Владимир Горборуков - Транспортная логистика. Правила профессионалов

Заявка на перевозку содержит следующие данные:

– Время, дата, адрес подачи транспортного средства (пункт загрузки груза);

– Маршрут и условия перевозки груза;

– Характеристика груза;

– Требуемый тип транспортного средства (объем);

– Дата, время, пункт выгрузки груза;

– Контактный телефон и ФИО сотрудника компании, ответственного за отгрузку;

– Дополнительные требования к транспортному средству (наличие ремней, санитарных документов и прочее).

Перевозчик вносит в заявку следующие данные:

– Марка, государственный номер транспортного средства;

– ФИО, серия и номер водительского удостоверения водителя;

– Контактный телефон водителя;

– Ставит подпись и печать и высылает подписанную заявку менеджеру по логистике.

Любые изменения, вносимые в Заявку на перевозку груза, должны быть своевременно согласованы сторонами. Допускается в экстренных случаях подавать заявку по телефону, с обязательным ее подтверждением в письменном виде, как только появится такая возможность.

4) Очередность предоставления заявок перевозчикам

Как только менеджер по логистике увидел оформленный «Заказ покупателя» в программе 1С, просчитал тоннаж и объем перевозимого товара, он должен предоставить заявку на перевозку транспортным, транспортно – экспедиторским и экспедиторским компаниям, с которыми заключены договора. Менеджер по логистике должен знать и понимать, что стратегией компании является работа с перевозчиками без привлечения посредников – экспедиторских компаний. При перевозках должны оформляться договора и заявки на перевозку, оплата за перевозки должна оформляться по безналичной форме оплаты. При этом транспортные расходы не должны превышать четыре процента от стоимости перевозимого товара.

5) Проверка транспортной компании

Проверка транспортной компании осуществляется по следующему алгоритму:

1. Поиск информации в ЄДР (у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-

підприємців). Позволяет получить базовую информацию о предприятиях Украины. Можно узнать действующее предприятие или уже закрыто и получить информацию о контактных телефонах. https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch

2. Поиск информации на транспортных сайтах. Позволяет узнать рейтинг надежности перевозчика. Есть ли на него отрицательные отзывы. Узнать контактную информацию. По положительным или отрицательным отзывам навести справки о перевозчике.

3. Проверить номер контактного телефона. Ввести номер телефона в правом верхнем углу сайта https://lardi-trans.com/. Если номер принадлежит реальному перевозчику, то сразу отобразится его страничка на этом сайте и вся информация о нем. Можно номер телефона проверить и по google.com.ua, возможно мошенник уже в какой-то схеме использовал этот номер и его разыскивают.

4. Получить у перевозчика контактные телефоны нескольких предприятий, с которыми он постоянно работает, и которые могут его порекомендовать. Полученную информацию так же необходимо перепроверить.

5. Самый действенный способ – это на загрузке проверить телефон водителя, взять у него контактный телефон собственника автомобиля (Перевозчика). Проверить этот номер с тем, что указан в Заявке. Если номера не совпадают – обязательно связаться с Перевозчиком и прояснить ситуацию. Обязательно проинструктировать и Перевозчика и водителя, что если кто-то захочет поменять место выгрузки – об этом нужно немедленно проинформировать Заказчика (менеджера по транспортной логистике).

6. Необходимо работать только с надежными, проверенными перевозчиками. Если надежный Перевозчик, дает цену на пятьдесят долларов дороже, чем, какая-то попутная машина, которую нет возможности проверить, то необходимо нанять проверенного Перевозчика, с кем уже работали. Экономия в пятьдесят долларов не стоит возможных рисков утери дорогого груза.

7. На перевозку оформляется договор и заявка с мокрыми печатями.

6) Регистрационные документы перевозчика

Одновременно с оформлением Договора на перевозку и Заявки на перевозку менеджер по логистике получает от перевозчика все необходимые документы из списка ниже. И передает их бухгалтеру предприятия.

6.1. При заключении договоров на перевозку необходимо предоставить следующие документы, заверенные печатью предприятия:

6.1.1. Для юридических лиц:

– Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности – юридического лица;

– Справка органа статистики;

– Заверенная копия документа о полномочиях лица, подписывающего договор;

– Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщиков НДС);

– Вытяг.

6.1.2. Для субъектов предпринимательской деятельности – физических лиц:

– Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности – физического лица;

– Копия справки налоговой инспекции о присвоении идентификационного номера;

– Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщика НДС);

– Копия свидетельства плательщика единого налога (для плательщика единого налога).

6.2. Если перевозчик не предоставил необходимые документы, то работать с ним не разрешается. Менеджер по логистике должен в обязательном порядке предоставлять оригиналы договоров, заявок и документы из списков 6.1.1. и 6.1.2. в бухгалтерию предприятия. За постановку на отгрузку машины Перевозчика, с которым не заключен договор на перевозку товара, менеджер по логистике несет административную ответственность, и отвечает за все возможные убытки предприятия, которые произошли в результате не правильно оформленных документов.

7) Погрузка транспортного средства (ТС)

Перед погрузкой автомобиля водитель подходит к менеджеру по складской логистике и получает комплект документов на перевозку груза: ТТН и расходные накладные.

Заведующий складом и менеджер по логистике перед погрузкой ТС должен убедиться, что ТС, чистое, без посторонних резких запахов, тент или металлическая будка не протекают. Если ТС не соответствует требованиям под перевозку продуктов питания, то от него необходимо отказаться. По требованию перевозчика необходимо составить акт о несоответствии транспортного средства, в котором обосновать причину отказа. Такой акт подписывают: менеджер по логистике, заведующий складом и водитель. Акт составляется в двух экземплярах. Один отдается водителю, второй экземпляр остается у менеджера по логистике.

Если ТС подходит для перевозки, то товар отгружается и размещается в кузове автомобиля так, чтобы не допустить его смещения и повреждения в процессе транспортировки. Как правило, товар упирается, в торцевую стенку автомобиля. За правильное размещение товара в кузове ТС отвечает заведующий складом, который руководит погрузо-разгрузочными работами и отвечает за качественную погрузку.