Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

• при угловом расположении – не более 7,5 см

При оформлении заголовка к письму не следует писать « касательно » или « касаемо ». И если мы обратимся к толковым словарям русского языка Ожегова, Ефремова и Ушакова, то увидим следующие толкование этих слов:

• касательно – относительно кого-либо или чего-либо (устаревший разговорный предлог); причастность к чему-нибудь, отношение к кому-чему-нибудь (устаревший канцелярский предлог);

• касаемо – относительно кого-либо или чего-либо, разговорно-сниженный [19] Разговорно-сниженный предлог – предлог, который используется в разговорном стиле, придавая речи непринужденный, неофициальный характер. предлог.

Всегда важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части. Любому человеку это будет приятно.

Степень вашей близости с адресатом выражается в форме обращения

В теле письма слова « господин », « госпожа », « уважаемый », « начальник отдела », « заместитель директора » всегда нужно писать в полной форме и не допускать неуместных сокращений, таких как «Ув. г-н директор!» . Иначе адресат вполне справедливо может усомниться в искренности ваших слов.

Комментарий

Многие считают, что если в начале письма стоит обращение «Уважаемый…», то заканчивать письмо словами «С уважением…» не следует, так как получается тавтология. НО! Мы не может написать в деловом письме «Добрый день» и «До свидания», как мы делаем это, когда общаемся с человеком лично или по телефону.

И здесь наше приветствие выражается в формулировке «Уважаемый…», а прощание – во фразе «С уважением…»

Согласно п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97 фраза «С уважением…» указана как заключительная этикетная фраза, которой следует заканчивать свое письмо.

Начинать деловое письмо лучше всего со ссылки на последний контакт с адресатом. Делать это нужно и в тех случаях, когда тема письма совершенно не связана с упоминаемым контактом.

Пример: «Благодарим Вас за предложение от 22 апреля…»

Интересный факт

По словам Раисы Розиной, ведущего научного сотрудника Института русского языка РАН, профессора кафедры европейских языков РГГУ [20] РГГУ – Российский государственный гуманитарный университет. , «…слово «касаемо» употреблялось в XIX веке, но редко. Я нашла всего трех авторов, которые его употребляли. Последний раз оно употреблялось в 1894 году Лесковым. Потом сто лет это слово где-то спало, а в 1994 году оно воскресло и стало попадаться. Но оно никогда не употреблялось в устной речи. Это архаическая форма, все словари ее вообще квалифицируют как просторечную и диалектную».

Любое деловое письмо необходимо писать на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Причем чем более официальный бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Официальный бланк можно сравнить с визитной карточкой, но не какого-то одного человека, а целой компании. Оформлять его следует внимательно и тщательно.

Тон делового письма всегда должен быть корректным, вне зависимости от его темы и цели. Необходимо совместить тщательно отобранную лексику и простое в понимании изложение. Профессиональные термины, излишние сокращения, неточность и двусмысленность следует исключить из делового письма.

Важно соблюдать логичность структуры делового письма. Необходимо отдельные мысли выделять в абзацы, которые, в свою очередь, не должны быть слишком большими. Для того чтобы упростить процесс, можно следовать правилу: первый и последний абзацы должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Если абзац небольшой (менее 4 строк), его не стоит переносить на следующую страницу. Также в деловом письме стоит избегать переносов.

Языковые конструкции в тексте делового письма

Главной особенностьюрусской официально-деловой письменной речи до сих пор остается ее строгая функциональность, так называемый «телеграфный стиль».Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый « МЫ-ПОДХОД» (глаголы во множественном числе).

В западной школе делового письма к оформлению деловой корреспонденции предъявляют те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В зарубежной школе делового письма наряду с « МЫ-ПОДХОДОМ» чаще наблюдается « Я-ПОДХОД». Он проявляется в использовании личного местоимения «Я» – глаголов в единственном числе в форме первого лица.

Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам в деловой переписке

• Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях и личных письмах: « Прошу Вас… (Сообщаем Вам…)».

• При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: « Уважаемые господа, ваше письмо…»

• С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: « Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи».

Из копилки «Справочного бюро» портала Грамота. ру [21] Портал «Грамота. ру» был создан в 2000 году по рекомендации Комиссии «Русский язык в СМИ» Совета по русскому языку при Правительстве Российской Федерации. Портал создавался при финансовой поддержке Министерства Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций и получил дальнейшую поддержку Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. (Прим. автора.)

Можно ли при обращении к одному человеку писать вы, ваш с маленькой буквы?

Употребление местоимения «вы» вместо «ты» при обращении к одному лицу само по себе уже представляет проявление уважительного отношения к этому лицу. Окончательное решение о написании «Вы» с прописной (для подчеркивания этого уважительного отношения) принимает автор текста.

Как писать местоимения «вы», «ваш» в интервью, в анкете?

Этот вопрос правилами правописания не регламентирован, однако на практике в средствах массовой информации местоимения «вы», «ваш» в интервью пишут строчными буквами.

На письменный запрос получатель должен ответить в течение 10 дней после получения. Если же послание получено по факсу или электронной почте, следует ответить на него в течение 48 часов, не считая выходных.