Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Юридическая справка

Правила применения стандартов установлены в п. 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации: «Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации».

То есть если ваша организация прошла сертификацию в системе ГОСТ Р и на вашей продукции стоит значок, то для вас применение ГОСТ Р 7.0.97–2016 будет носить обязательный характер

Знак РСТ – российский стандарт качества

Перед тем как перейти к характеристике особенностей делового письма в других государствах, следует сказать несколько слов об оформлении официальных писем в России.

Оформление официальных бланков регламентируется различными нормативными документами, среди которых основным в нашей стране с 01.07.2018 является ГОСТ Р 7.0.97–2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

По ГОСТ Р 7.0.97–2016 официально существует три стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм) и А6 (105 × 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

• левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;

• правое – не менее 10 мм.

Допускает создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов и текста документа являются:

• Times New Roman № 13, 14;

• Arial № 12, 13;

• Verdana № 12, 13;

• Calibri № 14.

и приближенные к ним [22] Для государственных организаций и органов власти согласно п. 3.3. ГОСТ Р 7.0.97–2016 необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. .

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Письмо начинается с красной строки, абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочного интервала, а многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Бланк письма должен содержать следующие реквизиты компании-отправителя:

• эмблему (логотип) организации;

• наименование организации (как прописано в уставных документах) – автора документа;

• адрес организации;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на номер и дату входящего документа.

Эти данные упрощают процесс регистрации и обработки письма в компании, которая его получит.

Помимо реквизитов, составитель письма должен указать:

• должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью);

• фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо);

• перечень приложений (если есть);

• помимо собственных реквизитов отправитель письма должен указать реквизиты получателя.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. Вначале пишется фамилия респондента, и только после этого его инициалы.

Примеры:

Генеральному директору

ОАО «АльфаБизнес»

г-ну Звереву А.В.

или

АО «ГаммаТехнологии»

Руководителю отдела рекламы

Степанову И.В.

Нельзя, чтобы документ содержал более четырех адресатов. Слово « копия » не ставится перед вторым, третьим и другими адресатами. Если адресатов много, необходимо составить список рассылки доку- мента.

Если письмо направляется физическому лицу, нужно указывать фамилию и инициалы получателя, потом почтовый адрес.

Пример:

Никонорову В.В.

ул. Каменщиков, д. 23, кв. 16,

г. Барабинск, Барабинский р-н,

Новосибирская обл., 302632

Если адресатом письма является организация, указывается ее наименование и почтовый адрес.

Пример:

ООО «БетаБизнес»

ул. Ленина, д. 32, Краснодар, 254630

Подписьявляется одним из важных реквизитов любого документа. В этот реквизит входит:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на официальном бланке компании);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ подписан электронной подписью, то отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает в себя:

• фразу «Документ подписан электронной подписью»;

• номер сертификата ключа электронной подписи;

• фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Варианты оформления подписей

Оформление отметки об исполнителе

Отметка об электронной подписи может включать в себя изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Письмо, так же как любой другой документ, может включать в себя отметку об исполнителе, которая содержит:

• фамилию, имя и отчество исполнителя;

• номер его телефона.

Отметка об исполнителе может дополняться:

• наименованием должности, структурного подразделения;

• электронным адресом исполнителя.