Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Во-вторых, рассмотрение документооборота как процесса движения документов связано с оптимизацией и унификацией управленческих процессов и процедур, а в условиях внедрения новых информационных технологий, благодаря автоматизации и реинжинирингу бизнес-процессов, можно получить качественно новые результаты.

В-третьих, традиционная документоведческая трактовка документооборота послужила методической основой анализа основных этапов и процедур работы с входящими и исходящими (поступающими и отправляемыми) документами, относящихся к жизненному циклу документа, хотя в предыдущий период в отечественном документоведении это понятие еще широкого распространения не получило. Традиционное определение документооборота фактически охватывает стадии жизненного цикла документа с момента его создания или получения до стадии покоя, которые будут рассмотрены ниже.

Хотя содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов.

Понятия «жизненный цикл документа» (англ, document lifecycle) и «управление жизненным циклом документов» (англ, document lifecycle management) широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.

В 2010 г. нами было отмечено, что в российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются [108, с. 32]. Так, видный российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивала, что «этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» [166, с. 11]. В последние годы ситуация с использованием понятия «жизненный цикл документа» стала меняться в связи с необходимостью методологической проработки вопросов обращения электронных документов и их жизненного цикла. Сейчас это понятие в среде российских документоведов и архивистов получило более активное применение.

Понятие «жизненный цикл документа» применительно к электронным документам в библиотечном деле нашло отражение в ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», где записано, что «под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа» [67, с. 4].

С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа рассмотрены членом-корреспондентом РАН В.П. Козловым [148]. При этом автор подчеркивает, что «…осознание жизни документа и основных стадий, этапов этой жизни является второй, после определения документа, фундаментальной основой общей теории документа» [149, с. 8], формирование и развитие которой еще продолжается.

В.П. Козлов выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов. Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» [148, с. 3].

Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:

1) движение документа (возможно как в запрограммированном, так и в незапрограммированном направлении), в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;

2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».

Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в незапрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов относится обеспечение их «неприкосновенности», для чего должны использоваться соответствующие средства аутентификации и контроля целостности, криптографические и другие средства защиты информации. Поэтому, чтобы не нарушить целостность электронного документа, приобретаемая им дополнительная информация не вносится непосредственно в сам документ (иногда используют понятие «тело» документа, от английского « body »), а дополняются связанные с ним метаданные.

Архивная фаза оперативного бытования, как отмечает В.П. Козлов, характеризуется большей, в сравнении с доархивной, степенью упорядоченности документов, так как в этой фазе «документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами» и получает «свойство эффективного адресного поиска» [148, с. 3].

Принимая во внимание свойства электронных документов и среды их бытования, подчеркнем, что требуемая степень упорядоченности массивов электронных документов, их физических (место на том или ином носителе записи) и логических (гиперссылки, рубрикация и т. п.) связей с другими документами, а также возможность многоаспектного поиска становятся достижимыми уже на более ранних фазах их жизненного цикла.

Фаза покоя определяется как «невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался» [148, с. 4]. Осуществляемый в ходе экспертизы ценности отбор документов, подлежащих постоянному хранению, значительно сужает круг документов, которым предстоит судьба исторического источника. Эти документы будут находиться в состоянии покоя уже в этом качестве (с сохранением возможности обращения к этим документам либо их копиям).