Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов

Трудовой кодекс РФ – это базовый закон в области законодательства. Трудовой кодекс регулирует приём на работу и увольнение сотрудников организации, время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций. Трудовой кодекс обязывает работодателя заключать с каждым сотрудником Трудовой договор и вносить соответствующую запись в трудовую книжку.

Выдачу, оформление, хранение и учёт трудовых книжек, порядок оформления организационно-распорядительных документов, состав и грамотное расположение реквизитов на документах, унифицированные формы приказов, а также общие правила ведения кадрового делопроизводства регулируют:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69

ГОСТ Р 6.30—2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477

Важным моментом является организация работы с персональными данными сотрудников. Работодатель отвечает за сохранность персональных данных работников и обязан обеспечить меры на техническом и правовом уровне для их защиты. Правила хранения и обработки личных данных сотрудников, перечень сведений, которые относятся к персональным данным, круг сотрудников, у которых есть к этим данным доступ, содержит следующий законодательный акт:

О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ.

В каждой организации есть разработки, которые хочется сохранить в тайне от конкурентов. Поэтому работодатели принимают меры по обеспечению сохранности коммерческой тайны, заключая с сотрудниками соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и разрабатывая памятки и инструкции, содержащие конкретные меры и действия для предотвращения утечки важной информации. Работу с конфиденциальной информацией регулирует:

О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ.

Наименование должностей служащих для их грамотного занесения в приказы, личные дела и трудовые книжки, можно посмотреть в:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. N 37

Этот правовой акт включает в себя квалификационные характеристики должностей, расшифровки должностных обязанностей и требований к квалификационным уровням и уровню знаний руководителей, специалистов и служащих

Кадровая документация хранится на протяжении 75 лет. От сохранности кадровых документов в будущем могут зависеть вопросы начисления пенсии сотрудников, правильного расчёта их трудового стажа. Поэтому к организации хранения кадровых документов и сдаче их в архив необходимо подходить последовательно и ответственно. Правила подготовки документов к сдаче в архив, вопросы хранения документов непосредственно в организации, а также сроки их хранения приводятся в следующих законодательных актах РФ:

Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Одним из последних актов, введённых в Российской Федерации в сфере персонала, является:

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утверждённый Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 №691н

Для обеспечения сферы производства специалистами и руководителями в области управления персоналом, готовыми к реализации поставленной цели, необходима разработка профессионального стандарта в этой области деятельности, который будет представлять собой этот методический документ, описывающий характеристики знаний, умений, профессиональных компетенции и опыта работника, необходимых ему для осуществления данной профессиональной деятельности.

Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка 2 2 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), статья 114. Ежегодные оплачиваемые отпуска Правила регулировки отпусков сотрудников, а также режима труда и отдыха прописаны в:

Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днём в организациях, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884

В связи с необходимостью сообщать о трудоустройстве в организацию бывших государственных служащих, в отделе кадров должен быть закон:

Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утверждённые Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29

Вопросы оформления командировок сотрудников регулирует:

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

Вопросы оплаты труда прописаны в нескольких нормативных актах:

О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554

Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922

Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14—9 от 6 августа 1990 года

Выше перечислены основные законы и нормативы, которые должны быть в каждой организации. В зависимости от специфики проводимых работ эта подборка дополняется законодательными актами соответствующей тематики. Например, в медицинских учреждениях это нормативы, регулирующие взаимодействие с медицинским персоналом, а в образовательных учреждениях комплекс законов о педагогических работниках.