Филиппа Дэвис - Создай себе имидж

Если необходимо предложить собеседнику что-нибудь по телефону, рекомендуется приберечь наиболее выгодный для вас вариант напоследок. Дело в том, что все мы из осторожности или чтобы помучать собеседника отклоняем первое (по нашему мнению, самое важное для него) предложение и принимаем следующее. Если приходится часто и длительно отвечать по телефону, то голос может звучать устало и раздраженно. Улыбка может добавить в голос более приятные нотки. Попытка зрительно представить собеседника также способна оживить ваше телефонное сообщение. Если вы по привычке опускаете либо подымаете голову во время разговора, то голос при этом может звучать несколько принужденно. Во время беседы по телефону не рекомендуется сутулиться, т. к. помимо нежелательных последствий для осанки — будете выглядеть старше и толще — это делает голос менее энергичным и ярким. Разговаривая, всегда держите голову так, чтобы чувствовать себя комфортно; голова и шея при этом должны быть расслаблены. В случае усталости полнее используйте артикуляцию, избегая напряжения в горле.

Ныне целые отрасли бизнеса услуг во многом зависят от того, какое впечатление производят голоса служащих по телефону. С моей точки зрения, очень важно отвечать заказчикам или клиентам по телефону тепло и раскованно. Даже при крайней загруженности не допускайте, чтобы это отражалось на манере беседы по телефону. Подымая трубку, медленно выдохните и не забудьте, если так у вас принято, сообщить свой номер, название компании и/или свое имя.

Если у вас имеется склонность говорить слишком быстро, громко либо, наоборот, вы начинаете бормотать себе под нос, когда возбуждены, закрепите на аппарате записку, напоминающую вам об этих привычках. Если часто «заводитесь», можно прикрепить надпись: «Расслабься!» Внимательно слушайте, а обнаружив, что часто просите собеседника повторить информацию, проверьте свой слух и выполняйте упражнения, развивающие умение слушать, которые приведены в начале этой главы. В некоторых компаниях выработаны определенные правила ответа по телефону: «Здравствуйте, это 1234567, «Смус Оперэйтор». С вами говорит Мери. Чем я могу вам помочь?» Это замечательно при условии, что голос оператора не звучит как робот. Во многих компаниях не понимают важности первого контакта по телефону и того, насколько плохо отвечать раздраженным незаинтересованным голосом. У аппарата должен находиться приветливый, располагающий к себе человек, которому абоненты будут готовы доверить свой бизнес или проблему.

Для некоторых людей характерна «телефонофобия», и они стараются как можно реже использовать данное средство связи. Часто это привлекательные и довольно болтливые люди, но по телефону разговаривают резко и обрывисто. Скорее всего, при общении они полагаются главным образом на зрительные восприятия, и для них важно просто научиться чувствовать себя комфортно, слушая других. Если у вас «телефонофобия», постарайтесь расслабиться перед тем, как позвонить (устройтесь поудобней на диване или даже в ванне); закройте глаза и сконцентрируйтесь на звонке, позабыв обо всем остальном. Не торопитесь и следите за дыханием. Расслабьтесь и наслаждайтесь, как в разговоре с самым близким и дорогим человеком.

Когда вы сомневаетесь, какая из сторон должна позвонить первой, имеет смысл проявить инициативу и позвонить самим, а не ждать звонка. Занятые люди просто не находят времени на ответный звонок, но часто они поступают так умышленно, выдерживая дистанцию и подчеркивая свою значимость. Такое поведение нельзя назвать вежливым.

Если у вас установлен автоответчик, подумайте о целях его использования. Ваш голос, записанный на автоответчике, должен звучать тепло и ободряюще, если хотите, чтобы другие охотно оставляли свои сообщения. Многие люди не любят автоответчики; может, им не нравится, как звучат в записи их голоса, они не верят в эффективность оставляемых сообщений или просто не хотят говорить с безответственной машиной. Очень могут раздражать всякие хитроумные записи, особенно, если позвонившему абоненту приходится выслушивать их достаточно часто.

CV (curriculum vitae — краткая автобиография) — это часто первое, что наниматель узнает о вас, так что ее важно хорошо представить, подчеркнув свои профессиональные достоинства. Старайтесь не демонстрировать пессимизм, готовность защищаться, излишнее чувство юмора и «изощренный» интеллект, пока не поймете, как ваш визави ко всему этому относится. Даже будучи веселым человеком, он может считать шутки неуместными при поступлении на работу в его компанию. Подумайте о своей квалификации, опыте и интересах и «просейте» всю эту информацию с точки зрения ЦЕЛЕЙ ДАННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Отредактируйте список своих достижений, чтобы выглядеть в лучшем свете с учетом той должности или работы, на которую претендуете. Гораздо лучше представить в резюме минимум информации, но которая вся будет «по делу», чем утомлять собеседника детальным описанием достижений двадцатилетней давности.

Лучше всего начать рассказ с последнего места службы и двигаться в обратном по времени направлении, если вы проработали уже долгое время. Новичку на рынке труда лучше начать с образования и продолжать изложение в хронологическом порядке. В первом случае подчеркивается опыт, а во втором основной упор делается на достижения.

При желании иметь профессионально подготовленное резюме нужно обратиться в соответствующую компанию.

Неформальное общение, связанное с работой, является частью вашего бизнеса. Поведение и одежда должны отражать это. Придерживайтесь сдержанного стиля. Посещая неформальное мероприятие, следует одеваться «нарядно, но с чувством меры». Вечернее платье должно быть строгим, но из «вечерней» ткани. Вы лишь сконфузите своих коллег и заставите сомневаться в вашей надежности, если «отпустите тормоза» в своем поведении или одежде. Это особенно важно для тех, кто занимает более низкие ступеньки служебной лестницы.

Научитесь заводить легкую светскую беседу. Это умение часто недооценивают, причем напрасно. Таким образом можно показать, что вам приятно в компании собеседника, и у вас есть общие интересы. Тему для разговора выбирайте так, чтобы ее смог поддержать каждый: о самом мероприятии, об окружении, о последних новостях, о транспорте. Во время разговора слушайте и подбадривайте своего визави. В начале беседы избегайте хвастовства, излишней критики и не рассказывайте о себе слишком откровенно. Светская беседа часто приводит к большим результатам и служит хорошей оказией проверить свою совместимость с будущим деловым партнером.