Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Всем известен возможный вред от избыточной регламентации, стесняющей свободу действий. Метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между регламентацией и свободой – это основное приложение метода к задачам управления. Подробнее об этом будет сказано в следующем подразделе.

Рассмотрим приложение метода к задачам планирования. Любой план повышает упорядоченность предстоящих действий, а следовательно, имеет и положительные, и отрицательные стороны. Положительные очевидны; об отрицательных мы говорили в начале статьи: это снижение гибкости, свободы реагирования, поиска новых возможностей. Как метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между планированием и свободой действий?

Рассмотрим самое простое место порядка в планировании – систему целей. В классических источниках по тайм-менеджменту вы часто можете встретить совет задавать себе вопрос: как то, что я сейчас делаю, работает на достижение моих целей? Таким образом, в идеале вся деятельность должна быть вписана в «место порядка», в вашу иерархию целей.

Не остается места для отвлечений, «лирических отступлений», неожиданных встреч и тем в разговорах и т. д. Но ведь именно из таких «бесцельных» действий часто вырастают интересные новые возможности!

Эффективно использовать такие бесцельные, хаотические действия помогает введение места хаоса в систему ваших целей. На рисунке цели изображены аккуратными, упорядоченными звездочками. Рядом с группой целей высшего уровня изображена хаотичная звездочка – «личное развитие», поиск новых возможностей. Из этих возможностей постепенно вырастают новые цели, как новые упорядоченные папки с документами вырастали из исходной, неупорядоченной.

Аналогичные места хаоса расположены на всех уровнях иерархии целей. Рядом с каждым списком целей обязательно имеются или подразумеваются дела, не работающие непосредственно на эти цели, но могущие расширить вашу картину мира в соответствующем направлении, подсказать новые пути решения проблем и т. д.

Ясно, что чем понятнее для вас цель и процесс ее достижения, тем меньше должен быть объем соответствующего места хаоса. Чем больше сомнений вызывает цель и ее подзадачи, тем больше должно быть место хаоса, т. е. работы, связанные с поиском новой информации по этой цели, пробами и ошибками, экспериментами и т. п.

Заметим, что внутри самих мест хаоса тоже может появляться некоторый порядок. Например, место хаоса самого высокого уровня удобно разбить на так называемые ключевые области – список нескольких основных направлений вашей деятельности. Например, «Семья», «Персонал», «Финансы» и др. Эта структура помогает вам при любых нецелевых делах, незапланированных отвлечениях задавать себе вопрос: как то, что я сейчас делаю, работает на мои ключевые области? Это поможет, с одной стороны, сохранить гибкость и свободу в нецелевых отвлечениях; с другой стороны – вооружиться критериями качества этих отвлечений, более точно отслеживать их эффективность.

Нетрудно заметить, что порядок тесно связан с эффективностью , получением стабильных, ожидаемых, предсказуемых результатов . Хаос же необходим для развития , т. е. поиска новых, неожиданных, трудно предсказуемых возможностей . Развитие – это всегда открытие чего-то нового, неожиданного, а потому с трудом допускающего детальное планирование.

Таким образом, баланс порядка и хаоса в личной работе позволяет достигнуть баланса эффективности и развития, «синицы в руках» и «журавля в небе». Тому, как создавать такой баланс, посвящен следующий раздел.

Творческая картотека и баланс «порядок – хаос» в управлении личным временем

В этом подразделе мы увидим, как функционирует во времени система ограниченного хаоса на простом примере управления личной творческой картотекой. Затем перенесем соответствующие принципы на более общие задачи управления в личной работе и установим, как из начального хаоса постепенно создается оптимальная упорядоченность деятельности.

Творческая картотека – хорошо известный ученым и писателям, но сравнительно мало знакомый обычному офисному работнику инструмент. Если широко распространенный органайзер предназначен в основном для работы с местом порядка: целями, результатами, планами, – то картотека позволяет эффективно управлять местом хаоса: замыслами, интересной информацией (пока не привязанной к точным целям), темами для обдумывания.

По мере того как растет роль творческого труда в работе современного управленца, повышается и потенциальная польза творческой картотеки. Картотека – незаменимый инструмент, если вам нужно изобрести принципиально новый продукт, создать яркий рекламный слоган и т. п.

Чтобы отличие метода ограниченного хаоса от обычных тайм-менеджерских технологий было яснее, опишем, как обычно управляет такого рода информацией человек, привыкший к советам типа «каждая вещь должна знать свое место».

Если у него накапливается достаточно много мыслей и другой информации, он начинает придумывать классификацию и заводит под нее несколько папок. Но классификация возникла из головы и не факт, что развивающиеся по своим законам новые мысли захотят в нее вписаться. Поэтому через некоторое время часть папок «вымирает», содержимое другой части перестает соответствовать названиям и ни о каком порядке говорить уже не приходится.

Вспомним критику платонического подхода: или ломается план, или «удушается» реальность. Так и здесь: или классификация ломается (приходится вытряхивать все на пол и классифицировать снова), или вы просто перестаете ею пользоваться – реальность нашла другие пути (например, записки с мыслями стали по-прежнему скапливаться на рабочем столе).

При применении метода ограниченного хаоса происходит следующее. Для начала вы заводите один накопитель для замыслов, мыслей и внешней информации, наводящей на мысли – место хаоса. Этот накопитель регулярно просматривается.

Такой просмотр – очень хорошая черновая работа для рождения новых мыслей. Мысли сталкиваются друг с другом, их неожиданные сочетания порождают новые мысли (между прочим, преждевременный порядок, описанный в предыдущем абзаце, сильно затрудняет такой процесс взаимодействия мыслей).

Во время просмотра места хаоса вы можете обнаружить появляющиеся в нем элементы «места порядка». Это группы мыслей, тесно связанные по смыслу, в совокупности образующие контуры нового интеллектуального продукта. Если эти мысли свежи и хотелось бы дать им посталкиваться с другими, их стоит пока оставить в месте хаоса. Если же они уже хорошо вам знакомы, их стоит изъять из «питательного бульона», в котором они зародились, и «пересадить» в отдельную папочку (на схеме таковые изображены клеточками в «месте порядка»).