть), реализуется постепенно, начиная с пилотного участка и распространяясь на другие участки и операции. Что касается основного объёма подготовительных работ (решения проблем, организации системы непрерывных улучшений, улучшения рабочих мест с помощью 5С), то их реализация осуществляется в любой стремящейся развиваться организации. И реализация этих работ должна проходить вне зависимости от реализации описываемого в настоящей книге метода.

Самым трудоемким делом при реализации метода является разработка стандартных операционных карт и визуальных приложений к ним. Это обуславливается, как правило, значительной сложностью технологических процессов, наличием множества различных операций и вариантов их исполнения. Именно поэтому мы хотели немного остановиться на этом вопросе. Представим последовательность действий по разработке СОК в виде алгоритма (см. рисунок 7.3). Её можно принципиально разделить на две части: подготовительную (аналитическую) и практическую (непосредственно разработка СОК). Подготовительная часть выполняется один раз для выбранного процесса, в котором внедряется метод стандартизованной работы, а вторая повторяется при разработке каждой СОК (в некоторых случаях группы СОК).

Рис. 7.3

Уже на первой стадии стоит серьёзно задуматься о том, как стандартные операционные карты и основная часть документации метода впишутся в существующий документооборот организации. Что можно заменить, а что объединить? Как распределится ответственность?

Также необходимо помнить, что СОК – это основа качества, о чём подробней рассказывается в следующей главе, следовательно, нужно позаботиться о плавном встраивании стандартной операционной карты в систему управления качеством вашей организации.

Рассмотрим алгоритм по порядку. Вначале разрабатывается перечень технологических операций для внедрения стандартизованной работы. В перечень входят все операции рассматриваемого процесса. Основной момент, на который следует обращать внимание, это соответствие условиям, изложенным в предыдущем разделе (возможность работы в соответствии со временем такта, наличие повторяющейся последовательности действий и обеспечение стандартных рабочих запасом). Другими словами, рассматриваемый технологический процесс раскладывается на последовательно (или параллельно) выполняемые, логически понятные операции. При формировании операций необходимо следовать принципу завершённости процесса, описанному в предыдущем разделе, а также проверять соблюдение основных условий и обеспечивать их немедленно, если это возможно.

В большинстве случаев операции имеют различные варианты выполнения, например, лёгкий и тяжёлый модельный ряд, наличие опций или просто различные варианты выполнения одного и того же изделия, а это немного осложняет работу. При наличии множества вариантов выполнения одной и той же операции возникает необходимость расстановки приоритетов и выстраивания последовательности разработки СОК. Об этом нам напоминают следующие шаги алгоритма – расстановка приоритетов и график разработки СОК. Расстановка приоритетов осуществляется в двух направлениях. Во-первых, необходимо разработать СОК для выбранного пилотного участка, во-вторых, разобраться с множеством вариантов выполнения одних и тех же операций. Если с первым всё более или менее понятно, что же делать со вторым? Основной принцип расстановки приоритетов, при наличии большого количества вариантов выполнения одной и той же операции, заключается в выделении наиболее массовых из них, т. е. тех, которые по статистике выполняются чаще всего. Подобного рода анализ можно представить в виде таблицы 7.4.