Джамиля Котлярова - Записки удаленщика [Как стать крутым фрилансером] [litres]

Интересно, что на Западе актов нет: приемкой работ считается оплата по счету. Так что, если будете работать с иностранными клиентами и пришлете им акт, они, мягко говоря, удивятся.

Если вы заключали рамочный договор, то от услуги к услуге вы составляете новые приложения, по ним выставляете счета, а по этим счетам – закрывающие акты.

Давайте еще раз проверим, что нужно учесть при составлении договора и остальных документов:

✓ Ответственность и обязанности обеих сторон, а не только клиента. Прописана ответственность клиента за срыв сроков, непредоставление материалов и доступов, за долгое отсутствие ответа.

✓ Штрафы не превышают размер оплаты.

✓ Прописана возможность обмениваться сканами подписанных документов.

✓ Указаны адреса электронной почты обеих сторон, с которых будут отправлены сканы.

✓ Прописана передача прав или лицензирование.

✓ Есть срок окончания действия договора и строчка про пролонгацию, если договор рамочный.

✓ Указаны условия возврата денег ввиду расторжения договора.

✓ Прописаны условия конфиденциальности: что можно разглашать, что нельзя, учтен процент за запрет добавления работы в портфолио.

✓ В счете прописаны все услуги, оплачиваемые единоразово.

✓ В акте указано, что заказчик не имеет претензий и принимает работу.

В офлайне все эти документы стороны подписывают вручную: распечатывают по два экземпляра, ставят подписи на каждом, после чего забирают себе по одному. Фрилансеры же часто живут с клиентами в разных городах и даже странах, поэтому подписывать документы приходится удаленно. Как это сделать правильно?

Первый и самый простой вариант – сканы. Вы распечатываете документ, подписываете, сканируете и отправляете клиенту. Он распечатывает ваш скан, тоже подписывает, снова сканирует и отправляет вам. Если планируете пользоваться таким способом, обязательно пропишите в самом договоре, что сканы имеют юридическую силу, и отправляйте их только по электронной почте. Почту обеих сторон тоже нужно прописать: документы должны быть отправлены только с указанной почты и ни с какой другой.

Однако обмен сканами не отменяет обмена оригиналами, лишь дает отсрочку: для бухгалтерии и налоговой первичные документы все еще нужны. Поэтому для начала работы вы используете сканы, чтобы закрепить договоренности, а после спокойно отправляете оригиналы заказным письмом. Оно обычно идет около недели-двух по стране.

В случае если оригиналы нужны срочно, можно заказать курьерскую доставку. Обычно я прошу клиента оплатить курьера, так как ему нужнее – а я могу и подождать, так как работаю на себя и отчитываюсь раз в год.

Еще один вариант – электронный документооборот (ЭДО). Вы регистрируетесь в сервисе ЭДО, покупаете электронную подпись и используете ее для подписи документов. Минус таких систем в том, что обе стороны должны использовать один и тот же сервис, то есть нельзя просто купить подпись и ставить ее на любом документе. Поэтому я редко пользуюсь такими сервисами и предпочитаю первый способ со сканами.

На деле многие сделки на фрилансе обходятся без юридического оформления: согласно моему опросу 57 % фрилансеров не заключают договор совсем, а 15 % заключают его только на крупные суммы. В этом есть смысл: по закону сделки физлиц до 10 000 рублей можно заключать устно, а многие клиенты и сами работают как физлица, перечисляя оплату с личной банковской карты.

А вот если вы работаете с компанией, договор или хотя бы счет с актом понадобятся в большинстве случаев: если компания платит со своего расчетного счета, ей нужны подтверждающие сделку документы.

В случае с небольшими суммами договор, как правило, не особо полезен: я знаю фрилансеров, которые отказались идти в суд после отказа клиента платить просто потому, что издержки и расходы на юриста превысили бы сумму компенсации. Кому-то пришлось бы для этого возвращаться в родной город и тратиться на билеты, другим просто не хочется трепать себе нервы.

А вот большие суммы есть смысл защитить договором: даже если вы потратите пару десятков тысяч на судебные тяжбы, в случае победы вы получите в несколько раз больше.

И, конечно, имеет значение ваш статус. Если вы ИП – проще работать по документам, так как для отчетности они тоже пригодятся. А вот если вы еще не оформлялись, то вопрос стоит острее: если я физлицо, как оформлять договор и нужно ли? А как применять режим самозанятого? В следующей части разберем эти нюансы.

Традиционное разделение такое:

– если вы оказываете услуги редко, это не является вашей основной деятельностью, и вы не уверены, что будете продолжать работу в этом направлении, можно не оформляться совсем. В этом случае вы работаете как физическое лицо и платите в конце года 13 % с доходов, полученных от фриланса;

– если вы оказываете услуги регулярно, при этом сумма дохода за год не превышает 2,4 млн рублей, оформляйтесь как самозанятый;

– если вы планируете зарабатывать больше 2,4 млн в год, хотите нанимать сотрудников и, например, открывать свой офис, оформляйте ИП.

Итак, основной ориентир – регулярность заказов и ваш доход от фриланса. Теперь давайте рассмотрим плюсы и минусы каждого способа.

Для этой формы занятости никакого оформления не требуется. Вы просто оказываете услугу и получаете деньги на любой свой счет. В конце года вы должны заполнить декларацию 3-НДФЛ и заплатить со всех этих фрилансерских поступлений 13 %, если получали деньги от таких же физлиц.

Если же вы работаете с компанией, она заключает с вами договор и сама платит за вас налог и страховые взносы. В этом случае в договоре вы увидите сумму, которая больше вашей оплаты на 13 %, потому что компания сама заплатит за вас НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13 %, к тому же ей придется перечислить в бюджет еще около 30 % в государственные фонды. По этой причине компании не очень любят заключать договор возмездного оказания услуг с физлицом: они платят гораздо больше, чем заплатили бы самозанятому или индивидуальному предпринимателю, так как последние платят за себя налоги и взносы самостоятельно.

До введения режима самозанятости не оформившие ИП фрилансеры работали именно так, поэтому ИП имели преимущество перед ними. Теперь же физлица могут перейти на самозанятость, чтобы клиентам было выгоднее и удобнее с ними работать.

Минус работы как физлицо – высокий налог. Здесь вы платите 13 % против 4–6 % на самозанятости и 6 % на ИП. Еще один минус – так нельзя работать долго и регулярно. Если государство заподозрит, что вы ведете предпринимательскую деятельность (а фриланс – это предпринимательство) без регистрации, вас могут оштрафовать и привлечь к ответственности. Так что используйте этот способ только в случае, если получаете не больше нескольких платежей в год.