Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

● 26–32 балла. Прокрастинация плохо сказывается на вашей работе и карьере. Возможно, вы слишком загружены. Попробуйте разбить крупные проекты на мелкие задачи. Это поможет приступить к действию быстрее и легче.

● 33–40 баллов. У вас серьезная проблема с прокрастинацией. Оцените, насколько сильно она влияет на ваши рабочие результаты и отношения с людьми. Многие прокрастинаторы отвлекаются на различные устройства. Электронная и голосовая почта, сообщения в мессенджере, интернет – прекрасные инструменты, но, когда они постоянно отрывают вас от работы, сосредоточиться практически невозможно. Положите этому конец, выделив время, в которое вы не будете пользоваться гаджетами и просматривать сайты.

Вы жаворонок, который расправляется с утренним списком дел так же быстро, как медведь – с бочонком меда? А может, вы сова и вам легко решать даже самые сложные задачи в 23:00?

Как бы то ни было, если подстроиться под естественные ритмы спада и подъема энергии, справиться с прокрастинацией будет просто, в том числе и при работе над нелегкими проектами.

Есть ли в вашем списке дел задача, которую вы откладывали несколько дней, недель или даже (о ужас!) месяцев? Если да, воспользуйтесь силой календаря, чтобы наконец с ней разделаться. Откройте ежедневник, смартфон или планшет и зарезервируйте конкретный день и время, в которое обязательно займетесь этой задачей – и только ей.

Одна из причин, по которой люди прокрастинируют, – страх перед задачей в ее текущем виде. Многие не знают, что делать дальше. Чтобы не чувствовать такого давления, продумайте следующий шаг, который приблизит вас к цели, и сделайте его настолько простым, насколько возможно. Если разбить крупную неконкретную задачу на небольшие и понятные шаги, мозг получит сигнал: «Я справлюсь».

Как только вы что-нибудь предпримете (и не важно, велико ли дело), похвалите себя. Не ждите, пока выполните весь список дел, чтобы испытать хоть какое-то удовлетворение. Такое самоодобрение дает положительный импульс, который побуждает двигаться дальше.

Завтра вам точно не станет проще решить, что сделать с проблемным документом. Приучите себя распределять всё, что попадает на рабочий стол, по категориям: «Сделать сейчас», «Поручить другому», «Выкинуть», «Отложить». К слову, отложить – не значит убрать в груду других бумаг и притвориться, что задачи не существует. Это путь к прокрастинации. Отложить – это занести документ в картотеку с датами (электронную или обычную) и выделить время на работу с ним. Альтернатива – занести в список «Когда руки дойдут» и с чувством вины постоянно откладывать на потом.

Электронные письма и сообщения стали более предпочтительным средством коммуникации, чем разговоры по телефону. И если большую часть звонков, писем и сообщений, автор которых – вы, контролировать можно, то с теми, которые поступают к вам, сложнее. Телефонные звонки и уведомления слышны вне зависимости от того, удобно вам сейчас ответить или нет.

Управление звонками – важнейший шаг к контролю над временем. Удивительно, насколько легко это сделать, если следовать некоторым базовым правилам.

Если телефон звонит, это не значит, что нужно брать трубку. Зачастую люди ведут себя как подопытные крысы: непроизвольная реакция на стимул в виде звонящего телефона – ответить. Если вы на совещании, занимаетесь важным проектом или просто сосредоточенно работаете над чем-то, не берите трубку. Пусть звонящий оставит сообщение.

Если вам звонит кто-то, с кем нужно поговорить, но время неподходящее, не отвечайте резкой фразой «Я не могу сейчас разговаривать». Договоритесь перезвонить. Если назначить время звонка, то удастся избежать бесконечных попыток созвониться, которые отнимают так много сил. Если вам кажется, что тему лучше обсудить письменно, предложите собеседнику написать на электронную почту.

Если вы когда-нибудь сталкивались с тем, что кто-то жужжит над ухом не переставая, а вам вот-вот сдавать проект, то вы прекрасно понимаете, насколько это раздражает. Вместо того, чтобы вежливо продолжать разговор, пока время бесследно исчезает, попросите собеседника перейти к сути. Используйте краткую и уместную фразу: «У меня есть лишь столько-то минут, скажите, чем я могу вам помочь. Постараюсь сделать за это время всё, что в моих силах».

Как только вы решили вопрос или вышло время, пора завершать разговор. Вежливо повторите то, к чему вы пришли или о чем договорились, и поблагодарите за звонок, показав, что готовы положить трубку.

Один из способов перестать отрываться от работы или терять концентрацию – выделить время для звонков и внести его в расписание. Ведите отдельный список нужных звонков и найдите на них время в календаре.

Если цель вашего звонка не только выяснить, как дела, имеет смысл составить план разговора, чтобы сэкономить время. Хорошая идея – отправить собеседнику письмо о том, какие темы планируете обсудить. Это поможет не отвлекаться на посторонние вопросы при разговоре.

Чтобы убедиться, что вы не отвлекаете собеседника от важных дел, в начале разговора просто спросите, удобно ли ему сейчас разговаривать. Если нет – договоритесь перезвонить в более подходящее время. Если да – сам факт того, что вы спросили, заставит человека слушать внимательнее.

Длинные голосовые сообщения, в которых собеседник пытается подробно изложить весь разговор, удаляют через несколько секунд. Лучше оставьте короткое, где будет самая суть. Назовите свое имя, цель звонка, телефонный номер и время, в которое вам можно перезвонить. Убедитесь, что у человека есть всё необходимое, чтобы с вами связаться.

Текстовая переписка

Переписка в мессенджерах отвлекает так же, как звонки, а иногда – и сильнее. В большинстве случаев мгновенный ответ тоже не нужен, поэтому отложите его до тех пор, пока у вас не появится время. Это лучше, чем бросать ради сообщения все дела. Вот о чем надо помнить:

● Отправляйте короткие сообщения, которые сэкономят время вам и собеседнику.