Аурика Луковкина - Новый канон менеджмента, или Сто слов-открытий для бизнесмена

Информационная система – комплекс, включающий в себя индивидов, процедуры и ресурсы, в задачу которого входит сбор первичных данных, преобразование их в информацию и ее распространение.

Менеджеры имеют возможность эффективно выполнять свои функции только тогда, когда они владеют точной и своевременной информацией. Информационные системы (ИС) существенно повышают эффективность внутренних процессов обмена данными; помогают контролировать общее состояние дел в организации; обеспечивают устойчивую связь с поставщиками и потребителями. Технический прогресс вывел вопросы ИС на первый план корпоративных стратегий. На протяжении десятилетий ИС поддерживают ключевые функции бизнеса – финансы, производство и распределение. ИС принимают самые разнообразные формы – от примитивных до высокоавтоматизированных компьютерных систем.

К традиционным системам относятся простейшие ИС. Каждый человек использует органы чувств для получения сигналов из внешней среды, которые преобразуются в сознании, что приводит к принятию решения о способе реакции на импульс. С этой точки зрения каждый индивид есть элементарная информационная система.

К традиционным процессам относится и обучение, когда данные – это все доступные для изучения материалы, однако студентам необходимо усвоить только значимую для них информацию, чтобы использовать ее на семинарах и экзаменах. В дальнейшем эта информация будет применяться ими в профессиональной деятельности.

ИС на бумажных носителях формализованы, как и любые другие системы. Они пользуются большой популярностью, т. к. не требуют значительных затрат, легко воспринимаются и позволяют осуществлять обмен данными между отделами. Восприятие информации, содержащейся на бумажном носителе, не представляет проблем. Бумажные носители обеспечивают беспрепятственный доступ к информации. Одно из преимуществ бумажных ИС – возможность отслеживания движения важной информации. В качестве основного средства хранения и передачи данных обычно используются листы бумаги формата А4. Примеры бумажных ИС: инструкция, прилагаемая к товару, список присутствующих на лекции студентов, и др.

В большинстве современных ИС используются электронные средства сбора данных и распространения информации. Для получения первичных данных часто используются электронные устройства (сканеры, считывающие информацию о товаре со штрих-кодов). Получив исходные данные, электронные системы обрабатывают, распределяют и сохраняют информацию. В случае необходимости информация может выводиться на бумажные носители (чек для покупателя; итоговый отчет для менеджера). Компьютеризированные ИС используются в различных сферах бизнеса. В розничной торговле электронные кассовые терминалы (ЭКТ) позволяют ускорить обслуживание клиентов, накапливать данные о покупательских предпочтениях, способствуют повышению эффективности управления запасами. В сфере финансовых услуг широкое распространение получили банкоматы. Современные банкоматы обеспечивают круглосуточное банковское обслуживание клиентов. С помощью компьютеров и телефонной связи клиенты имеют возможность осуществлять банковские операции, не выходя из дома, в режиме реального времени. В сфере производства объединение исследовательских и производственных компьютерных систем позволяет значительно повысить эффективность разработок. Компьютерные системы складского учета существенно повышают эффективность управления товарно-материальными запасами. Поставщики и потребители имеют возможность осуществления электронного обмена данными.

Выделяют пять функций ИС: операционную, мониторинга, обеспечения принятия решений, экспертную и коммуникационную.

Компьютеризированные ИС широко используются для ведения рутинных операций. Системы эффективно, надежно и универсально рационализируют и стандартизируют предусмотренные процессом операции (например, составление платежной ведомости). Операционные системы банковских ИС выполняют миллионы операций в секунду (оплата чеков и другие платежи) эффективным, надежным и универсальным способом.

Системы мониторинга предназначены для обработки данных и предоставления пользователю информации о производственном процессе. Объектами наблюдения могут выступать финансы, качество продукции, результаты деятельности отдела или индивидуальные показатели сотрудников. Отслеживание изменений или тенденций позволяет менеджменту компании получить серьезные преимущества (возможность проведения упреждающих мероприятий, изменение схем инвестирования, повышение качества, регулирование объемов производства).

Системы обеспечения решений (СОР) используются менеджерами в подготовке управленческих решений. СОР призваны помочь менеджерам оценить возможные альтернативы и сделать обоснованный выбор. В них используются различные методы моделирования и анализа. Важная часть СОР – модели обработки поступающих из операционных систем данных.

Широкое применение в процессе принятия управленческих решений нашли компьютеризированные системы, основанные на использовании человеческих знаний в определенной сфере деятельности. В разработке таких систем обычно принимают участие несколько экспертов в конкретной области знаний. Специалисты по ИС анализируют логику принимаемых ими решений и используют полученную информацию в процессе разработки программного обеспечения (базы знаний). К таким системам относятся, например, системы знаний анализа кредитных рисков. Использующее их кредитное учреждение доверяет принятие решений о выдаче займов сотрудникам, не обладающим высшей квалификацией.

Коммуникационные системы позволяют преодолевать географические и временные барьеры, облегчают процессы передачи информации внутри и за пределами организации. Пример такой системы– электронная почта – система, позволяющая пользователям отправлять и получать сообщения в электронном виде. Электронная почта используется для передачи сообщений как внутри организации, так и для обмена данными между компаниями. Многие компании используют «электронную паутину» в качестве маркетингового инструмента, позволяющего поддерживать связи с потребителями.