Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

На наш взгляд, дальнейшая проработка и регламентация организационно-технологических вопросов использования УЭП и УКЭП применительно к сложным схемам подготовки, согласования и подписания документов с множеством участников процесса в рамках корпоративных технологий документооборота и взаимодействия нескольких СЭД, а также в условиях применения «облачных» технологий является весьма актуальной.

Целый комплекс проблем связан с задачами долговременного хранения отдельных видов электронных документов. В этом случае срок действия ключа проверки ЭП оказывается меньше, чем требуемый срок архивного хранения официального документа. Данная проблема имеет глобальный характер. Разработка способов и технологий обеспечения долговременной сохранности официальных документов с сохранением их аутентичности и воспроизводимости является одним из ключевых направлений, связанных с использованием электронных документов в управленческой деятельности и организации их.

Таким образом, эволюция бумажных и электронных документов в сфере управления сопровождается соответствующим развитием форм и средств аутентификации документов, использованием различных видов подписи (в том числе ее электронных аналогов).

Предусмотренное современным российским законодательством использование трех видов электронной подписи (простой, усиленной и усиленной квалифицированной) позволяет дифференцированно подходить к их применению для различных задач документирования и документооборота. При этом использование УКЭП в сравнении с рукописной подписью дает новые технологические возможности удостоверения документа, включая его подписание и проверку подлинности. Принципиальное значение для использования УКЭП имеет создание доверенной среды. В целом электронную подпись следует рассматривать не только как реквизит электронного документа, но и как технологию, в основе которой лежат сложные процессы преобразования информации и соответствующая инфраструктура.

Существование управленческих документов в динамике характеризуют понятия «документооборот» и «жизненный цикл документа».

Развитию исторических форм отечественного делопроизводства и документооборота посвящен специальный раздел настоящей книги. Здесь же, на наш взгляд, важно отметить, что управленческий документооборот в понимании, близком к современному (как предмет специального анализа и регулирования), стал оформляться в конце XIX – начале XX в. одновременно с формированием менеджмента как науки и практики управления.

В отечественной управленческой практике понятие «документооборот» закрепилось в 1920-е годы в контексте активно проводившихся исследований в области управления, научной организации труда. Разработки отечественных идеологов научной организации труда и оптимизации государственного аппарата (А.К. Гастева, П.М. Керженцева, А.А. Богданова, Н.А. Витке, Е.Ф. Розмирович и других) в определенной мере развивали взгляды Ф. Тейлора, А. Файоля. Исследования по анализу трудовых процессов в государственных учреждениях в 1920-е годы способствовали выделению основных видов работ с документами, процедур и их рациональной последовательности. Уже в этот период документооборот рассматривался как процесс, связанный с перемещениями документов в организации, выделением документопотоков и включающий в себя ряд необходимых действий, позволяющих его рационально организовать и ускорить.

Квинтэссенцией этих взглядов на роль документооборота и подходов к его оптимизации в нашей стране в 1920-1930-е годы стала разработка действовавшего в этот период Института техники управления (ИТУ) – проект «Общие правила документации и документооборота» (1931 г.), который представлял собой попытку регламентации работы с документами на государственном уровне [172, с. 20]. Институтом техники управления были заложены основы формализации документооборота и методика его анализа. Особое внимание уделялось процедурам документооборота и оптимальной последовательности их совершения в рамках деятельности конкретных организаций. Это было особенно важно, поскольку в данный период в условиях становления советского государственного аппарата управления серьезную проблему представлял длительный процесс «прохождения» документов, в том числе плановых, по «инстанциям» [159]. Предложенная в этот период «производственная» трактовка процессов работы в учреждениях с позиций сегодняшнего дня может рассматриваться как прообраз современного процессного подхода.

Со второй половины 1960-х гг. на новом историческом витке в нашей стране задачам совершенствования делопроизводства вновь была придана государственная важность. Был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (впоследствии – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, ВНИИДАД). В 1974 г. были разработаны основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), в которые вошло и понятие «документооборот». В ЕГСД было записано, что «движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения» [75, с. 21]. Кроме того, была предложена принципиальная схема документооборота, включавшая руководство и подразделения учреждения и его делопроизводственную службу, применительно к потокам входящих и исходящих документов. Был также зафиксирован ряд требований к организации документооборота:

– прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

– следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью; каждое перемещение документа должно быть оправданным;

– необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документа;

– в порядке прохождения и обработки основных категорий документов следует добиваться максимального единообразия.

Несомненно, указанные базовые положения явились важными ориентирами в совершенствовании делопроизводства и документооборота на долгие годы. Научно-методические разработки в области организационного проектирования, внедрения средств механизации и начала применения автоматизации управленческого труда и делопроизводства также опирались именно на эту трактовку документооборота [141, 206].

В частности, в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), подготовленных в конце 1980-х гг., было записано, что движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации, при этом порядок движения (прохождения) документов закрепляется в соответствующих схемах. Предусматривалось, что «при функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники» [76, с. 25].