Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов

Основные аспекты деятельности организации фиксируются в учредительных документах. Необходимость наличия у юридического лица учредительных документов зафиксирована в Гражданском кодексе РФ:

Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками) 3 3 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

В зависимости от организационно-правовой формы юридического лица существуют следующие виды учредительных документов:

Устав

Решение собрания учредителей

В учредительных документах содержатся реквизиты организации, которые предстоит перенести в документы кадрового отдела – наименование организации, юридический адрес и/или место нахождения, порядок управления деятельностью, предмет и цель деятельности, порядок оформления директора. Сведения, содержащиеся в учредительных документах, позволяют идентифицировать организацию.

В первую очередь следует ознакомиться с порядком оформления директора и назначением ему заработной платы. Обычно эти моменты прописываются в уставе организации. Устав – это основной документ компании. В нём зафиксированы ключевые моменты деятельности:

Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным. 4 4 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

При составлении основных локальных нормативных актов кадрового отдела следует опираться на содержание Устава организации. В этом документе содержится исчерпывающая информация о компании, которую можно перенести в реквизиты, а также использовать при разработке текста документов.

Из решения собрания учредителей узнаём дату, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей. Эту дату предстоит указать в трудовом договоре.

Довольно спорный вопрос, что следует считать учредительными документами индивидуального предпринимателя. Законодательство не предписывает предпринимателям составлять устав. Основанием для их деятельности служат свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя и свидетельство о присвоении ИНН. Из этих документов можно узнать только реквизиты для оформления бумаг, нюансов кадровой деятельности они не содержат. В этом случае, порядок выполнения отдельных процессов при работе с персоналом, предстоит уточнять непосредственно у предпринимателя.

На этом же этапе имеет смысл ознакомиться с кадровой политикой организации. Беседа с руководителем поможет узнать приоритеты в сфере кадров, роль и задачи кадрового отдела в организации. Какая роль отводится персоналу в организации? Станут ли сотрудники важным ресурсом, в обучение и развитие которого вкладываются средства и силы? Или к сотрудникам будут относиться по принципу, незаменимых людей не бывает? Скольких людей планируется набрать в штат? Предусмотрены ли программы социальной, экономической и психологической поддержки для сотрудников? Ответы на эти вопросы разумно выяснить до начала оформления сотрудников, поскольку от кадровой политики в плане развития и поощрения персонала, во многом зависит количество и виды оформляемых документов.

Итак, планы директора относительно персонала выяснены, осталась узнать, что он думает о роли руководителя отдела кадров и какие обязанности собирается возложить на кадровую службу. Возможно, отделу кадров предстоит заниматься исключительно документальным оформлением сотрудников, но есть вероятность, что на него возложат обязанности по подбору персонала, в которые входит размещение объявлений о приёме на работу, первичные собеседования, разработка программ адаптации новых сотрудников.

Когда руководитель обозначил основные критерии кадровой политики, зафиксируйте информацию по пунктам в виде доклада:

список задач, решаемых кадровым отделом

критерии оценки качества работы

обязанности и полномочия руководителя кадровой службы

взаимодействие сотрудников кадрового отдела с другими подразделениями

структура кадрового отдела и система подчинённости

система материальных поощрений

и др.

Составление доклада покажет, насколько правильно вы поняли позицию директора, возможно, выявит слабые места в кадровой политике. Подобный доклад может стать основой для разработки должностных инструкций сотрудников отдела кадров.

Прежде чем приступить к организации кадрового делопроизводства, изучите учредительные документы компании: устав и решение собрания учредителей о назначении директора. Из учредительных документов можно узнать все необходимые реквизиты для оформления кадровой и бухгалтерской документации компании: название организации, юридический и фактический адрес, правовую форму, состав учредителей, сферу деятельности и др. В решении собрания учредителей содержится порядок назначения директора и дата его вступления в должность.

Прежде чем приступить к оформлению кадровой документации, необходимо ознакомиться с кадровой политикой организации. Сделать это можно в процессе устной беседы с директором. Руководитель кадрового отдела должен знать список задач, которые предстоит решать отделу, собственные обязанности и полномочия, социальную и экономическую политику компании по отношению к персоналу, предполагаемое количество людей в штате. Полученную информацию уместно резюмировать в виде доклада, чтобы избежать разногласий с руководством при дальнейшем оформлении документов.

На этом этапе предстоит составить перечень документов, необходимых для кадрового отдела. Это обязательные документы, без которых невозможно ведение кадрового делопроизводства. Сюда относятся локально-нормативные акты, трудовые договора и соглашения с сотрудниками, приказы по личному составу, журналы регистрации. При наличии подробного списка можно делегировать задачу по составлению второстепенных документов другим сотрудникам. Также список необходимых документов пригодится в дальнейшем при проведении внутреннего аудита работы кадрового отдела.