Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Представьте, что вы полностью погружены в работу над составлением предложения. Это первостепенная задача. Вдруг к вам подходит коллега и просит помочь разобраться с принтером. Вы с большой неохотой откладываете свои дела и приходите на помощь. Через 20 минут вы возвращаетесь к работе над предложением, но сосредоточиться уже сложнее. Для начала давайте выясним, насколько часто вас отвлекают от работы – и что или кто именно.

Выделите 45 минут, чтобы сосредоточенно поработать над проектом или задачей, находясь в офисе (желательно – за рабочим столом). Используйте часы, секундомер или таймер, чтобы отслеживать каждое отвлечение, причиной которого стали вы или кто-то другой. Записывайте всё в дневник: скажем, отведенные 45 минут начинаются в 13:00.

Анализ записей показывает, что 22 из 45 минут, отведенных на сосредоточенную работу, – 48 % времени! – ушли на разные отвлечения. Используйте шаблон дневника, приведенный ниже, чтобы зафиксировать свои 45 минут. Затем проанализируйте всё, на что вы отвлекались, и задайте себе такие вопросы:

● Насколько часто я действительно отвлекаюсь, когда пытаюсь сосредоточиться?

● Кто чаще становится причиной отвлечений: я или другие?

● Что отвлекает меня чаще остального?

● Что из моих действий (или бездействия) приводит к отвлечениям?

● Как это сказывается на моей концентрации и продуктивности?

Вы составили представление о том, как часто и по каким причинам отвлекаетесь. Теперь ознакомимся с надежными способами не сбиваться с пути.

«Есть минутка?», «Просмотришь эти бумаги?», «Встретимся в ближайшее время?» – такие вопросы задают нередко. Но, если слишком часто отвечать «да», с концентрацией и продуктивностью можно распрощаться. Попробуйте последовать советам ниже, чтобы окружающие не смогли разрушить ваши планы на день.

В следующий раз, когда кто-нибудь зайдет в кабинет и спросит, готовы ли вы кое-что обсудить, ответьте: «С удовольствием, но не сейчас». Вместо того, чтобы бросать все дела и уделять внимание этому человеку, договоритесь побеседовать попозже или в другой день.

Если вопрос срочный, спросите, сколько времени понадобится на его обсуждение. Скажите, что сейчас вы можете выделить лишь несколько минут. Если потребуется продолжить разговор, внесите его в свое расписание. Это позволит свести отвлечения к минимуму и научит окружающих использовать ваше время эффективнее.

Чтобы отвлечение не затянулось, попросите собеседника сразу перейти к сути дела и его изложить в нескольких фразах, что требуется от вас, какое решение он предлагает и к какому сроку нужен результат.

Чтобы снизить риск отвлечений, сделайте так, чтобы окружающим было сложнее вас найти. Если вам нужно полностью сосредоточиться для работы над важным проектом, попробуйте занять пустой кабинет или конференц-зал.

Вместо того чтобы придерживаться политики открытых дверей, когда каждый может зайти в любое время с любым вопросом, постарайтесь выделить часы, когда это можно делать. Большинство людей готовы подождать, чтобы обсудить несрочные вопросы, если точно знают, сколько ждать.

Люди постоянно заглядывают к вам, чтобы распечатать документы, забрать маркетинговые материалы или сварить кофе? Если ответ положительный, попробуйте убрать принтер, кофемашину и тому подобное из кабинета, чтобы коллеги перестали вас отвлекать.

Смысл сокращения отвлечений, особенно в моменты сосредоточенной работы, – повышение продуктивности и личной эффективности. Но это не значит, что надо избегать общения с коллегами до скончания века. Всегда думайте, что может принести пользу другим сотрудникам, отделу и всей компании.

Стратегии руководителей

Центр креативного лидерства (Center for Creative Leadership, CCL) провел исследование, в котором приняли участие 247 руководителей высшего звена. Респондентов спросили, какие стратегии они применяют, когда необходимо сосредоточиться. Оказалось, что:

● 29 % закрывают дверь кабинета и вешают табличку «Не беспокоить».

● 18 % расставляют приоритеты в календаре, выделяя время для рабочих встреч и свободные часы.

● 14 % прибегают к помощи ассистентов, которые отсеивают звонки и обращения не первой важности.

● 13 % отключают мобильный и стационарный телефон или принимают только срочные звонки.

● 12 % поддерживают связь при удаленной работе из дома или вне офиса, в том числе заранее планируют, чем именно займутся в самолете или аэропорту.

● 6 % устанавливают определенное время для проверки электронной почты, отключают уведомления и просят ассистентов сортировать письма.

● 4 % приходят на работу раньше, уходят позже или работают на выходных, чтобы успевать завершать дела, когда никто не отвлекает.

Если вы перестали работать над задачей, не успев завершить ее, и переключили внимание на другое дело, значит, вы отвлеклись. Вот на что отвлекаются люди чаще всего:

● Переключиться на дело, о котором вспомнили только сейчас.

● Начать искать что-то в интернете и открыть ряд посторонних сайтов.

● Проверять социальные сети при каждом уведомлении.

В исследовании Глории Маркс говорится о том, что в 40 % случаев сотрудник, который отвлекся, не возвращается к задаче, которую выполнял, а начинает заниматься другими делами. Представьте, что вы работаете за столом, как вдруг звонит телефон (отвлечение № 1) – коллега просит вас проверить, прошла ли оплата по последнему счету-фактуре. Вы выполняете просьбу и уже готовы положить трубку, чтобы вернуться к чтению, как вдруг та же собеседница просит переслать новую политику затрат (отвлечение № 2). Вы снова идете навстречу. Вас дважды отвлекли от работы. Если ничего не предпринять, вы отвлечетесь еще три, четыре и неизвестно сколько раз.

Как же это предотвратить? Попробуйте пять простых приемов.

Определите временной интервал для работы над конкретным проектом и занесите его в ежедневник. 20–25 минут – идеальный отрезок: он достаточно длинный, чтобы успеть что-то сделать, и достаточно короткий, чтобы вынести решение сторонних вопросов за его пределы.