Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Определение документооборота как движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки закрепилось в терминологических стандартах в области делопроизводства и архивного дела (например, [54, 67]), а также в регламентирующих документах в этой области (например, [77]). Лишь с некоторыми изменениями это определение вошло в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», где записано, что документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки» [23]. При этом в последнем терминологическом стандарте [67] упоминание о помещении документа в дело как завершении документооборота снова отсутствует.

Итак, в традиционном понимании (применительно к бумажному делопроизводству) завершением цикла документооборота считается фактическое исполнение документов, после чего происходит их оформление в дело и (или) отправка внешнему корреспонденту, а сам процесс документооборота ограничивается рамками одной организации.

На наш взгляд, по мере развития электронного документооборота традиционная делопроизводственная трактовка понятия «документооборот» требует некоторого уточнения, и шаги в этом направлении уже сделаны в важнейших регламентирующих документах.

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» под электронным документооборотом понимается «документооборот с применением информационной системы» [30, 38]. Определение информационной системы как совокупности содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств дано в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». При этом под информационными технологиями в указанном законе понимаются «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов» [5, статья 2].

Система электронного документооборота в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» сначала определялась как «информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним» [30]. В действующей редакции Правил определение системы электронного документооборота несколько изменено – это «автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов» [38].

Обратим внимание на то, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движение (перемещение) документа в обычном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, в базе данных. При этом пользователи системы электронного документооборота могут обращаться к документу (получают доступ к нему) в процессе своей работы [108, с. 40].

Как видим, в приведенных выше определениях системы электронного документооборота [30, 38] речь уже не идет непосредственно о «движении документов в организации». Современные системы электронного документооборота (как отмечено нами в 1 главе), по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, иными словами, среду, в которой осуществляется жизненный цикл документа. Тем не менее, в современных программных продуктах, используемых для систем электронного документооборота, могут использоваться средства визуализации «движения» документа, отражающие последовательность принятия решений и исполнения документа руководителями и исполнителями (например, в виде «дерева поручений»).

В определении системы электронного документооборота в новой редакции «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [38] отсутствует упоминание о «включении документов в систему» и нет ссылки на возможность ее взаимодействия с другими информационными системами. На наш взгляд, это несколько ограничивает характеристику системы электронного документооборота и сужает задачи ее применения, в том числе в рамках межведомственного электронного документооборота.

Кроме того, при ограничении процесса документооборота рамками одной организации без внимания остаются вопросы движения документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией. Между тем именно эта сфера обращения документов (в силу ее важности для решения задач информационного общества) в условиях применения современных информационных технологий становится исключительно важной и требует специального регулирования. На наш взгляд, важно различать внутренний и внешний электронный документооборот, особенности осуществления которого рассматриваются в последующих главах книги.

Отметим, что понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота впервые были использованы и обоснованы автором настоящей книги в 2003 г. [102]. Этот подход был воспринят специалистами в области электронного документооборота и в настоящее время получил практическую реализацию при разработке ряда программных продуктов для создания СЭД, нашел отражение в функциональных требованиях к этим системам. К этому добавим, что применительно к внутреннему и внешнему электронному документообороту по-разному решаются вопросы аутентификации и обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

В качестве подтверждения необходимости учитывать обращение электронных документов не только в рамках организации, но и за ее пределами, в том числе в контексте решения задач обеспечения юридической значимости применения электронных документов, обратим внимание на то, что еще с начала 2000-х гг. усилилось внимание к содержанию понятия «документооборот» со стороны исследователей правовых аспектов электронного документооборота.

Необходимость решения правовых проблем организации документооборота, в том числе электронного, между органами государственной власти, местного самоуправления и иными субъектами обосновывается в работах И.Л. Бачило, Н.И. Соловяненко, других правоведов (например, [84, 85, 205, 210]). В частности, С.И. Семилетов отмечает, что «документооборот можно выделить как объект права, требующий специального правового регулирования особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с ОГВ (органами государственной власти. – М.Б.)» [204, с. 26]. Обратим особое внимание на то, что, по сути, это суждение связано с рассмотрением документооборота как формы управленческого и информационного взаимодействия.