Евгения Жукова - Мотивация в эпоху кризиса: внутренние мероприятия «без бюджета»

В процессе подготовки мероприятия «без бюджета» будет не лишним подготовить презентацию на 2—3 слайда для своего руководства и для себя с указанием целей и задач праздника.

Шаг 2. Просчитать возможные траты и составить план подготовки мероприятия.

Определите масштаб «катастрофы»: оцените имеющиеся ресурсы (бюджет, персонал) и сроки. Кто из дружественных коллег будет рад протянуть нам руку помощи при подготовке ивента?

Мы уже договорились, что берем «без бюджета» в кавычки. В смете пропишите возможные траты. Например, закупка бумаги для печати объявлений или грамот, призов.

Для планирования праздника удобно пользоваться таблицей, в которой напротив каждого действия указан крайний срок исполнения и ответственный за исполнение. Образец документа Action log смотри в Приложении 8.

Шаг 3. Определить заказчика мероприятия и заинтересованных лиц, согласовать бюджет.

Вашим внутренним клиентом может быть генеральный директор, глава департамента по работе с персоналом или PR-отдела. Под заинтересованными лицами подразумеваются коллеги, которые могут помочь с ресурсами при подготовке праздника или руководители, чье согласие должно быть получено до начала подготовки праздника. Например, перед планированием акции по сбору макулатуры необходимо переговорить со службой ОТ и ПБ или ответственным за пожарную безопасность, чтобы определить возможное место складирования бумаги. Обсудить с логистами и офис-менеджером возможность вывоза груза своими силами на пункт переработки.

Успех мероприятия во многом зависит от поддержки генерального директора, HR и PR департамента. Чтобы убедить их поддержать корпоратив, обратитесь за аргументами к Главе 2.4.2.

Шаг 4. Сформировать мессиджи для целевых аудиторий, провести информационную кампанию.

Основные целевые аудитории и их интересы представлены в Главе 2.4.3. Не забудьте учесть их при разработке основных посланий в ваших сообщениях. Всегда помните, для кого вы пишете и зачем. Для анонсирования вашего праздника задействуйте все имеющиеся каналы коммуникаций:

• Объявления.

• Интранет.

• Информационные стенды.

• Рассылка / e-mail.

• Sms.

• Приглашения через почту (чтобы информация отобразилась в календаре у сотрудников).

Шаг 5. Менеджмент самого «корпоратива».

Шаг 6. Анализ / оценка эффективности / отчетность (Глава 2.4.4.)

Рисунок 4. Этапы подготовки мероприятия.

Самыми распространенными поводами для проведения корпоративного мероприятия являются календарные праздники. Благо их бесчисленное множество. Но откуда еще брать идеи? Как выбрать повод для корпоративного праздника, который подходит именно вашей компании?

Каждое внутреннее корпоративное мероприятие должно быть основано на «трех китах», которые необходимо учитывать при подготовке.

1) Корпоративная культура

Принятый стиль общения, корпоративные ценности или существующие традиции подскажут вам, какой формат мероприятия подходит вашей организации, а какой нет.

Рисунок 5. Многообразие понятия корпоративная культура.

2) Айдентика(от англ. Identity – идентичность, тождество)

Корпоративные цвета, шрифты, логотипы, слоганы, соответствующие бренд-буку – это, казалось бы, вполне очевидные вещи, про которые организаторы частенько забывают. Так, вход в ресторан часто украшают не красно-серыми шарами (фирменного цвета), а бело-оранжевыми (фирменный цвет конкурента). На пригласительных билетах вдруг появляются не предусмотренные бренд-буком шрифты, а логотип размещается без положенных отступов. Все это мелочи, но именно их соблюдение позволяет сотруднику чувствовать себя сопричастным и идентифицироваться с компанией.

Мероприятие как проводник, который несет послание о бренде до своей целевой аудитории – сотрудников компании. И от того, насколько качественно и стилистически грамотно оно подготовлено, зависит эффект усвоения этого послания.

3) Инсайт(простите за американизм!)

Insight – в переводе с англ. понимание, проницательность, интуиция. Занимаясь внутренними корпоративными мероприятиями, вам нужно знать вашу аудиторию, буквально «дышать» ею, быть в курсе событий, знать интересы ваших коллег. Под «инсайтом» здесь подразумевается все то, что не закреплено как часть корпоративной культуры, но может ей стать. То, что существует неформально, «витает в воздухе» вашей компании, например:

• интересы большинства сотрудников, хобби (если ваши коллеги – фанаты комиксов. Вот и идея для новогодней вечеринки!);

• чувство юмора, приколы, «мемы» (шутки о вечно сломанном принтере, аббревиатуры и проч.);

• спорт (в компании, сотрудники которой ведут здоровый образ жизни, участие в марафонах или спортивных соревнованиях может стать традицией и частью корпоративной культуры);

• музыка. Например, в 2011 году «Лаборатория Касперского» устроила Новый год в рокерском стиле Rock The New Year! и ежегодно приглашает музыкантов именно этого стиля на свои праздники. В 2013 г. на Новый год пел Ляпис Трубецкой, в 2014 г. – «Кипелов», летом прошел концерт The Cardigans. Музыка в стиле рок стала уже частью корпоративной культуры компании.

Топы все еще сомневаются в целесообразности проведения корпоративов «без бюджета»? Ниже приведены доводы, которые помогут убедить определенные аудитории и лиц, принимающих решения, в том, что в выигрыше окажутся абсолютно все.

Какие плюсы несут корпоративы руководству?

• Проведение корпоративных мероприятий способно повысить лояльность персонала к высшему руководству, сделать руководство «ближе к народу».

• Участие топов в корпоративных «тусовках» – это возможность засветиться, повысить свой (и без того большой) авторитет. Ведь все мы так любим внимание!

• Сотрудники узнают руководство с другой стороны, так сказать, с «человеческим» лицом: не только как менеджера, но и как талантливого исполнителя цыганских танцев или сердечного добряка, страстного филателиста или несостоявшегося садовника.

• Корпоративные мероприятия укрепляют бизнес! Командный дух поможет наладить все бизнес-процессы.

Бонусы для отдела по работе с персоналом:

• HR будет рад любой возможности (без особых затрат, естественно) повысить вовлеченность сотрудников – показатель, который сотрудники отдела периодически исследуют, проводя анкетирование.