Аурика Луковкина - Новый канон менеджмента, или Сто слов-открытий для бизнесмена

Сравнительно новый феномен в данной области – программное обеспечение командной работы. Системы для работы в группах, известные также как системы рабочего потока, обеспечивают кооперацию членов команды посредством услуг электронной почты, ведения рабочих дневников, записи и хранения информации о сотрудниках, клиентах и документах. Элементами систем командной работы могут быть:

– электронные коммуникации;

– система распределения информации;

– совместное авторство и дизайн;

– управление рабочим потоком и координация;

– системы обеспечения решений;

– системы составления расписания, календарей и дневников;

– системы конференций;

– системы обработки документов.

Обычно рассмотренные функции ИС пересекаются. Так, для СОР и операционной системы может использоваться одна и та же база оперативных данных, а коммуникационные системы позволяют поддерживать контакты как между сотрудниками организации, так и с другими компаниями.

Информация – сведения и факты о ком-либо и чем-либо; сообщение о фактах, событиях и представление о них.

Информация – от латинского informatio – «разъяснение, изложение», сведения, передаваемые устным, письменным и другими способами между людьми, между автоматическими средствами, между людьми и автоматами.

Бизнес-информация – это какие-либо деловые сведения; представление о происходящих событиях, планах и возможностях производства. В бизнесе слово «информация» связано с такими понятиями, как «информационная среда», «средства информации» (в том числе – массовой), «информационная сеть» (Интернет), «информационные системы и системы коммуникаций», «информационное видение», «носители информации», «информационные услуги», «электронная почта», «информационные базы данных» и т. д.

Понятие об информации тесно связано с понятием об информационной среде – это все доступные потребителю данные в момент покупки товара или услуги. Основными характеристиками этой среды являются доступность информации, ее количество, формы организации и представления информации.

Информация может быть доступной либо из внешней среды, либо из памяти потребителя. Но не вся доступная информация используется в ходе принятия решений – потребитель вправе не прилагать усилий к поиску каких-либо внешних данных. Также и хранящаяся в памяти информация в каждый конкретный момент времени может быть доступной или необходимой не полностью. Доступность информации – это один из аспектов создания информационной среды, позволяющий потребителям сделать разумный, информированный выбор.

Информационная нагрузка определяется числом альтернатив и количеством показателей каждой альтернативы (при увеличении числа альтернатив правила принятия решения могут изменяться). Что касается формата информации и способов ее организации, это также может повлиять на поведение потребителей. Например, использование потребителями информации о цене единицы какого-либо товара может зависеть от того, как информация организована и представлена в магазине. Соответственно, информация используется активнее, если данные представляются в форме единого списка, в котором указаны относительные цены марок-конкурентов, нежели когда цена каждой из них указывается на отдельном ярлыке. От формата информации зависит и порядок ее получения и обработки, а также время, необходимое для принятия решения.

Большое значение также имеет то, как представлена информация. Она может существовать либо в цифровом, либо в семантическом виде. Цифровые данные облегчают сравнение показателей разных изделий. Поэтому потребители должны быть более склонны к сравнению характеристик продуктов, когда информация по ним представлена в цифровой, а не в семантической форме.

Информация передается разными способами (телевидение, радио, Интернет, телефон, факс) и посредством разных носителей (человек, деловые бумаги, дискеты и т. д.). Основная задача для потребителей информации (будь то целая компания или отдельное лицо) – правильно обработать полученную информацию и упорядочить ее (сделать выбор наиболее полезной и необходимой информации).

Эти действия могут осуществляться сотрудниками (на многих крупных предприятиях существуют специальные структурные подразделения, сотрудники которых занимаются приемом и обработкой полученной информации, а также отправкой собственной). Служащие организации работают за компьютерами и оперируют большими объемами информации; в задачи этих работников входит поиск достоверной, максимально точной и наиболее эффективной и полезной информации. Но информация может перерабатываться без людского участия, автоматически, за счет специализированных компьютерных программ. В последнем случае есть возможность собрать и переработать информацию гораздо оперативнее, но о качестве подобной информации судить крайне сложно.

– Вербальная – информация, передаваемая самым примитивным и распространенным способом – в словесной форме (радио– и телеинформация, телефонные и деловые переговоры, деловая переписка, документация и т. д.).

– Визуальная – информация, передаваемая в визуальной (наглядной) форме (информационные щиты, афиши и надписи, реклама, бегущая строка или изображение без словесного сопровождения на экране, Интернет-информация и т. д.).

Часто эти два вида информации тесно взаимосвязаны (так, например, Интернет и телевидение сочетают визуальные и вербальные формы подачи информации). И такое сочетание является идеальным, поскольку, наряду с вербальной, визуальная информация способствует большей осведомленности и стимулирует больший деловой интерес, а информация, передаваемая в словесной форме, сильнее влияет на мышление и оценку человека.

– Семантическая (от греческого semantikos – «обозначающий», «значение») – основанная на ассоциативном мышлении, существующем в мозгу индивида.

Семантическая, или вербальная переработка информации – это формы актуализации (интеграции между новой информацией и существующим знанием, хранящимся в памяти). Уровень и характер актуализации при обработке рекламы, например, часто оценивается так: людей просят записать мысли, которые приходят им на ум при просмотре некоего рекламного объявления.

– Текстовая – информация в виде текста. Чтобы текстовая информация была максимально эффективной, она должна быть образно богатой. В этом случае (когда текст при прочтении вызывает в сознании яркие образы) совершенно необязательно использование аналогичных изображений (картинок). Либо, наоборот, лучше запоминаются объявления, в которых изображения дополняются «слабым» в образном отношении текстом.