Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Приложение-таймер поможет сосредотачиваться на одной задаче за раз, задавая короткие промежутки для работы и перерыв на отдых между ними. Большинство таймеров отслеживают прогресс в отдельных проектах. Кстати, если вы, часто проверяя социальные сети, растеряли навыки концентрации внимания, то таймеры помогут вернуть их обратно.

Вполне вероятно, что в голову будут приходить новые мысли, забытые дела или великолепные идеи. Не отмахивайтесь от них, а запишите на бумаге. Почему на бумаге? Это позволит не отвлекаться на телефон, планшет или компьютер.

Всем известен совет по управлению временем, согласно которому следует делать самое сложное в начале дня, на свежую голову. Но исследование Виктора Гонсалеса, преподавателя Автономного технологического института Мексики, опровергает это утверждение. Гонсалес проанализировал 889 часов работы сотрудников трех организаций, занимающихся высокими информационными технологиями. Всё это время работники переключались между задачами. «Участники исследования чаще отвлекались в начале дня и делали это реже ближе к его концу», – отмечает Гонсалес.

В течение обычного рабочего дня человек успевает отправить напоминания коллегам, посмотреть смешные видео с котами, составить отчеты по продажам и поучаствовать в нескольких видеозвонках – и всё это одновременно! Исследователи Рубинштейн, Мейер и Эванс обнаружили, что, переключаясь между задачами, люди снижают продуктивность и точность, иногда – наполовину.

Сегодня, когда работа не прекращается ни на минуту (спасибо смартфонам, электронной почте и мессенджерам), люди ведут уже не по пять, а по 15 проектов одновременно. Большой поток входящей информации и невозможность полностью его контролировать приводят к тому, что современный человек сталкивается со сложностями в работе, которые не получается решать своевременно. Попробуйте следующие простые техники, которые помогут справиться с многозадачностью.

Уведомления о новом письме или сообщении кажутся мелочью, но на самом деле они отвлекают от текущей работы и приводят к многозадачности. Переведите телефон в авиарежим или воспользуйтесь приложением, которое ненадолго ограничивает доступ в интернет.

Выделите время сразу на все звонки, письма и мелкие поручения. Сделать всё получится быстрее: не придется переключаться между разными задачами.

Джулия Моргенстерн в книге «Никогда не проверяйте почту утром» (Never Check Email in the Morning) советует не начинать день с проверки электронной почты. Вместо этого посвятите первый рабочий час важным задачам или проектам, которые требуют повышенного внимания.

Не стоит сразу приниматься за выполнение новой задачи только ради того, чтобы не забыть про нее. Лучше внесите ее в список дел, чтобы не держать в голове и точно знать, где записали. С этим справится любое приложение для заметок на смартфоне.

Не полагайтесь лишь на папку «Входящие» в электронной почте и систему хранения файлов. Поставив на рабочий стол лоток для бумаг, вы сможете класть в него всё, что требует внимания и должно быть под рукой.

Не расписывайте по минутам весь рабочий день. Оставьте часть времени свободным, чтобы успеть справиться с новыми задачами или решить вопросы, которые уже давно ждут своего часа.

Делайте дела параллельно

Если от разговоров о концентрации на одном-единственном деле у вас идут мурашки по коже, не волнуйтесь, лучше познакомьтесь с родственником многозадачности – параллельным выполнением задач. При таком подходе удается сэкономить время и силы. К примеру, слушайте аудиокнигу по бизнесу, пока едете в машине, читайте письма и отчеты, пока тренируетесь на беговой дорожке, проведите бизнес-завтрак в самолете, сделайте бумажную работу в очереди к врачу.

Согласно исследованию доктора Пирса Стила, профессора Университета Калгари, прокрастинация сейчас на пике. В 1978 году около 15 % населения в умеренной степени откладывали дела. Сегодня число выросло в четыре раза – до 60 %.

Еще один важный вывод из исследования звучит так: 95 % жителей североамериканского континента считают, что прокрастинируют на работе. Это приводит к снижению продуктивности и потере прибыли, которая исчисляется миллиардами долларов. Прокрастинация – явление естественное. Полностью искоренить его нельзя, но можно взять под контроль при помощи приведенных ниже стратегий.

По данным исследования Тимоти Пичила, сотрудника Университета Оттавы, проблемы с прокрастинацией наблюдаются у 70 % североамериканцев. А как дела у вас? Пройдите тест, чтобы определить текущий уровень прокрастинации.

Подумайте о рабочих буднях и оцените каждое утверждение. Подсчитайте количество баллов, чтобы узнать, насколько большое влияние прокрастинация оказывает на вашу работу.

1 – почти никогда,

2 – иногда,

3 – часто,

4 – постоянно.

1. Я все время откладываю начало работы над задачами или проектами, которые мне не нравятся. __________

2. Даже если у меня есть точный срок, я откладываю работу до последнего момента. __________

3. Когда нужно принять сложное решение, я тяну с этим как можно дольше. __________

4. Мне не нравится откладывать работу над важной задачей, но я продолжаю так делать. __________

5. Я постоянно опаздываю на совещания и встречи. __________

6. Мне часто приходится сдвигать сроки. __________

7. Я постоянно обещаю себе, что «сделаю это завтра». __________

8. Я теряю работу или порчу с кем-то отношения из-за того, что откладывал дела. __________

9. Даже когда мне хочется поскорее приступить к новому интересному проекту, мне тяжело начать. __________

10. Я легко теряю концентрацию, часто отвлекаюсь на пустяки. ____________

Подводим итог: ____________

● 10–15 баллов. Поздравляем! Да, иногда вы откладываете дела, но вас нельзя назвать хроническим или заядлым прокрастинатором. Чтобы прокачать «мышцу выполнения дел» еще сильнее, определите наиболее важные задачи и выделите на них отдельный день и конкретное время.

● 16–25 баллов. У вас нет серьезных проблем с прокрастинацией, но система расстановки приоритетов вам бы не помешала. Она поможет работать результативнее. В качестве основы для системы используйте не сложность и срочность задачи, а ее важность и результат выполнения. Это поможет не поддаваться соблазну отвлечься.