Ирина Ускова - Кофейня без франшиз. Руководство по открытию уникальной кофейни

Твой управляющий должен уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

1. Пересмотреть калькуляции и техкарты.

2. Проверить единицы учета в системе.

3. Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

4. Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

5. Провести дополнительное обучение для бариста, закрепить за ними наставников.

6.5. Инвентаризация готовой продукции

Инвентаризация готовой продукции – это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно даже ежедневно. Так сможешь сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства.

В кофейнях формата навынос большое количество продукции продается в одноразовой посуде, поэтому обязательно включай в ТК расходные материалы и упаковку: стаканы, крышки, размешиватели, салфетки.

Затраты на оборудование часто составляют более 60% бюджета открытия кофейни.

Краткий список основного оборудования для кофейни формата «навынос» без кухни

Аренда или покупка – что лучше

Решил взять в аренду свою первую кофемашину и сэкономить?

Да, многие предприниматели берут все оборудование в аренду у поставщиков кофе. Но чтобы получить новое оборудование или в очень хорошем состоянии, надо наработать историю продаж. Без гарантированных объемов закупки зерна ни один уважающий себя поставщик не станет закапывать 150—250 тыс. рублей в виде переданной кофемашины и кофемолки.

Впервые встретившись со своим поставщиком кофе, я была уверена, что с легкостью договорюсь об аренде кофемашины. Так все и вышло. Мне предложили несколько вариантов аренды оборудования, после того как я рассказала, где именно я открываюсь и какие ориентировочные планы продаж будут. Но когда мне показали, как будет выглядеть моя кофемашина, то вся моя уверенность в успешности кофейни улетучилась. Аппарат, который мне предложили, мог варить кофе и даже сам его молол, мало того, он умел нажатием одной кнопки взбивать молочную пенку для капучино. То есть мне предоставили то, что я просила: МФУ с минимальным влиянием на качество продукта моего сотрудника.

Я готовилась к текучке и больше думала о постоянных гостях и о том, как сделать так, чтобы смена моих сотрудников минимально влияла на вкус кофе.

В общем, мне вынесли кофемашину размером не больше, чем мультиварка.

Сразу было ясно, что с таким оборудованием я никогда не смогу приготовить вкуснейший кофе и убедить гостей заплатить мне 100 рублей за мою чашку капучино.

Менеджер компании объяснил мне, что это максимум, что на данном этапе они могут предоставить. Кофейное зерно они, конечно же, подберут и помогут мне настроить предложенную кофемашину. Сориентировали о примерном объеме требуемых продаж, чтобы им было интересно передать мне оборудование.

Игорь, менеджер компании, сказал: «Мы понимаем, что пока нет предсказуемости в продажах, посмотрим по ситуации. Цена за 1 кг будет 1000 рублей. Не переживайте, кофе будет вкусным. Несмотря на размер, машинка эта может показать больше, чем вы думаете».

Я отказалась, потому что посчитала, что это слишком большой компромис. Но поняла, что хочу и дальше опираться на их мнение во всем, что касается зерна и оборудования. Через день я прислала им на почту несколько вариантов кофемашин, которые мне подходили по всем параметрам, и спросила в лоб: «Если я куплю это оборудование, готовы ли вы дать свою оценку на этапе покупки и после полностью контролировать его работоспособность?» Я понимала, что хочу иметь опору в их лице, меня слишком пугала вероятность внезапной остановки работы кофейни просто по каким-то глупым причинам вроде моей излишней самоуверенности.

Мои новые партнеры согласились, и я, увеличив бюджет своего старта на 110 000 рублей, купила б/у кофемашину Franke Flair.

При выборе кофемашины лучше опираться на то, нашел ли ты своего поставщика кофе, того, который вызывает у тебя доверие.

Если да, то выясни, с какими брендами оборудования он предпочитает работать и почему, есть ли мастера в штате.

Проговори в открытую свои сомнения. Подумай, чего именно ты боишься больше всего:

• Остановиться и не работать 1—3 дня?

• Отсутствия достойной квалификации в варке кофе?

• Низких продаж?

У поставщика, который имеет свой штат мастеров по ремонту, работает с одними и теми же брендами, регулярно закупает новое оборудование – брать в аренду можно.

Если ты не нашел поставщика кофе, то выбери оборудование самостоятельно. Новая кофемашина – более высокая вероятность бесперебойной работы.

Оборудование в аренду

Стандартные условия аренды оборудования:

• покупка от 7—10 кг кофе ежемесячно. Это 45—50 чашек кофе в день, если работать только в будни;

• бесплатный ремонт оборудования;

• при поломке – предоставление подменной кофемашины. На самом деле, как быстро будет произведена замена – непредсказуемо, так как может не оказаться свободных машин, и придется ждать 1—3 дня, пока починят твою. Сколько стоит 1—3 дня простоя кофейни? Этим оценивай ценность твоего партнера по оборудованию.

Если решил покупать кофемашину

Покупка кофемашины очень похожа на процесс покупки автомобиля. Вариантов всегда много.

Первые две кофемашины в моей кофейне не были новыми. Я искала варианты на «Авито» и просила снять видео состояния и включать в прямом эфире, как выполняются все операции. У хорошего оборудования всегда есть встроенный необнуляемый счетчик приготовленных напитков. По нему можно понять, в каком состоянии внутренности и когда потребуется замена расходников.

Один из вариантов покупки б/у оборудования в хорошем состоянии – выкупить новую, но демонстрационную кофемашину с выставки или шоу-рума у дистрибьютора. Крупные компании по продаже оборудования для общепита часто списывают всю технику после ключевых отраслевых выставок. А также они могут проконсультировать, при каком пробеге какие расходники требуется заменить и сколько стоят оригинальные запчасти.

Выбор кофемашины и кофемолки, дегустация зерна, настройка оборудования, решение форс-мажоров по поломке оборудования – это огромный труд, который взваливать на себя неправильно, если ты разбираешься в кофе как любитель и никогда не работал сам за баром, но при этом решил открыть свою первую кофейню.