Никки Бойд - Мой безупречный дом [Искусство организации пространства и создания стильного интерьера]

СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ УБОРКИ

Обычно я свожу к минимуму число чистящих средств дома, но есть несколько специальных средств, которые пригодятся в домашнем офисе. Держите дома баллон со сжатым воздухом для очистки компьютерной клавиатуры от пыли, а также специальные салфетки или тряпку из микрофибры для очистки экрана. Можно сделать мини-набор для уборки и хранить его в ящике рабочего стола.

ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ:ОРГАНИЗАЦИЯ ДОМАШНЕГО ОФИСА

Как и в других частях дома, я советую оставить в домашнем офисе только действительно полезные вещи.

КАНЦТОВАРЫ

Держите под рукой только самые необходимые канцтовары. Большинству людей достаточно иметь несколько ручек, степлер и ножницы. Офисные принадлежности можно убрать в ящик. Кроме этого, есть много стильных решений для хранения, которые не позволят вашему столу стать неприятной для глаз свалкой.

КОРОБКА ВАЖНЫХ ДЕЛ

Полезно иметь на рабочем столе «коробку важных дел» для вещей, которые требуют вашего внимания. Это могут быть коммунальные счета на оплату или школьные разрешения на экскурсию, которые нужно подписать. При этом, чтобы предотвратить скопление бумаг в коробке, необходимо назначить крайний срок завершения этих дел. Назначьте в качестве крайнего срока один из дней недели: в этот день вы обещаете себе закончить все дела из коробки важных дел. Если каждую неделю вам приходится работать с большим количеством бумаг и форм, возможно, стоит использовать зажимы для бумаг с ярлыками на каждый день недели. Вам легко будет прикрепить дело к тому дню, в который его нужно решить.

ДОМАШНЯЯ АРХИВНАЯ СИСТЕМА

Домашний офис – идеальное место, чтобы заняться решением самых разных дел, которые требуют внимания в повседневной жизни, но он также может быть местом для архивной системы хранения важных документов. В каждом доме должна быть архивная система. Если вам восемнадцать лет и вы впервые живете в квартире отдельно, если вам сорок и вы покупаете дом своей мечты – вам необходимы место и метод для организации важных документов, касающихся дома и семьи. Некоторым людям также нужны архивные системы для бизнеса. Выбор типа архивной системы зависит от того, как вы работаете и как предпочитаете хранить свои документы.

Способы организации домашней архивной системы

Когда вы начинаете организовывать домашний архив, первым делом нужно решить, какую систему хранения бумаг вы хотите использовать. Вот способы, которые я считаю полезными для организации домашнего архива:

ТРАДИЦИОННЫЙ АРХИВ. Традиционный архив – это способ, при котором вы пишете на каждой архивной папке категорию, складываете в нее документы, относящиеся к этой категории, и храните все это в архивном шкафу. В продаже есть множество эффективных инструментов для домашнего архива.

ПАПКИ НА КОЛЬЦАХ. Папки на кольцах – мой любимый способ хранения домашнего архива, именно эту систему я использую у себя дома. Для каждой категории информации у меня есть отдельная папка на трех кольцах. Мне нравится эта система, потому что документы удобно находить и переносить с места на место, мне легко взять папку с собой, если необходимо решить дело вне дома. Когда много лет назад мы жили в Соединенном Королевстве, я работала секретарем в начальной школе. Для хранения личных дел учеников там использовали систему папок на кольцах. Сначала мне казалось безумием использовать папки на кольцах вместо архивных папок. Но несколько лет работы с этой системой переубедили меня. Я поняла, что это – самый эффективный способ хранить такой большой объем информации. Когда наша семья вернулась в США, я адаптировала и внедрила систему папок на кольцах для домашнего архива, и с тех пор обожаю этот способ хранения.

Если вы молоды и вам нужно хранить относительно немного документов, можете начать с одной папки на кольцах. А с течением жизни при необходимости число папок можно увеличить.

АРХИВ БЕЗ БУМАГ. В сегодняшнем цифровом мире разумно рассмотреть вариант архива без бумаг. Большинство сделок совершается онлайн, поэтому большинство счетов, чеков и других документов предоставляется в электронном виде, что упрощает ведение архива без бумаг. Также сейчас в продаже есть множество понятных, простых в использовании сканеров, с помощью которых вы можете создавать цифровые копии бумажных документов. Мне нравится, что при ведении цифрового архива вы имеете доступ к документам в любое время и в любом месте.

Если вы выбрали цифровую систему хранения, вам все равно нужно настроить ее так, чтобы она была простой в использовании и эффективной. Вам необходимо создать специальные папки для каждой категории, относящейся к вашему дому и вашей жизни, чтобы можно было легко найти нужные документы.

Не все дружат с компьютером, на самом деле, некоторых людей раздражает использование технологий. Выберите систему, которая для вас комфортна, тогда вероятность того, что вы продолжите ей пользоваться, будет выше.

Категории домашнего архива

Если вы не знаете, как организовать хранение документов, этот список, возможно, будет вам полезен. Конечно, вы можете адаптировать эти категории под свои потребности. Помните: храните только самое важное!

АВТОМОБИЛЬ. Эта папка предназначена для бумаг, относящихся к вашему (вашим) авто, – кредитных договоров и документов о правах собственности. Некоторым нравится хранить бумаги из автосервисов, но я считаю, что это быстро приводит к захламлению. Если вы всегда обслуживаете автомобиль в одном месте, то, скорее всего, автосервис хранит электронные записи на ваше имя.

БАНК. Храните номера банковских счетов, но позаботьтесь о защите этой информации. Есть множество зарекомендовавших себя приложений, которые позволяют безопасно хранить номера счетов и пароли. Я стараюсь не хранить справки из банка в бумажном виде, поскольку при необходимости их легко сделать онлайн. В этой же папке я храню одну текущую чековую книжку. Чековые книжки бывают довольно громоздкими, поэтому дополнительные чеки можно хранить в ящике стола, в сейфе или в глубине архивного шкафа.

БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ. Храните документы обо всех пожертвованиях. Среди них могут быть документы об уплате церковной десятины, квитанции на пожертвования и чеки, подтверждающие взносы за год. Также хорошая идея – хранить ИНН организаций, которым вы платите пожертвования. Когда придет время заполнять налоговую декларацию, вы будете себе благодарны за такую педантичность.