Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Благодаря этой пересадке вы избавите место хаоса от лишнего веса, облегчите поиск нужной информации и уменьшите время разбора накопителя. Кроме того, уже сформировавшиеся группы мыслей, будучи «отсаженными», не смогут подчинять себе остальные материалы накопителя, давить на них своим авторитетом, мешать появлению в них новых объединений мыслей. Обратите внимание: появляющаяся в ходе процесса в месте порядка классификация не выдумана вами из головы, она сама родилась из развивающихся мыслей и поэтому будет более адекватной и удобной.

Папки из места порядка, как и накопитель, могут время от времени разбираться, особенно если необходимо освежить в голове соответствующую тему. Но, как правило, основные мысли сохраняются в голове, поэтому необходимость в разборе накопителя возникает только перед созданием конечного продукта и очень помогает втягиванию в процесс. После завершения работы над конечным продуктом отработанные мысли можно отправлять в архив или выбрасывать.

Итак, с помощью этой системы создается оптимальный уровень порядка с точки зрения скорости поиска и удобства группировки мыслей. Еще один важный момент: на рисунке пунктирной стрелкой изображено убывание как свежести мыслей, их способности порождать новые, так и частоты просмотра, т. е. в накопителе мысли самые свежие – и он чаще всего просматривается, что позволяет нередко рождать из этих мыслей новые. В архиве мысли самые отработанные, из живых организмов превратившиеся в «известняк» – и архив реже всего просматривается (скорее всего, почти никогда). Таким образом, достигается оптимальность и по критерию количества новых мыслей, порождаемых при просмотре старых.

Теперь самое интересное – перенесение этих закономерностей на более общие задачи управления. В управлении личной работой, как и в управлении мыслями, нельзя раз и навсегда разграничить порядок и хаос. Человек меняется, его деятельность тоже. То, что раньше было необычным, новым и плохо предсказуемым делом (место хаоса), постепенно превратилось в хорошо структурированную, привычную, стабильную последовательность действий (место порядка), а затем потеряло актуальность и было «списано в архив».

Таким образом, просматривается аналогия между управлением мыслями и управлением методами работы. Причем соответствующие место порядка и место хаоса могут существовать только в вашем сознании, а могут быть материализованы на внешних носителях, например, в виде, соответственно, списка личных стандартов и списка направлений для исследований и изобретательства.

Ясно, что эти место порядка и место хаоса требуют различных способов управления и повышения эффективности. Место порядка, хорошо отлаженные и предсказуемые дела требуют максимальной регламентации, стандартизации, автоматизации (и в смысле компьютерной поддержки, и в смысле автоматизма движений, приемов, методов работы). Этим достигается максимальная эффективность. Соответствующим методам посвящен следующий раздел, повествующий о регулярном менеджменте и тотальном управлении качеством в личной работе.

Место хаоса, т. е. новые, непонятные, плохо отлаженные дела, наоборот, не должны быть «задушены» преждевременной регламентацией, которая может помешать выработке наиболее эффективных приемов работы. Как и в описанном выше случае нецелевых работ, здесь должен поощряться поиск нового, экспериментирование, изобретательство. Это позволяет достичь более быстрого развития деятельности, создания новых возможностей.

В первую очередь такой подход актуален для творческих участков вашей деятельности, для вашего персонального «отдела исследований и развития».

Стройная гармония природы органично сочетает в себе порядок и хаос, закономерность и случайность. Творческое использование хаоса позволяет сделать личную работу не менее простой, эффективной и красивой, чем лучшие из творений природы.

ТМ-ПРАКТИКА

ФОРМИРОВАНИЕ РУТИН. ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Ольга Стрелкова, генеральный директор ООО «Лидер-консалтинг», член Правления общественного движения Лига «Время»

Я взялась за «смертельный» (для меня) эксперимент – приучить себя к регулярным полезным действиям. От регулярного приема витаминов до уборки квартиры перед сном. Надо сказать, что обязательная программа (любая, даже самая простая) – мой враг, я – мастер произвольной программы. Блоху подковать – пожалуйста, посуду помыть – только с большим внутренним сопротивлением.

С чего все началось? Многие годы, практически всю мою сознательную жизнь я мучалась от синдрома «хмурого утра» (низкое давление, мега-сова и т. п.). Первые два часа после просыпания были сплошной черной полосой: страшный мир на меня надвигается, надо спрятаться как можно глубже в постель, все планы отменяются, есть не могу, жить не хочу и т. п. Через два часа это полностью проходит, но осадок остается. Наконец, я придумала пару трюков, как это «хмурое утро» обмануть. Возник определенный утренний ритуал, который уничтожил все утренние негативные эмоции раз и навсегда. Ритуал был настолько удачен, что забросить его не представлялось возможным, хотелось закрепить крепко-накрепко.

Я завела таблицу учета ежедневных рутин. На каждую дату – 20 клеточек, в каждую из которых вписано условное наименование нужного действия.

Доброе утро состояло из желтого кимоно (клеточка КИМОНО, раскрашена желтым) и «квартира убрана перед сном» (клеточка раскрашена сиреневым). Розовые клеточки означали косметические процедуры – крем утром, крем вечером, ресницы (да, я легко могла пропустить самые базовые действия по уходу за собой). Ярко-красная клеточка ПЛАН ДНЯ напоминала о том, что план дня по пустографке Лиги «Время» должен быть всегда. Еще в список рутин вошли – витамины, работа по книге, подготовка к экзаменационному английскому (не путать с общечеловеческим, которым я владею свободно), запись в 5-летнем дневнике (типа мемуарника), ежедневная лягушка, контрастный душ, гимнастика, 10 тысяч шагов каждый день, ежедневный разговор с ребенком и др.

Что из этого получилось и как это получилось? Основной и единственный инструмент в этом «марафоне рутин» – цветная разноклеточная таблица учета рутин. Каждый день нужно с ней сверяться и зачеркивать то, что было сделано. Причем строго по факту ПОЛНОГО исполнения. Если шагов было пройдено не 10 000 +, а 9700, клеточка не зачеркивается. Если с ребенком был не полноценный разговор, а переписка в соцсетях – клеточка не зачеркивается. Если лягушка была не съедена, а только «понадкусана» – клеточка не зачеркивается.

Во-первых, письменная фиксация помогает зачеркивать больше клеточек. Вечером пришел домой, посмотрел в таблицу и быстренько позакрывал рутины – пост в фейсбук написал, ребенку позвонил, упражнение-другое по экзаменам сделал.