Аурика Луковкина - Новый канон менеджмента, или Сто слов-открытий для бизнесмена

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Происхождение этого термина относится к временам гражданской войны в США. Сообщения, передаваемые по проводам телеграфной связи, часто фальсифицировались и запутывались. В конечном итоге стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и сведения как «слухи» (прошедшие по системе тайного сообщения).

Слухи витают в любом месте, где люди собираются группами. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации.

Слухам приписывается репутация неточной информации. Однако исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Но уровень точности все же ниже, когда речь идет о личной или об очень эмоционально окрашенной информации.

Выбор канала должен соответствовать характеру сообщения. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет неэффективен. Легкая беседа за чашкой кофе или записка не подходят для серьезного предупреждения о недозволенности каких-либо нарушений, допущенных работником. Идею серьезности нарушений не удастся передать по этим каналам столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку адресанту приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем обмен только письменной (или только устной) информацией. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать все параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным, т. к. это может привести к неуправляемому потоку бумаг.

Коммуникации – это обмен идеями, мыслями и какой-либо информацией в устной или письменной форме, с помощью определенных действий или знаков. Вообще, коммуникации играют огромную роль во многом, не только в управленческих действиях, но и вообще в рабочем процессе. Понимание окружающего мира складывается на основании получаемой или передаваемой информации.

От того, как человек сможет истолковать тот или иной момент в определенном деле, и складываются порой успех и удача.

Но далеко не каждый индивид способен точно понять другого, соответственно, и что-то сделать, поскольку у всех людей разные уровни образования и опыт работы. Если коммуникации налажены плохо, то решения могут оказываться ошибочными, люди начнут неверно понимать, чего же желают от них руководство или другие сотрудники. Так, одна из основных задач менеджера и состоит в том, чтобы правильно передать и донести то или иное сообщение сотрудникам, осуществляемое с помощью устных, письменных или электронных обращений.

Вообще, коммуникации представляют собой сложный процесс. Организации пользуются разнообразными средствами коммуникации с внешней средой. С потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью главное внимание уделяется созданию имиджа предприятия. Ему же, в свою очередь, приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять всевозможные отчеты. В этих отчетах компания сообщает всевозможную информацию, например финансовую и маркетинговую.

Различные собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты и т. п., функционирующие внутри организации, порой являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешним окружением. Существуют в компаниях и межуровневые коммуникации. Здесь информация перемещается внутри с уровня на уровень в рамках вертикальных связей. Она передается с высших уровней на низшие. Таким образом подчиненным сообщаются какие-либо изменения, конкретные задачи и цели.

Помимо обмена по нисходящей линии, организации необходимы коммуникации по восходящей ступени. В случае возникших проблем служащие должны сообщить своему непосредственному начальнику о них, а он, в свою очередь, должен проинформировать вышестоящие посты управления. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Таким образом могут передаваться новые идеи, более эффективные способы и методы, которые обсуждаются на всех уровнях. Если предположить, что идея действительно была хорошей, то она может быть внедрена на данном производстве.

Коммуникации по восходящей линии, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предпринимает меры для их разрешения.

Существуют специальные группы, которые получили название «кружки качества». Обычно они собираются на один час в неделю для того, чтобы обсудить и решить те или иные проблемы в производстве или в среде обслуживания потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Есть коммуникации и между различными отделами. Как правило, компании состоят из множества отделов, подразделений. Поэтому между ними необходим обмен информацией для координации задач и действий. Поскольку компания – это система взаимосвязанных элементов, то руководству необходимо добиваться, чтобы они работали совместно, продвигая ее в нужном направлении.

Например, в сфере розничной торговли управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих вопросов и проблем, обмена информацией о продукции. Подобные коммуникации между различными подразделениями могут дать дополнительные выгоды. Они формируют равноправные отношения. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников фирмы.

Коммуникации руководитель – подчиненный. Главным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между ними связаны с прояснением задач и ожидаемых результатов, с обсуждением проблем эффективности работы, оповещением подчиненного о грядущих изменениях, а также получением сведений об идеях и предложениях.