Дерек Дрейпер - Тебе нужно пространство [Освободи рабочий стол, голову и жизнь для того, что по-настоящему важно] [litres]

Берите быка за рога и разбирайтесь утром с тем, чего совсем не хочется делать.

Питер Друкер сравнил это с крупными камнями, которые сложили в банку прежде, чем насыпать туда мелких камешков, песка и налить воды. Поставьте на первое место одну из этих трех вещей – мелкие задачи, быстрые действия, проверку почты – и места для крупных камней, более сложных элементов работы, которые требуют пика энергии и внимания, может уже не остаться

Исследования и мой опыт работы с клиентами предполагают, что это правда, но не для всех. Я знаю одного очень успешного начальника, который считает, что день надо начинать медленно, неспешно, поэтому он вначале делает мелкую работу, а после обеда разгребает «трудные» дела. Как всегда, каждому свое.

Четвертую идею я предлагал Тамсин – делить время на интервалы.Это способ организовать день и работу, поделив их на серию тематических интервалов. Это повседневная версия недельного подхода, который я описал выше.

Мы можем концентрироваться на работе с высоким уровнем креативности, внимания и точности в промежутке от 20 до 90 минут.

Работа двадцатиминутными блоками известна как техника Помодоро. Это очень популярная стратегия тайм-менеджмента, где вы заводите таймер на двадцать минут, работаете над одной вещью это время, а затем делаете перерыв на пять минут, прежде чем вернуться к ней. Это значит, что каждый проработанный час вы делаете перерыв на десять минут (примерно как 50-минутный час на приеме у терапевта). Некоторым людям двадцати минут недостаточно, и они предпочитают работать по полчаса, сорок пять минут или даже дольше, прежде чем сделать перерыв. Самое долгое время для работы над задачей, которое рекомендуют, – это полтора часа, но я знаю людей, которые погружаются в работу и выныривают, только когда уже весь день пролетел. Как всегда, найдите, что лучше подходит вам, но не бойтесь экспериментировать.

Очень важно менять темп.Работа по интервалам помогает смотреть на день как на серию коротких спринтов, а не на марафон, но – как и в спорте – большинство справляется с последним лучше, чем с первым.

«Большинство из нас по ошибке считает, что мы должны работать как компьютер – быстро, без остановки, продолжительно, одновременно запуская множество программ. Но это неправда. Люди подчиняются ритму. Сердце бьется, мышцы сокращаются и расслабляются. Мы лучше всего работаем, когда ритмично переключаемся между тратой энергии и ее накоплением. Нам нужно перенять подход атлетов к соотношению работы и отдыха».

Чему это учит нас? Поработайте интенсивно, потом сделайте перерыв и отдохните. Трудитесь весь день без отдыха, и вы не справитесь с поставленными задачами. Вас опередит коллега, который работает короткими интенсивными подходами и делает регулярные перерывы в промежутке. Вопрос не о том, кем лучше быть – черепахой или зайцем, как в басне. Нужно найти способ быть иногда одним, а иногда другим.

Кроме того, интервальный подход включает группировку однотипных заданийвместе и решения их разом. Эта техника сокращает количество работы, которую нужно сделать мозгу, когда он переключается между делами. Вместо того чтобы разбираться с одной квитанцией, затем читать один отчет, затем отвечать на одно голосовое сообщение, копите задачи из одной категории и решайте их вместе.

Последняя идея, помогающая создать пространство для исполнения, включает в себя разбивку дел на части.Иногда задачи представляют собой целые проекты. Если вам вдруг не хочется делать дело и вы изо всех сил тянете время, попытайтесь разбить его на более мелкие компоненты. Иногда хочется думать, что на выполнение дел требуется множество часов, а этого времени никогда нет. Разбейте проект на небольшие задания, и у вас появится пространство для работы над каждым по отдельности.

Если у меня обычный день в офисе, я вначале делаю письменную работу (отчеты об оценках, предложения и т. д.), затем приступаю к другим задачам (встречи, административная работа и т. д.). К вечеру у меня обычно возникает мини-всплеск энергии, когда я могу сделать два-три более мелких, но все еще важных элемента работы (подробный ответ на письмо, просмотр документа и т. д.). Моя концентрация начнет истекать через девяносто минут, и тогда я делаю перерыв или хотя бы меняю деятельность. Даже пятиминутная растяжка или ходьба может помочь.

Конечно, очень важно создать пространство, чтобы сделать идеальный график вашим рабочим графиком. Смело делите ежедневник на блоки и говорите «нет» или хотя бы твердо откладывайте на потом просьбы, которые не умещаются в план. Исключения будут, но ваша цель – свести их к минимуму. Если я не работаю с клиентами, мой типичный день выглядит так:

Конечно, ваши требования к работе и ваши личные предпочтения будут отличаться от моих. Но как выглядит ваш идеальный день? Знаете ли вы это? Если не знаете или у вас чаще всего не получается ничего достичь, значит, вы разрешаете другим решать за себя. Вы позволяете им красть ваше пространство.

Спросите себя: как я планирую использовать мой самый ценный ресурс – время? Могу ли я экспериментировать с распределением моего времени?

Окружающие могут повлиять на ваши дела множеством способов. Это мы обсуждали во второй части, когда смотрели на работу команды «Алкоголь». Мы рассмотрим это снова в следующей истории, когда будем говорить о пространстве для лидерства и достижений через других людей.

Нужно создавать пространство для достижений не только вне себя, но и внутри – придерживаться правильного взгляда на жизнь. Для этого нужно пересмотреть и освоить три всеобъемлющие сферы: расстановку приоритетов, ответственность и ожидания.

Расстановка приоритетов —это способность смело решать, для чего вы создаете пространство. Она связана с выбором целей, но не ограничивается им. На работе мы не только достигаем выбранных целей. Мы также предъявляем требования другим людям и должны решать вопросы по мере возникновения. Ответственность —это мировоззрение и поведение, связанное с настойчивым преодолением препятствий на пути вперед. Ожидания– это то, как вы справляетесь с требованиями извне, поддерживаете свое пространство и сохраняете доверие ваших коллег.