Дерек Дрейпер - Тебе нужно пространство [Освободи рабочий стол, голову и жизнь для того, что по-настоящему важно] [litres]

Также обратите внимание на мучительные совещания, результатом которых становится еще больше встреч и переговоров. Они отнимают вашу потенциальную продуктивность и создают иллюзию усердной работы. В моей практике был случай, когда мы перевели статусные совещания в приложение Zoom, позволив людям присутствовать на них лично или созваниваться по мобильникам. За пятнадцать минут удалось достичь тех же результатов, что ранее не удавалось и за час. У сотрудников сохранялась мотивация, а компания сэкономила тысячи фунтов, сохранив отношения и связи.

Генеральный директор Yahoo! Марисса Майер известна способностью проводить семьдесят микросовещаний в неделю. Подход Майер учит людей ценить ее время так же, как свое, не тратить его попусту, планировать и ясно понимать, что от нее нужно. Другие директора, которых я знаю, ставят несколько десятиминутных совещаний подряд в определенный интервал времени по утрам. Всего за несколько часов они могут связаться с двадцатью людьми, и каждому кажется, что у них были настоящие переговоры «с глазу на глаз». Подумайте, как долго и часто вы участвуете во встречах, ведь они по-настоящему влияют на ваше пространство для действий.

То же самое касается цифрового окружения. Средний работник получает более сотни электронных писем в день, и культура работы многих из нас подразумевает, что на письмо нужно ответить в течение нескольких минут или часов. И неважно, чего это будет стоить. Контролируйте это, четко обозначая (автоответчик в почте, беседа с коллегами), когда вы на связи, и вы освободите необходимое место для выполнения работы.

Немного о смартфонах и создании пространства для исполнения. Множество исследований отмечает пагубное влияние телефонов на нашу способность делать дела. Согласно опросу Open Market, 83 % миллениалов открывают текстовые сообщения в течение 90 секунд после получения. Прилив дофамина приятен, но здорово мешает сосредоточиться на сложной и/или творческой работе, требующей пристального внимания, и отнимает возможность работать по-настоящему продуктивно.

Исследование Career Builders показало, что мобильные телефоны и текстовые сообщения даже сильнее, чем электронная почта, мешают продуктивной работе. Трое из четырех работодателей сказали, что работники, отвлекаясь, теряют два и больше часа в день. 43 % сообщили как минимум о трех потерянных часах в день. Когда их попросили назвать главного убийцу продуктивности на рабочем месте (разрешалось дать больше одного ответа), 55 % назвали мобильные телефоны и сообщения, 41 % – Интернет и 39 % – сплетни. Социальные сети обвинили 37 %, беседы с коллегами – 27 %, перекуры и перекусы – также 27 %, электронную почту – 26 % и совещания – 24 %.

Мы теряем не только то время, которое проводим в телефоне. Исследование в университете штата Флорида в 2013 году обнаружило, что вероятность совершить ошибку выросла на 28 % после ответа на телефонный звонок и на 23 % после получения сообщения. «Ничего страшного, – можете подумать вы. – Я не сразу отвечаю на сообщения и на звонки». Это хорошо, но, согласно исследованию в издании «Журнал экспериментальной психологии: человеческое восприятие и трудоспособность», люди, которым только что поступило сообщение или звонок, совершают ошибки в три раза чаще, даже если они на него не ответили! Когда садитесь работать, уберите телефон с глаз долой, включите режим авиаперелета (будьте готовы к шквалу сообщений и звонков, когда вы снова включите телефон) или «не беспокоить» (в этом случае уберите телефон подальше, чтобы не отвлекаться на то и дело оживающий экран). Простая дисциплина творит с трудоспособностью чудеса.

Уберите телефон, и вы удивитесь, сколько можно сделать. При любой возможности работайте офлайн.

То же самое, конечно, распространяется и на ноутбук, компьютер или планшет. Закрывайте лишние вкладки: они замедляют не только ваш браузер, но и постоянно требуют внимания. Если вместо работы вы по привычке открываете новую вкладку и нажимаете иконку Facebook, используйте приложение, которое запрещает доступ в Интернет. Одно из лучших таких приложений, Freedom, создал Фред Стуцман, когда работал над диссертацией. Freedom полностью перекрывает доступ в Интернет на восемь часов. Другие варианты, например Anti Social, SelfControl, Cold Turkey и StayFocusd, заставляют придерживаться графика, который, как мы узнаем дальше, может легко изменить и преобразить рабочий день.

Продолжим разговор о создании пространства для мыслей из первой части. Создание временного пространства может казаться очень трудным, особенно если ваш календарь полон встреч и договоренностей.

Даже (особенно) если ваше время очень востребовано и вы не можете контролировать это, держитесь железной хваткой за то время, которое можете контролировать.

Для этого очень важно планировать день. Вот семь идей, которые нужно учитывать, когда создаете и оттачиваете собственную pOS и ищете уникальный, оптимальный способ создания пространства для дел.

Первое – структурировать неделю. Об этом нужно задуматься перед тем, как планировать день. Некоторым людям нравится проводить дни одинаково. Другие предпочитают по возможности отводить разные дни под разные задачи. Неделя делится на три типа. В дни резерва перемещаются мириады мелких дел. Дни отдыха некоторые люди предпочитают проводить вдали от экранов. Третья категория – дни концентрации на крупных проектах. Примерно так я и работаю, пытаясь проводить среду в другом темпе, даже если изменение минимально. Так я делю неделю надвое и получаю стимул закончить ее на подъеме, вместо того чтобы тихо уползти в угол. А ведь так делают многие люди: «неформальная пятница» на многих рабочих местах часто касается не только свободной формы одежды. И да, мне повезло: я сам контролирую свою неделю.

Следующее – рефлексия о каждом дне.Полезный способ создавать временное пространство – это не спешить. В конце каждого рабочего дня отведите примерно десять минут, чтобы пересмотреть и обдумать, чего вы достигли, не достигли, что отложили или поручили и что нужно будет сделать завтра. Таким образом, когда сядете за стол на следующий день, вам не придется думать об этом – день уже размечен и по мере необходимости можно его корректировать. Я всегда думаю, что проще работать с чем-то, вместо того чтобы глядеть на чистый лист, особенно с утра, когда мозг еще не работает в полную силу. Конечно, кто-то предпочитает писать подобный список в начале дня. Решайте сами, что больше подходит именно вам.

Советники по тайм-менеджменту и эксперты по продуктивности настаивают, что утро – лучшее время для творчества, для того чтобы делать «крупные» куски работы, а первым делом нужно делать самое неприятное, то есть самое сложное, крупное или важное задание дня. Тогда вы разгружаете голову.