Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Несколько полезных советов при подготовке и редактировании делового письма

1. Четко обозначьте цель своего письма.

2. Соберите информацию о получателях данного письма.

3. Продумайте и запишите основные идеи письма.

4. Соберите необходимый фактический материал.

5. Перепроверьте все основные факты.

6. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

7. Напишите черновик письма.

8. Убедитесь, что каждая тема была освящена в отдельном абзаце.

9. Проверьте связность предложений в каждом абзаце.

10. Выполните редакторскую правку [26] Редакторская правка – проверка стиля и логики изложения письма, соответствующих целям и задачам составления документа. ( Прим. автора. ) письма.

11. Подготовьте окончательный вариант письма.

Ранее мы говорили об этикете, который включает в себя правила поведения в различной среде и социальных группах. Теперь рассмотрим этические нормы, соблюдение которых является обязательным в Сети Интернет.

Слово «сетикет» (англ. Netiquette) [27] Netiquette – (англ. Net – Сеть + Etiquette – этикет) – нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. ( Прим. автора .) расшифровывается как «сетевой этикет». Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в виртуальном пространстве. Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет четкого разделения между ее участниками, в том числе и между представителями компаний и их клиентами. В Сети Интернет находится огромный коммерческий потенциал: целые виртуальные города, граничащие с правительственными программами и персональными страницами пользователей. Сегодня электронная сеть является аналогом реального мира. И правила бизнес-сетикета направлены на установление и поддержку хороших и адекватных отношений между коммерческими структурами и клиентами.

Нормы сетикета регулируют поведение пользователей Сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах), так и при использовании электронной почты.

Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме

1. Персональное обращение и приветствие.

2. Грамотное заполнение поля «Тема».

3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).

4. Позитивное завершение письма.

5. Подпись и блок контактной информации.

6. Время ответа на письмо.

Персональное обращение и приветствие

Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента или делового партнера. При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:

Лично не знакомы

Выше рангом

Уважаемый Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…

Равного ранга (или ниже рангом)

Добрый день, Иван Иванович! Наша компания рада пригласить специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…

Хорошо знакомы

Выше рангом

Добрый день, Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» на конференцию…

Равного ранга (или ниже рангом)

Иван, добрый день! (Иван, приветствую!) Хочу от лица нашей компании пригласить тебя и твоих коллег на конференцию…

Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на подпись адресата в блоке контактной информации. Если в этом блоке адресат представляется как: « Генеральный директор Иван Федоров », то к адресату можно обращаться по имени или г-н Иванов .

При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: « Добрый день !» – и избегать обращения: « Здравствуйте !» В электронной переписке приветствие « Добрый день » – более нейтральная форма приветствия, уместная даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение: это приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня.

Не стоит употреблять в приветствии фразу: « Доброго времени суток! » Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка, и литературным не является. Не следует в электронной переписке писать: «Доброго дня!», «Доброго вечера!» – традиционно в русском языке грамотной и корректной является форма приветствия в именительном падеже: «Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!» Завершает письмо доброжелательное прощание в родительном падеже: «Всего доброго!» Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, то допустимы обращения: «коллеги», «друзья».

Заполнение поля «Тема»

Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Грамотно заполненное поле «Тема/Subject» помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной. Например, «Договор о поставках оборудования…», «Счет от ____ № _____», «Обучение персонала по курсу «Делопроизводство» вместо «Документы».

Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тексту документа» в официальной переписке на бумаге, который включает в себя краткое содержание документа. Помните, что грамотная работа с полем «Тема/Subject» сразу показывает уровень профессионализма и культуры делового общения.

Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните – важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников электронной переписки: «Кому» («То»)

В этом поле «записывается» адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.

«Копия» («Сс»)

В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку, начинает свое общение с фразы: « Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».