Владимир Горборуков - Транспортная логистика. Правила профессионалов

5. Оформление договора и заявок на перевозку.

При организации доставки необходимо правильно подписать договор и заявку на перевозку. В этих документах необходимо прописать важные положения, такие как: гарантия за сохранность груза, штрафные санкции за опоздание на погрузку на склад или на выгрузку к клиенту, пеню за несвоевременную оплату и так далее. Оформление договора и заявки на перевозку чрезвычайно важный этап. При возникновении спорных моментов между заказчиком и перевозчиком, когда стороны не находят взаимовыгодное решение путем переговоров, то тогда в суде, в первую очередь, потребуют оригиналы подписанных договора и заявки на перевозку.

6. Оформление комплекта документов.

– ТТН (СМР, коносамент);

– упаковочный лист;

– комплект сертификатов;

– счет;

– акты выполненных работ.

7. Учет продукции на транзитном складе.Контролировать поступление товара на транзитный склад нужно по двум информационным каналам. Получение информации от поставщика: какой товар, и в каком объеме он отправил на транзитный склад, и получать информацию со склада, что и в каком объеме они приняли.

8. Организация движения грузопотока и взаимодействия между участниками. Менеджеры по транспортной логистике выбирают условие поставки, согласно ИНКОТРМС 2020, и контролируют движение груза на всем пути следования от грузоотправителя до грузополучателя. Например, при организации поставки товара морским контейнером из Китая в Украину на условиях FOB, менеджер по транспортной логистике контролирует следующие этапы:

– доставка контейнера в порт;

– погрузка контейнера на судно;

– морская перевозка – соблюдение сроков поставки;

– получение от отправителя полного комплекта документов: три экземпляра коносамента, три копии коносамента, по три экземпляра инвойса и упаковочных листов, сертификат происхождения;

– выбрать экспедиционную компанию, которая оформит контейнер в порту;

– передать ей комплект документов и доверенность на получение груза;

– организовать доставку контейнера с порта морским или железнодорожным транспортом;

– организовать выгрузку контейнера и приемку товара по количеству и качеству.

9. Контроль движения товаров в пути. На всех этапах перевозки информировать заказчика о движении транспортных средств и о соблюдении сроков перевозки.

10. Организовать расчеты за доставку товара, работа с претензиями.После доставки груза менеджер по транспортной логистике должен проконтролировать получение от перевозчика: счета, актов выполненных работ и товарно-транспортных накладных с подписью и печатью грузополучателя о принятом грузе. Проверить правильность оформления этих документов и передать их в бухгалтерию для оплаты перевозчику за выполненную работу.

Если часть груза повредилась в пути и транспортная компания отказывается возместить ущерб, то менеджер по транспортной логистике собирает следующий комплект документов:

– договор и заявку на перевозку;

– товарно-транспортную накладную с подписью водителя о получении груза;

– акт о повреждении груза.

После чего передает эти документы в юридический отдел своей компании для оформления претензии к перевозчику.

11. Анализ плана/факта доставки грузов.Необходимо вести учет отклонений и выявлять причины этих отклонений от запланированного времени доставки. Устранение причин в нарушение сроков доставки позволит повысить качество предоставляемого сервиса грузополучателям.

12. Определение наиболее рационального маршрута перевозки.Для решения этого вопроса менеджеры по транспортной логистике в своей работе применяют различные программные продукты: карты Google, ТМ-карту, системы TMS. Но бывают случаи, когда надо оперативно перестроиться. Например, как-то в Одесском порту таможня стала задерживать оформление контейнеров на тридцать дней и более. Это было связано с переделом рынка перевозок морских контейнеров. При поставках грузов из Китая в Харьков Одесский порт является наиболее оптимальным для получения контейнеров на этом маршруте. Но задержка контейнеров в порту и увеличение сроков доставки почти в два раза были неприемлемы для компании грузополучателя. Тогда менеджеры по транспортной логистике разработали следующий маршрут: контейнера из Китая приходили в Румынский порт Констанца (Port of Constanta), там груз из контейнера перегружался в обычный автомобиль и доставлялся в Украину.

13. Упаковка товаров, выбор оптимальной тары. Менеджеры по транспортной логистике участвуют в принятии решений какой должна быть транспортная тара для продуктов компании, какой грузовая единица и маркировка товара. Их мнение учитывают при решении вопроса какой прочности должны быть картонные ящики, чтобы безопасно доставить товар.

Какая грузовая единица? Если это картонный ящик, то продукция размещается в виде штабеля в кузове автомобиля, то есть картонные ящики укладываются один на один. Или же грузовой единицей может быть деревянный поддон размерам 1200*800 мм, на котором уложены картонные ящики.

Маркировка должна легко читаться и быть простой для понимания: хрупкий груз, где верх, можно ли переворачивать. Это важные вопросы, которые обеспечивают сохранную и безопасную доставку товаров компании.

14. Управление своим транспортным парком.Если у компании есть свой парк автомобилей, то диспетчер, менеджер по транспортной логистике, заведующий гаражом отвечают за технико-экономические показатели работы этого подразделения:

– составление графиков выпуска автомобилей на линию;

– минимизация простоя под погрузкой-выгрузкой;

– поддержание автомобилей в технически исправном состоянии;

– проведение плановых и внеплановых ремонтов;

– составление графиков работы водителей;

– при необходимости поиск работы для своего парка от внешних заказчиков, поиск загрузок на обратные рейсы.

15. Мониторинг развития и тенденций транспортного рынка.Необходимо отслеживать цену топлива и как меняется ситуация на транспортном рынке. Например, цена топлива стала уменьшаться и при международных перевозках закончились разрешения на пересечение границы для коммерческого транспорта в несколько Европейских стран, то есть предложения со стороны перевозчиков внутри страны стало больше. Знание этих факторов позволит в переговорах с перевозчиками добиться лучшей цены. Хороший менеджер по транспортной логистике постоянно отслеживает развитие транспортной отрасли и рынка перевозок. Это позволяет выработать правильные стратегические решения развития своего предприятия.