Анастасия Рыжина - Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

Для тяжеловесных файлов, созданных в специализированных программах, я рекомендую делать понятные названия или сохранять «превьюшки». То есть файлы в простых форматах (текст или изображение), которые легко открыть и просмотреть, но с которыми не всегда можно работать напрямую. Если вам что-то понадобится – вы сможете быстро пролистать превью и уже потом напрягать компьютер пережевыванием гигабайтных файлов.

То, что сделали для вас.Итоги работы ваших подчиненных или наемных лиц тоже важны. В идеальном мире, где клиенты улыбчивы, исполнители трудолюбивы, а миром правят радужные принцессы, результат проекта хранится минимум у двоих: у того, кто запросил сделать задачу, и того, кто эту задачу выполнил.

Труд других людей стоит хранить в том случае, если вы еще планируете воспользоваться его результатами. Например, вы заказали копирайтеру статью и не удаляете ее до тех пор, пока не выложите на сайт. Или пока не разместите текст в большом проекте, собрав его из кусочков своего и чужого труда. Еще пример: вы покупаете иллюстрации и храните их, планируя прикреплять к каждому рекламному проекту в ближайшие полгода. Но если материал уже отработал в проекте и не представляет интереса для других задач, от него можно избавиться.

Для проверки этого пункта можно задавать себе вопрос: «Планирую ли я использовать это в будущем?» Если вам жаль потраченных сил или денег, подумайте, кому они могут понадобиться. Это как найти классный и почти новый свитер, который вам безнадежно мал или не к лицу. Проще подарить его кому-нибудь, чем выкинуть или запихнуть в шкаф, в котором и так уже не закрываются дверцы.

«Чужие» файлы.Документы, которые уже не нужны лично вам, но могут понадобиться вашим коллегам, начальнику, клиентам. Общая рекомендация – отдайте их тому, кому они нужны, а у себя не храните. Кто-то из коллег может обидеться, но обычно ценная информация хранится у тех, кому она реально нужна. Для клиентской информации можно установить сроки давности, после которой информация удаляется: например, несколько месяцев для фотографий или 3–5 лет для проектов, дизайна, архитектуры.

То же самое касается и «бывшей работы». Документы с тех мест, из которых вы уволились, вероятнее всего, вам не понадобятся (если вы не собираетесь вернуться). Возможно, эти файлы будут нужны тем, кто там, на старой работе, остался – отдайте их. Если же вы боитесь, что файлы вам еще пригодятся – запишите их на диск и уберите на полку. Пусть на компьютере будут только те документы, которыми вы пользуетесь в настоящий момент.

«Долго не могла подступиться к этой задаче. Пересмотрела свое отношение к прошлогодним проектам. Поняла, что ко многим из них, как и к заказчикам, больше возвращаться не хочу и не буду. И грохнула все! Оставила только папочку «спорного» проекта, за который мне не заплатили – деньги невеликие, но работала на субподряде у подруги, поэтому ругаться не хочется. Фактически начинаю трудовую жизнь с чистого листа. Ощущения офигенные, приличнее не скажешь. Облегчение! Про портфолио вспомнила, но там было много однотипных вещей, так что выудить пару-тройку лучших из почты для меня не проблема. И, кстати, потом я написала той самой подруге, заказчик которой, по моему мнению, не рассчитался вовремя. Оказалось, что просто проект растянулся вместо трех месяцев на год. Так что даже деньги отдадут! Спасибо расхламлению – так, наверное, и не собралась бы».

Исключением среди «файлов бывшей работы» могут стать уникальные наработки, которые могут понадобиться в той же профессии, но в другом месте (библиотеки документов и госты, портфолио, каталоги оборудования и т. д.). Они будут составлять вашу личную «профессиональную библиотеку».

Сортировка по проектам.Для каждой рабочей задачи заведите отдельную папку и подпишите. Сложите внутрь все файлы, которые касаются этого проекта. Если проектов много, их удобно хранить в папках с обратной датировкой. Например: «2012 01 Годовой отчет», «2012 02 Правки по годовому отчету», «2012 06 Последняя версия годового отчета». Как только вы закончили работу над задачей, ее можно будет перенести в «архив» – папку с завершенными проектами (об этом я расскажу позже).

Если вы постоянно сотрудничаете с одними и теми же людьми, можно сначала сделать структуру «по клиентам». А уже внутри – каталоги с проектами и датами. Только не смешивайте в одну кучу папки разных видов. Не слишком удобно, если вы открываете папку с работой, а там в одной куче – материалы, имена клиентов и несколько неприкаянных проектов. Лучше сделать структуру немного ветвистее, но чтобы в каждой папке были документы только одного вида.

«Было трудно, потому что накопилось много документов с разными версиями (например, черновики текстов, чистовые версии, версии с примечаниями, отредактированные и т. п.). И в психологическом плане трудно: многие документы не открывала 3,5 года, с тех пор, как уволилась с конфликтом и ушла на фриланс. Удалила все ненужные версии, проекты рассортировала по принципу «год-название». Сделала 4 основные папки: «Для работы в будущем» (сохранила свои наработки по руководству отделом, обучению сотрудников и списки полезных книг), «Портфолио», «Резюме», «Текущие проекты». В итоге объем рабочей папки сократился почти в 10 раз по объему и в пять – по количеству файлов. Чувствую облегчение и знаю, что в рабочей папке у меня теперь только ценные для меня документы».

Не все документы нужны нам постоянно. Во время работы над проектами часто бывают нужны документы, которые после завершения проекта можно удалить. И их лучше сразу сложить отдельно, чтобы потом не заниматься уборкой проектной папки, а просто нажать Delete.

Есть два варианта хранения «временных файлов». Первый – создавать типовые папки с одинаковым названием (например, «временное», «свалка», «удалить потом», «текучка», «0») внутри папки самого проекта. Важно задавать им одинаковое название, которое вы легко запомните. Потом по нему можно находить «папки-времянки» через общий поиск и раз в пару месяцев удалять.

Второй вариант – завести на диске одну большую «папку-свалку», куда складывать копии версий рабочих файлов и другую текучку по проектам. Не забывайте создавать подпапки по именам проектов, чтобы одним кликом удалить всю информацию по завершении работы. У меня, например, такая «папка с текучкой» сама собой выросла из бывшей «папки-свалки» (название «Свалка», правда, так и осталось).

Зачем нам лишняя папка, тем более в формате «свалки»? Мы же расхламляемся, а не наоборот? Смысл в том, что обычно после завершения проекта вы с облегчением «закрываете» его у себя в мозгу и больше никогда не возвращаетесь к папке с задачей. Соответственно уже через неделю мы не вспомним, что внутри лежат какие-то договора, входящие файлы и куча другой ерунды. Поэтому сразу откладываем в сторону то, что потом хранить не понадобится.