Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Исследователь гражданско-правовых аспектов документооборота Е.А. Шелепина рассматривает электронный документооборот в сфере взаимодействия субъектов предпринимательской деятельности как «совершение юридически значимых действий путем обмена электронными документами с использованием электронных средств связи» [224, с. 12].

Иными словами, рассматривая документооборот прежде всего как «оборот документов», правоведы обращают также внимание на то, что электронный документооборот является формой взаимодействия различных субъектов (юридических и физических лиц), т. е. не ограничивается движением документов в рамках одной организации, как традиционно его рассматривали документоведы. При этом, по мнению И.Л. Бачило, «значимость и всепроницаемость в общественные отношения электронного документа обязывает иметь наиболее точное его нормативно-правовое определение, понимание его структуры и доверие к нему как носителю достоверной, своевременной и неизменяемой в процессе передачи информации, а также его необходимой защиты» [85, с. 22].

Российские ученые – специалисты по системному анализу В.Л. Арлазаров и Н.Е. Емельянов – применительно к развитию информационных технологий отметили, что «постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства» [79, с. 6].

В связи с этим отметим, что в терминологическом стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 базовые понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» получили новые определения [67]. Уместно вспомнить, что в предыдущем стандарте [54] понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» рассматривались как синонимы и обозначали отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «делопроизводство» определяется как «деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, хранение и использование документов» [67]. Обратим внимание, что в данном определении присутствует и понятие «документооборот», которое, как отмечено выше, в настоящее время может рассматриваться как более широкое. Однако в данной дефиниции подчеркивается, что делопроизводство обеспечивает документооборот (подчеркнуто мною – М.Б.). Иными словами, делопроизводство представляет собой практическую обеспечивающую деятельность.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «документационное обеспечение управления» – это «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами» [67]. По мнению М.В. Ларина, внесшего в российском документоведении наиболее весомый вклад в разработку этой проблематики, документационное обеспечение управления – это «…термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией» [174, с. 50]. В многочисленных трудах М.В. Ларина исследуются различные аспекты и формы работы с документами в их историческом развитии и обосновывается современное содержание деятельности по управлению документацией.

С позиций сегодняшнего дня можно обратить внимание на то, что наряду с понятием «управление документацией», которое широко употребляется в профессиональной среде и в научных публикациях, применяется также понятие «управление документами». Последнее понятие нашло отражение в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (как перевод англоязычного термина «records management ») и закреплено также в ГОСТ Р 7.0.8-2013 [59, 67].

Понятие «управление документами» в ГОСТ Р 7.0.8-2013 определено как «деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации» [67].

В современных условиях управление документацией выделяется как специализированная управленческая функция, которая должна охватывать весь спектр вопросов создания, обращения, хранения и уничтожения документов, образующихся и циркулирующих в управленческой системе. На наш взгляд, важно рассматривать эту функцию не только на уровне отдельной организации, но и в масштабах различных управленческих систем, в том числе как часть функции управления информационными ресурсами [108, с. 101].

Управление документооборотом можно рассматривать как функцию, связанную с управлением документами. Отмечая необходимость дальнейшего содержательного анализа понятия «документооборот», приведем мнение видного российского документоведа Т.В. Кузнецовой, которая подчеркивала, что документооборот является «отражением системы управления» [166]. Соответственно, анализировать документооборот следует с учетом системы управленческих отношений, связей и процедур.

При объективной возможности унификации документооборот в различных организациях может иметь специфические черты, связанные как с технико-технологическим, так и с человеческим фактором в управлении, корпоративными и национально-государственными традициями, а также состоянием социально-экономической системы (предприятие, отрасль, регион и т. п.), управление которой обеспечивает система документооборота.

Кроме того, рассматривая определение понятия «документооборот», Т.В. Кузнецова подчеркивала слова «движение документов», то есть «их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому» [165, с. 194–195]. Здесь, как видим, присутствует также аспект коммуникации между сотрудниками.

На наш взгляд, важно учитывать, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [110, с. 24].

В эпоху обращения бумажных документов, когда фокусировалось внимание на деятельности службы делопроизводства, было приемлемым традиционное понимание документооборота. Однако при рассмотрении вопросов организации документооборота в масштабе достаточно большой иерархической системы или крупной (в том числе территориально распределенной) организации становится очевидным, что круг этих вопросов шире, чем рамки традиционной делопроизводственной трактовки. При переходе к технологиям электронного документооборота эта разница становится еще более отчетливой.

Вместе с тем многолетняя традиция рассматривать документооборот как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки играет свою положительную роль.

Во-первых, в условиях бумажного или смешанного документооборота его рассмотрение как процесса движения документов в организации может по-прежнему применяться для анализа процессов работы с документами на бумажном носителе.