Ольга Северская - Эффективная бизнес-коммуникация. «Волшебные таблетки» для деловых людей

Что такое беседа ? Во-первых, это разговор, официально-деловой или задушевный. Во-вторых, это сообщение на какую-то тему в форме обмена мнениями или обсуждения вопросов с аудиторией.

Задушевные беседы деловые люди ведут, как правило, в свободное от работы время, и при этом связаны эти люди бывают не только деловыми, но и приятельскими отношениями.

В официально-деловом поле партнеры, беседуя , могут искать точки соприкосновения в бизнесе, строить совместные планы, решать возникающие проблемы. Переговоры , обмен мнениями, чтобы о чем-то договориться, или обсуждение каких-то вопросов официальными сторонами с целью выяснения позиций сторон и заключения возможного договора, тоже проходят в форме беседы . В этих случаях она строится по горизонтали , вспомним про «партнерские отношения» как залог успеха в коммуникации. Но может быть и вертикально организованная беседа : когда начальник вызывает к себе подчиненного, чтобы поговорить с ним о работе, о том, как идут дела в проекте, о каких-то свежих идеях; или же, если дела – швах, провести с сотрудником воспитательную беседу.

В случае беседы с аудиторией, тот, кто ее инициирует, на самом деле хочет не столько узнать чье-то мнение, сколько поделиться своим и по возможности привлечь аудиторию на свою сторону. Например, руководство часто собирает коллектив, чтобы побеседовать с ним о векторах развития компании в ближайшее время. Или приглашает экспертов, чтобы те провели с сотрудниками компании, скажем, беседу об этике и этикете делового общения . Аудитория, конечно, может высказываться о том, что слышит, интерактива никто не отменял. Но тот, кто затеял беседу , лишь зондирует мнения и настроения собравшихся, отвечает на их вопросы, черпает в общении те идеи, которые сможет развить, обогатив свое собственное видение обсуждаемой проблемы и путей ее решения. Главный здесь – он, он говорит, что-то сообщает, его слушают.

В отношении таких деловых разговоров справедлив афоризм британской писательницы и журналистки Ребекки Уэст: «Беседа – всего лишь иллюзия. Бывают интересные монологи, и это все».

Да, в деловой беседе – даже при соблюдении принципа паритетности и обоюдной заинтересованности – всегда есть лидер, тот, кто начинает беседу, и его партнер, тот, кто беседу поддерживает. По ходу разговора они могут меняться ролями.

А успех беседы зависит от того, насколько собеседники знают друг друга, правильно ли уяснили себе особенности характера партнеров и выбрали ли верный тон разговора с ними; соблюдают ли они правила вежливости и используют соответствующие тактики при возникновении споров; структурируют ли разговор, делая его приятным и логичным.

В общем случае, после подготовки (предварительной проработки обсуждаемых вопросов) и определения места и времени встречи, деловая беседа должна строиться так:

✓ Начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»).

✓ Изложение своей позиции и ее обоснование .

✓ Выяснение позиции собеседника .

✓ Совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решения и т. д.).

✓ Принятие решений (и выработка их словесных формулировок).

✓ Завершение беседы (закрепление позитивных моментов).

На первом этапестоит показать, что вы относитесь к предстоящей встрече с энтузиазмом, дружелюбно настроены, способны оценить собеседника, а также его идеи и предложения по достоинству.

Если рады – так и скажите: « Рад нашей встрече ». Или: « Радуюсь перспективе обсудить все на высоком профессиональном уровне / с лидерами рынка ( отрасли ) » .

Если только знакомитесь с будущим бизнес-партнером, то постарайтесь, чтобы он почувствовал, что это знакомство для вас действительно приятно , оживите своими эмоциями речевое клише.

Если контакт устанавливается по принятому сегодня шаблону: « Приветствую! Как ваши дела? », то хотя бы используйте его диагностически. Если на ваш дежурный вопрос дан дежурный ответ (« Спасибо, хорошо/неплохо »), т. е. осуществлено ритуальное «поглаживание», можно после этого сразу начинать разговор. Если же партнер отвечает как зануда (« Да так как-то… »), дайте ему выговориться: Что-то не так? – Да работать некому: одни в отпуске, другие на больничном … а сами в это время оцените психологическое и физическое состояние собеседника, – от этого зависит, насколько он будет погружен в предстоящую беседу, с какими эмоциями ее начнет. От вас же требуется лишь эмоциональное сочувствие: Ну и ну! или Ну надо же! – этого будет вполне достаточно.

ПЛОХО,а точнее нельзя :

♦ пытаться обсуждать вопросы, не обращая внимания на эмоциональное и общее психологическое состояние партнера;

♦ не желать понять психологическое состояние партнера в момент разговора.

Тип контакта «сверху», «снизу», «наравне», дружелюбно, нейтрально, агрессивно устанавливается еще до первых слов, в зависимости от того, как вошел человек, каковы его поза, взгляд, интонация первых фраз, каким будет взаимное расположение собеседников в пространстве. И «встреча гостя» может пройти по-разному: от подхода для рукопожатия до легкого подъема подбородка, кивка или полного игнорирования вошедшего, когда «хозяин» даже не смотрит на «гостя», углубившись в свои бумаги. И приветствие могут сопровождать как улыбка, так и подчеркнуто недовольный вид. Невербальные сигналы при вступлении в контакт во многом определяют дальнейшее взаимодействие собеседников.

Хорошо снимает напряжение уместная шутка. Но помните: шутливое приветствие типа « Какие люди в Голливуде! И ведь без охраны! » возможно только при близких приятельских отношениях с собеседником. Впрочем, можно добавить в приветствие немного самоиронии и не нарушив дистанции: « Не верю своим глазам! Главный русист страны в моем скромном кабинете! Рад нашему знакомству и даже им немного польщен! » Лести тут быть не должно, а вот комплимент будет к месту (к этому мы еще вернемся).

ПЛОХО, если не самоубийственно, демонстрировать:

♦ неуверенность, «дико извиняясь» ( Извините, если я вам помешал… Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать …);

♦ неуважение, пренебрежение к партнеру ( Я проходил случайно мимо и заскочил к вам … Давайте быстренько рассмотрим… );

♦ готовность к «нападению» ( Что за безобразие творится? Давайте-ка разберемся! ), которая провоцирует конфликт и вынуждает собеседника занять оборонительную или ответно агрессивную позицию.