Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Обозначенные фазы бытования документов (т. е. их жизненного цикла) созвучны с терминологией, закрепленной в международном стандарте ISO 5127: 2001, в котором выделены документы «активные», «полуактивные» и «неактивные» [236]. Ранее, примерно в 1960-е гг., эти характеристики документов легли в основу модели жизненного цикла документов, предложенной американскими специалистами в области документации. Эта модель включает стадию создания документа, затем стадию его активного использования (с хранением в текущих делах). После экспертизы ценности документ либо уничтожается, либо переходит на третью стадию «полуактивного» состояния (с хранением в архиве организации). Затем вновь проводится экспертиза ценности и определяется, будет ли документ уничтожен или перейдет на четвертую стадию – станет неактивным документом с долгосрочной архивной ценностью.

Как отмечают М.В. Ларин и О.И. Рысков, данная модель способствовала, особенно в Северной Америке, разграничению сфер деятельности управляющих документацией и архивистов, которые стали уделять внимание только документам, находящимся в неактивной стадии. В противовес этим взглядам австралийскими архивистами в середине 1990-х гг. была предложена модель «континуума документов» [180, с. 71–73; 245; 246]. Согласно этой концепции работа с документацией в организациях и обществе может быть представлена как не имеющий границ во времени и пространстве континуум документов, отвечающий управленческим, нормативным, социальным и культурным потребностям. В этом континууме и должно строиться взаимодействие сотрудников документационной службы, архива организации и государственных архивов. При этом архивисты должны участвовать в процессе управления документацией как можно раньше, а не в конце жизненного цикла документов, что представляется особенно важным при организации работы с электронными документами для исключения риска их преждевременной утраты.

Полагаем, что идея о необходимости взаимодействия управляющих документацией и архивистов при организации работы с документами, в том числе электронными, заслуживает всяческой поддержки и реализации на практике. Созвучна она также требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [59], предусматривающим распределение ответственности и полномочий по работе с документами между всеми сотрудниками организации, включая не только управляющих документацией, но и представителей смежных информационных профессий, а также руководителей всех уровней.

Вместе с тем, на наш взгляд, перевод проблематики жизненного цикла документов исключительно в сферу полномочий и ответственности архивистов и других специалистов оставляет без внимания ряд важных характеристик собственно документов, которые важно учитывать в условиях применения новых информационных технологий. Можно даже сказать, что здесь имеется опасность подмены понятий, т. е. вместо анализа свойств документа рассматриваются функции по управлению документацией и их распределение между представителями ряда профессий. Применительно к концепции континуума документов можно заметить, что, действительно, процесс документообразования носит постоянный характер и так же, как и функции управления в широком понимании (включая и управление документацией как специфическую функцию), должен осуществляться непрерывно. Но любой документ имеет свой жизненный цикл (как и комплексы документов), с учетом закономерностей которого и должен быть выстроен «континуум» управленческой, нормативно-правовой и практической деятельности с создаваемыми документами [108, с. 35]. Поэтому концепция жизненного цикла документа сохраняет свою актуальность и методологический потенциал в условиях расширения применения электронных документов. Это подтверждают и современные публикации зарубежных специалистов (например, [203,242]).

Со своей стороны отметим, что под жизненным циклом документа (ЖЦД), как и других объектов, к которым применимо понятие жизненного цикла, следует понимать предсказуемые изменения состояния, закономерности существования этого объекта (стадии жизненного цикла), а также период, в течение которого документ проходит стадии своего существования [108, с. 35]. В рамках каждой стадии ЖЦД можно выделить определенные этапы (фазы) ЖЦД и последовательность событий.

На наш взгляд, существуют четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 4.

Рис. 4. Жизненный цикл документа: основные стадии

Американский специалист по управлению документацией Гордон Е. Дж. Хоук в качестве одной из стадий ЖЦД выделяет классификацию документов, условно обозначая стадии ЖЦД словами «создавать – классифицировать – использовать – хранить – уничтожать» [242]. Действительно, если рассматривать ЖЦД в рамках одной информационной системы, обеспечивающей хранение ЭД, то документ при включении в данную систему должен быть, в соответствии с принятой системой классификации, определенным образом систематизирован, т. е. необходимо определить его логическое место среди других документов, уже включенных в систему. Для управленческого документооборота задачи классификации не являются отдельной стадией, а присутствуют на разных стадиях ЖЦД.

Так, на стадии создания документа задача классификации возникает при определении вида документа и его связей с другими документами, с учетом (или во исполнение) которых он создается, определении необходимого состава виз и уровня подписания (утверждения).

При придании документу официального статуса классификация требуется для присвоения документу регистрационного номера (в соответствии с принятой в организации системой номерообразования), дополнения атрибутов документа индексами в информационной системе (в соответствии с тематическим или иными рубрикаторами).

На стадии обращения путем систематизации и классификации определяется возможность использовать типовые процедуры и процессы работы, типовые резолюции и т. п. (т. е. выполняется классификация по документопотокам).

На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Соответственно, современные системы электронного документооборота, обеспечивающие различные процессы работы с документами (подробнее об этом в следующем разделе настоящей главы и в главе 4), должны отражать большее разнообразие состояний ЖЦД, чем системы, главной целью которых является только хранение документов.