Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Личное дело– сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные законодательными, иными нормативными правовыми актами сведения о сотруднике компании. Обычно компаниями ведутся личные дела на сотрудников из числа руководящего состава (директор, его заместители, начальники подразделений) и материально-ответственных лиц [199] .

В личном деле, как правило, группируются следующие документы:

♦ заявление о приеме на работу;

♦ личный листок по учету кадров (с последующими дополнениями);

♦ автобиография;

♦ анкета;

♦ копия документа об образовании;

♦ трудовой договор (второй экземпляр);

♦ документы об участии работника в конкурсе на должность;

♦ документы по аттестации работника;

♦ договор о материальной ответственности (для материально-ответственных сотрудников);

♦ соглашение о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну (для сотрудников, которым в связи с исполнением должности (работы) необходим доступ к соответствующим сведениям);

♦ выписки из приказов (копии приказов) о переводе на другую работу;

♦ выписки из документов (копии документов) о поощрении (награждении) или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Пример титульного листа личного дела представлен ниже.

Код архива ______________

Код предприятия _________

Ф. № ________

Оп. № _______

Д. № ________

(наименование архива)

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(наименование предприятия, структурного подразделения)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №_

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(заголовок дела – фамилия, имя, отчество)

Дата

На _____ лист__

Хранить ___ лет

Ф. № ______

Оп. № _____

Характеристика– документ, содержащий комплексную оценку профессиональных и личностных качеств работника, выявленных за время его работы [200] в компании, а также выводы и предложения по его перспективному деловому предназначению, применению в отношении работника мер дисциплинарного воздействия и пр. Основное функциональное назначение характеристики заключается:

♦ в документировании образующих ее сведений;

♦ информировании руководства компании (доведении до него этих сведений), а также самого работника;

♦ подготовке соответствующих управленческих решений (действий) должностных лиц компании в отношении характеризуемого.

Как правило, текст характеристики готовит непосредственный начальник характеризуемого сотрудника (руководитель соответствующего структурного подразделения). Сотрудник должен быть ознакомлен с содержанием характеристики под роспись. Документ, подписанный его автором, представляется в службу персонала (отдел кадров). Завизированный должностным лицом службы (отдела) документ приобщается к материалам по аттестации характеризуемого сотрудника.

Содержание характеристики образуют краткое описание и оценка деловых качеств сотрудника на предмет их соответствия строго определенным критериям. В структуре документа можно выделить вводную, основную и заключительную части [201] . Стиль изложения характеристики должен быть нейтральным, сдержанным, предельно ясным.

Документ оформляется на бланке компании или на листе писчей бумаги [202] . Рекомендуемый объем характеристики – не более 3500 знаков.

Пример документа представлен ниже.

Пример

нейтральной характеристики начальника отдела маркетинга

В должности начальника отдела маркетинга – с октября 2005 года. Должностные полномочия руководителя структурного подразделения исполняет в целом успешно и профессионально, периодически проявляя разумную инициативу.

Возглавляет работу отдела маркетинга и руководит им достаточно эффективно. В течение 2006 года отдел решал свои задачи с хорошим качеством, выполняя плановые показатели по объему и росту производительности труда, за исключением 2-го квартала года.

В работе старается придерживаться демократического стиля руководства, однако задачи между подчиненными порой распределяет неравномерно, формулирует их не всегда четко. Отмечаются отдельные упущения в вопросах профессиональной подготовки персонала отдела, в особенности в звене коммерческих агентов. Имеющаяся в отделе система материального стимулирования требует модернизации.

Разработку маркетинговой политики предприятия организует на основе анализа потребительских свойств продукции, результатов прогнозирования спроса, при этом изучение рыночной конъюнктуры проводит недостаточно глубоко. Проведением исследований факторов, формирующих динамику потребительского спроса на продукцию предприятия, руководит недостаточно энергично; данные, отражающие соотношение спроса и предложения на аналогичные виды продукции, анализирует от случая к случаю. Вместе с ведущими специалистами отдела участвует в разработке проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, выявлении новых рынков сбыта.

В целом уверенно координирует и контролирует деятельность функциональных подразделений отдела. Проводит планомерную работу по актуализации банка маркетинговых данных, совершенствованию методов их обработки. Организует надлежащее изучение мнения потребителей о выпускаемой (реализуемой) предприятием продукции, однако подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества проводит, как правило, с превышением установленных сроков. Организационно-методическое руководство дилерской сетью нуждается в дальнейшем совершенствовании.

Обеспечивает недостаточно продуктивное участие отдела в разработке предложений и рекомендаций по совершенствованию потребительских характеристик продукции, расширению ее ассортимента. Контроль за своевременным и полным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, осуществляет формально. Прочие полномочия начальника отдела исполняет в основном добросовестно и ответственно. Над совершенствованием личной профессиональной подготовки работает урывками, новыми знаниями в области маркетинга овладевает недостаточно глубоко. Имеет пробелы в технической подготовке (слабо знает прикладное программное обеспечение, используемое отделом). Передовой опыт в области маркетинга знает, но не всегда эффективно применяет имеющиеся знания на практике.