Владимир Горборуков - Транспортная логистика. Правила профессионалов

16. Бюджетирование – планирование транспортных издержек на месяц, квартал год.На основании планов продаж и производства менеджер по транспортной логистике должен уметь посчитать издержки для доставки грузов своей компании. Такое планирование необходимо для определения долгосрочных планов ее развития.

Процессная модель управления – это модель, при которой управление компанией осуществляется процессами. Как обычно, в компании существует вертикальная структура подчиненности, но основное управление осуществляется процессами.

Бизнес-процесс – это совокупность мероприятий и работ, направленных на создание качественного продукта для внешнего или внутреннего заказчика. Бизнес-процесс имеет входы и выходы, необходимые ресурсы, исполнителей и ответственного за результаты бизнес-процесса. Бизнес-процесс описывается регламентами и имеет графическое отображение в виде алгоритма.

Как пример, в отделе логистики могут быть следующие бизнес-процессы:

Закупка сырья;

Доставка готовой продукции клиенту;

Отгрузка товара на экспорт;

Прием сырья на склады компании.

Бизнес – процесс может состоять из подпроцессов или процедур. Например: бизнес-процесс доставка готовой продукции клиенту может состоять из процедуры поиска необходимого транспорта и процедуры загрузки товара в автомобиль перевозчика. А бизнес-процесс закупка сырья может состоять из процедуры определения необходимого сырья, на основе планов производства и анализа складских остатков, и на процедуре проведения тендерных торгов для выбора поставщика. Пример бизнес-процесс приведен ниже.

Регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины

Участники процесса:

Менеджер по транспортной логистике – сотрудник отдела логистики, ответственный за качественную и своевременную доставку товара клиентам компании.

Территориальный менеджер – сотрудник компании, который отвечает за регион, в котором компания продает свою продукцию.

Заведующий складом – сотрудник компании, который отвечает за сохранное, безопасное и рациональное размещение готовой продукции на складе компании.

Менеджер по сбыту – сотрудник компании, который отвечает за прием заявок от территориальных менеджеров, отслеживание наличия складских остатков, формирование документа «Заказ покупателя» в учетной базе 1С.

Основные термины и понятия:

«Заказ покупателя» – документ в программе 1С, в котором сформирован заказ клиента. Этот документ формирует менеджер по сбыту на основе заявок территориальных менеджеров.

Заявка внешняя – заявка менеджера по логистике транспортным, экспедиторским или транспортно-экспедиторским компаниям на постановку транспорта для доставки товара клиенту.

Перевозчик – транспортная, экспедиторская или транспортно-экспедиторская компания.

Транспортная компания – компания, у которой имеется свой транспорт для перевозок грузов в междугороднем сообщении.

Экспедиторская компания – компания, не имеющая своего транспорта для перевозок грузов по Украине, и которая работает с привлечением автомобилей транспортных компаний.

Транспортно-экспедиторская компания – компания, которая имеет свой транспорт для перевозок грузов по Украине и также оказывает экспедиторские услуги.

1С – оперативная база, в которой ведется учет заказов покупателей, рейсов транспортных средств и взаиморасчетов с перевозчиками.

ТТН – товарно-транспортная накладная.

ОЛ – отдел логистики компании.

ТС – транспортное средство.

Требования к результату:

Своевременная, качественная доставка товара клиенту с наименьшими транспортными издержками.

Требования к процессу:

Исполнители не имеют права приступать к выполнению работ без ознакомления и соблюдения регламента. В своей работе исполнители должны строго соблюдать регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины.

Перечень и последовательность действий:

1) Получение заявок от клиентов

Территориальные менеджеры получают заказы от клиентов, и отправляют заявки менеджеру по сбыту по электронной почте. Заказ поступает в обработку при отсутствии просроченной дебиторской задолженности. Время подачи заказа до 16—00 при отгрузке на следующий день, после 16—00 при отгрузке через день. В бланке заказа прописывается контрагент, дата заказа и дата погрузки – выгрузки, в примечаниях все пожелания: акция, презентация, способ оплаты.

При поставке товара на условиях самовывоза, время прибытия машины на загрузку согласовывается с менеджером по логистике до 16—00 при отгрузке на следующий день или автомобиль грузится в ближайшее «окно» графика погрузки. Для этого менеджер по продажам отправляет на вайбер или электронную почту, следующую информацию:

– название клиента;

– марку и номер машины;

– ФИО водителя;

– контактный телефон водителя;

– тоннаж по заказу, чтобы определить время, необходимое для погрузки машины.

Менеджер по логистике отвечает за план – факт погрузки машины. Допускается ожидание отгрузки машиной клиента не более 30 минут. Если машина клиента по каким-то причинам опоздала на ранее согласованное время, то она отгружается в ближайшее «окно» графика погрузки.

График погрузки (с наемными машинами и машинами самовывоза) менеджер по логистике должен отправить письмом заведующему сладу готовой продукции, директору по продажам и начальнику отдела логистики.

2) Формирование документа Заказ покупателя в программе 1С

Менеджер по сбыту проверяет наличие складских остатков товара и формирует документ «Заказ покупателя» в программе 1С. «Заказ покупателя» должен быть сформирован в 1С до 17 часов. Если части товара нет на складе готовой продукции, то менеджер по сбыту должен проинформировать об отсутствующем ассортименте и согласованном графике отгрузки машин начальника производства, который в свою очередь должен обеспечить производство необходимой продукции и дать указание операторам участка упаковки об очередности упаковки готовой продукции.

Товар доставляется клиенту при условии, что тоннаж на одну точку выгрузки составляет не менее одной тонны.

3) Поиск транспорта для доставки товара

После 17—00 менеджер по логистике просматривает список документов «Заказ покупателя» или «Реализация товаров и услуг» и для тех клиентов, которым необходима доставка заказывает транспорт. Товар должен быть отгружен со склада клиенту в течение 24 часов и доставлен клиенту в течение 48 часов (на Западную Украину в течение 72 часов) после отгрузки товара со склада. Менеджер по логистике оформляет и отправляет заявку перевозчику не позднее, чем за четыре часа до планируемого времени отгрузки. Заявка должна быть предоставлена в письменном виде по электронной почте.