Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.

20 May 2018

Messrs, Waterson and Sons

Sales Department

106 Knightsbridge

London SWL 96C

England

Если имя адресата неизвестно, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line». В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной службы».

106 Knightsbridge

London SWL 96C

England

For the attention of the project manager

Тема письма

После указания адресата можно добавить уточнение относительно содержания письма. Эта строка информирует получателя о содержании самого письма. Например,

Re. (или Ref.): your letter 21.10.2017 – относительно вашего письма от 21.10.2017

Для того чтобы послать личное сообщение, после фамилии нужно указать «Лично» ( Personal – США, Private – Англия).

Dear Mr. Salivan,

Ref: Your Contract 0873/123

Текст письма и обращения

Обратите внимание, что в отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков: каждый новый абзац начинается в край левого поля листа и отделяется от следующего межстрочными интервалами. Красная строка в начале абзацев отсутствует.

Thank you for letter of 10 May…

I have pleasure in sending you new catalogue with details of our new services.

I look forward to hearing from you soon.

Всем известно, что в России после обращения употребляют восклицательный знак. В Европе же в этом месте ставится запятая , а в США – двоеточие .

При адресации письма фирме и необходимости в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию…» – Attention of или сокращенная форма Attn.

Если известна занимаемая адресатом должность в компании, вежливо будет указать ее после имени.

Attn. Mr. Brown, Head of Department – Вниманию мистера Брауна, начальника отдела

Окончание письма и подпись

Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению. При этом в ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.

Подпись автора письма должна сопровождаться его полным именем, указанием занимаемой должности либо имеющегося звания.

Tom Brown, Head of Department (Том Браун, директор департамента)

Sir Smith, Editor-in-Chief (господин Смит, главный редактор)

В том случае, если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – per pro) либо «По поручению».

Jackson and Co pp B. Salivan – по поручению Джексон и Ко подписал Б. Саливан

Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и за время переписки у вас установились отношения более чем просто формальные, в конце допустимо писать Best regards… (C наилучшими пожеланиями…)

Приложение (Encl.)

Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта и т. п., то в последней строчке должно быть указано Encl.

Кроме того, можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце Encl. или как Encls. Приложения располагаются ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма.

Best regards,

Frank Anderson

Manager

Encl. Current Price List

Отправить копию (Сс):

Сообщение Сс: Ms. Ann Brown после строчки приложение Encl. означает, что копия письма будет послана Ms. Ann Brown .

Encl. Current Price List

Cc: Ms. Ann Brown

Оформление почтового конверта

Кроме содержания письма, международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта.

1. На первой строчке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту, варианты которой были рассмотрены ранее. После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все необходимые титулы.

2. На второй строчке пишут название компании.

3. На третьей строке пишется номер дома, наименование улицы, номер офиса.

4. На четвертой строчке указывается наименование города, штата (графства, региона и т. д.) и почтовый индекс.

5. На пятой строке – название страны.

В некоторых странах приведенный порядок написания адреса может незначительно различаться. Примеры оформления почтовых конвертов можно посмотреть в приложении.

Обратите внимание

• По рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые.

• Наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата необязательно.

• По требованию Royal Mail название города необходимо писать заглавными буквами: LONDON.

• В британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры.

• При отправлении письма из России название страны необходимо также указывать на русском языке.

В западноевропейских странах считается невежливым опускать титулы как в устной, так и в письменной речи. Однако писать и говорить все вместе: сначала «господин», потом называть титул, а после – фамилию принято только в Германии. Поэтому вместо обращения Mr. («господин»), отправляя письмо партнеру из Европы, предпочтительнее будет указать его звание и титул, если таковые имеются.

Хотя в большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию, есть и исключения. Например, в Китае на первом месте стоит фамилия, а затем имя.

Оформление почтовых конвертов в Великобританию и США