Анастасия Рыжина - Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

Старые версии проекта.Многие сталкиваются с проблемой – делаешь что-то, исправляешь, а потом клиент или начальник говорит: «Уважаемый, а открой нам, пожалуйста, самый первый вариант документа?» И тебе либо сидеть без вины виноватым, либо чувствовать себя археологом-спринтером и восстанавливать давно забытое за крайне сжатые сроки. Стресс, нервы, валерьянка, увольнение…

Катастрофы не произойдет, если в «папку-текучку» складывать все принципиально отличающиеся версии рабочего документа. Как только вы понимаете, что происходит глобальная переделка – скидывайте старую версию в папку «временных файлов». И затем вносите правки в самый свежий рабочий документ. Как только проект закончится – все промежуточные стадии можно удалить. Или записать в архив, «на случай ядерной войны» (про архив рабочих файлов – в следующей главе). В следующий раз, когда вас попросят достать из шляпы кролика – то есть временную версию документа пятилетней давности, – вы жестом профессионального фокусника извлечете из идеально упакованного архива все, что необходимо.

Копия копии копии.Не плодите промежуточные результаты в основной рабочей папке. Держите там только одну, самую новую версию. Иначе есть риск запутаться в куче вариантов «версия 3», «версия 4–2», «версия новая» и «версия от Михалыча». Какая из них была последней, кто помнит, коллеги?.. Один из источников ошибок – взять для доработок не тот файл. Например, в котором осталась еще не исправленная ошибка. И этот незамеченный косячок может попортить вам много крови. Например, ошибка в номере телефона, которую вы один раз исправили, а потом случайно вернулись к старой версии – и вот уже люди звонят не туда и уходят к конкурентам, у которых правильный телефон, продажи падают. И все из-за маленькой опечатки.

«А у меня вообще вся папка «Работа» полностью ликвидировалась. В этой папке находились картинки, рерайты текстов и еще что-то, что я уже не стала рассматривать. Самое большое место занимали картинки, они перенеслись в папку «Свалка», и я постараюсь разобрать их на днях. А все остальное я удалила, так как не уверена, что в ближайшее время хочу вернуться к подобной работе, и хочу ли вообще».

Завершенные проекты, к которым вы почти наверняка не будете обращаться снова, лучше убрать в архив со сроком хранения. Вспомните госучреждения, которые хранят бумажные документы пять, десять, двадцать лет, а по истечении этого времени уничтожают. Не перепутайте – речь идет не о файле типа zip или rar, а о длительном хранении неактуальных файлов.

Отсортируйте папки, отделив текущую работу от завершенной. Создайте для завершенных проектов отдельную папку «Архив работ». Или «Мои лучшие годы в этой конторе», или «Наконец я это закончил». Или любое другое название. Переместите туда все завершенные проекты, в идеале – способом «обратной датировки». Например, «2002 03 Отчет о закупке мыла» или «1998 Вся информация по моей кандидатской».

Завершив проект, не забывайте переносить его в папку «архивного хранения». Как вариант: можно проверять рабочую папку раз в несколько месяцев и собирать все завершенное за это время одним махом. Архив можно сложить в отдельное место файлового хранилища, записывать на DVD-диски или отдельный внешний диск. Как вариант – комбинировать: накапливать «архив» на жестком диске, а по достижении определенного объема «сливать» на внешние хранилища и убирать на полку.

«Перебрала всю свою папку с рисунками, удобно рассортировала по темам и местами по годам, все исходники (кроме тех, которые не закончены и которые я планирую закончить в ближайший месяц) убрала в отдельную папку в архив. Ощущения приятные! Мне нравится, что теперь я могу быстрее ориентироваться в этой папке, знаю, где что лежит, показывать кому-то работу стало намного удобнее».

Временные файлы и текучка.Удалите все временные файлы и промежуточные шаги в ваших завершенных проектах. Здесь нет смысла хранить техзадание от начальника, папку писем от коллеги с ценными замечаниями или материал для разового вдохновения. Оставьте только самое важное – результат всего труда, финальные файлы с готовой работой и краткую выжимку проекта или превью к нему. Если вы планируете только печать ваших старых работ – подготовьте файлы для печати, удалив весь промежуточный результат. Если вам может понадобиться текстовая или табличная информация – сведите самое важное в один документ. Все зависит от рода вашей деятельности.

«Разобрала папку с работой. Глядя на нее, чувствую гордость за себя и удовлетворение. Вот, думаю, не зря все! А когда порядок навожу – внутри гармония и умиротворение… Теперь технические моменты. Я работаю стилистом, и это одна из моих основных папок. В ней я решила сохранять только то, с чем работаю в данный момент. Например, в «Украшениях» есть папка «Вдохновение» – там остались только отобранные картинки, по которым я буду рисовать эскизы. Из папки «Блог» все статьи перенесла в Evernote. И установила на телефон. Там буду писать статьи. И так я не засоряю заметки. Все работы и фото с клиентками перенесла в «Творчество». Это мне часто нужно для создания портфолио на сайтах. Разобрала фотосессии. Уф… Пополнился творческий архив! Красотааа… Оставила разные свои теоретические наработки, которые нужны каждый раз. Вообще, перенести клиенток в архив – это озарение. Спасибо!»

Аккуратная «упаковка».В идеальном мире перед записью в архив проекты лучше финализировать. В графических файлах могут слетать шрифты. Документы, требующие специальных программ, могут перестать открываться в новых версиях. Если вы хотите сохранить все до последней буковки, убедитесь, что проект упакован так, что и через несколько лет вы без проблем сможете его просмотреть. Также очень помогает подписывать документы внятным языком, чтобы потом не материться, открывая все файлы с названиями типа «fin-04», «ваывла» и «new-24».

Для тех, кто ценит свое время.Совет, полностью противоположный предыдущему. Чтобы записать файл «в архив» – не обязательно его «причесывать»!

«На данный момент еще не все папки почищены, но прогресс идет на удивление быстро, уже удалены сотни файлов. Есть только 2 папки, в которые прям заглядывать страшно. Я их уже несколько раз открывала, и каждый раз с криком убегаю оттуда. Это были групповые проекты, один – книга (включая написание текстов, создание инфографики и верстку по главам), другой – мобильное туристическое приложение (метаструктура, тексты, картинки, презентации и плакаты для него). Так как это групповая работа, там десятки файлов одинакового вида, версии, сделанные разными людьми. И вот там лежит что-то типа «final» «final 3» «final new» «final final» «final ok»… Хочется волосы на голове рвать».