Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов

Подборка правовых актов необходима для выполнения требований трудового законодательства РФ. Не стоит забывать, что к действующим законам постоянно выходят поправки и дополнения. Поэтому подборку правовых актов необходимо поддерживать в актуальном состоянии, отслеживая все обновления в трудовой сфере законодательства.

Когда библиотека основных законов и нормативных актов сформирована, нужно подобрать специальную литературу по работе с кадрами. В действующих организациях, как правило, разрабатывают собственные методические пособия по работе с кадрами. Сюда входят различные памятки, инструкции, рекомендации, пособия, напоминания. Методическая литература разрабатывается сотрудниками отдела кадров и согласовывается с директором и с руководителями направлений деятельности, которую конкретное пособие затрагивает. Например, Положение об отправке в командировку, согласовывается с руководителем кадровой службы и с главным бухгалтером.

Пока вы стоите у истоков отдела кадров, будет логично опереться на работы специалистов в сфере кадрового делопроизводства и сделать для сотрудников службы персонала подборку соответствующей литературы. Книги и пособия можно собрать в традиционном бумажном виде и разместить на стеллажах, или сделать подборку электронной литературы. В этом случае методические пособия дублируются на компьютер каждого сотрудника. Трудовое законодательство постоянно обновляется, поэтому в дальнейшем необходимо следить за поддержанием кадровой библиотеки в актуальном состоянии.

После того как выполнен подбор законодательных и нормативных актов и справочной литературы, с руководителем согласовывается вопрос о выборе и приобретении программного оборудования для ведения кадрового учёта. Выбор программы, её функционала зависит от возможностей бюджета организации, количества сотрудников и наличия территориально удалённых филиалов.

На современном рынке информационных технологий представлено огромное количество программ для учёта кадров: 1С: Зарплата и кадры, БухСофт: Кадры, Скат, Ефрат, Парус, Кадры Плюс, Галактика и другие.

Наибольшую популярность в России получила программы 1С: Зарплата и кадры и 1С: Зарплата и управление персоналом. Программа 1С позволяет выполнять многие операции в плане документального сопровождения трудовой деятельности сотрудников, начисления зарплаты, формирования отчётности в фонды. С помощью автоматизированного учёта кадров в 1С сотрудники службы персонала смогут осуществлять:

регистрацию работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;

регистрацию перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы);

изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);

регистрацию приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);

оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы;

регистрацию увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а).

По данным учета движения документов в программе 1С можно получать следующую информацию:

актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;

статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);

данные о движении работников за выбранный период;

среднюю и среднесписочную численность работников;

и др.

Достоинством 1С является большое количество сопровождающих организаций, специалисты которых присутствуют практически в каждом городе и доступная методическая литература. Программа 1С постоянно обновляется с учётом изменений в трудовом законодательстве.

Итак, организация работы с персоналом начинается с обустройства рабочего места – отдела кадров. У кадровых сотрудников обязательно должен быть доступ к актуальным правовым актам в области трудового законодательства. Основной правовой акт в сфере отношений с персоналом – это Трудовой кодекс РФ. Важное значение имеют законы, регулирующие правила работы с персональными данными, конфиденциальной информацией, хранением кадровых документов, начислением заработной платы. Не менее важно нормативные акты, регламентирующие непосредственно процесс работы с документами – ведение и хранение трудовых книжек, оформления кадровых бумаг. Подборку законов можно сделать в бумажном виде и хранить в шкафу, или в электронном виде, разместив файлы в персональном компьютере каждого сотрудника. Современный способ доступа к необходимым правовым актам – информационно справочные системы, которые содержат кодексы, законы, а также комментарии к ним и справочную литературу.

Для повышения качества работы с кадровыми документами желательно сделать подборку литературы в сфере кадрового делопроизводства. Методические пособия разрабатываются силами кадровых специалистов с учётом специфики деятельности конкретной организации или происходит подборка книг соответствующей тематики.

В завершении обустройства рабочих места отдела кадров приобретают профессиональное программное обеспечение, которое позволит вести учёт кадров. Современные программы содержат готовые формы документов, позволяют автоматизировать оформление сотрудников, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, а также обеспечить подготовку и сдачу отчётности по работникам в налоговую и фонды.

Прежде чем приступить к оформлению документов и работе с персоналом следует прояснить для себя кадровую политику руководства организации и обязанности, которые планируют возложить на отдел кадров. Эту информацию получают из устной беседы с директором или из такого документа, как миссия организации, при его наличии. Также необходимо изучить учредительные документы компании, в которых есть вся исчерпывающая информация об организации. Документы отдела кадров должны соответствовать учредительным документам организации и содержать идентичные название, правовую форму, место нахождения и прочие реквизиты.