Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Исходящей информацией, в частности, могут быть решения об определенных действиях: довести результаты совещания до таких-то; поставить на контроль то-то и т. д. Все это может быть отражено в графах вашей карточки для совещаний.

Следующие важные понятия – механизм и управление. Механизм – это то, что совершает рассматриваемый нами процесс. В случае совещания это люди и технические средства. Какие люди будут участвовать в совещании? Например: ведущий, секретарь, докладчики, эксперты по таким-то вопросам, представители таких-то подразделений. Как эти люди должны быть подготовлены? Обязательно ли присутствие каждого из них на всем совещании или часть может уйти раньше? Возможно, стоит использовать «ньюмаваши»? Это очень распространенные в Японии небольшие совещания в узком кругу, предшествующие большому совещанию и позволяющие повысить его эффективность, так как люди приходят на большое совещание более подготовленными, согласовавшими свои позиции.

Роль механизмов – технических средств вряд ли необходимо особо пояснять. Наличие соответствующих пунктов в карточке подготовки совещания может быть особенно актуально для больших совещаний, требующих проектора, раздаточных материалов и т. п.

Управление – это правила, нормы, принципы, с помощью которых организуется рассматриваемый процесс. Для совещаний таковыми могут быть: регламент, очередность обсуждения вопросов, порядок принятия решений (голосование, консенсус и т. п.), нормы общения (официальные, дружеские и т. д.) и другие регулирующие ход совещания стандарты.

Скорее всего, в карточке подготовки совещаний отразятся такие аспекты управления, как регламент, выносимые на совещание вопросы, ожидаемые результаты совещания. Обычные нормы проведения совещаний удобнее отразить в стандартах более высокого уровня. Например, правила типа «Родивший гениальную идею обдумывает ее сначала сам и выносит на следующее совещание, а не нарушает ход текущего» могут быть просто вывешены на стенку с надписанием санкций за нарушение; правила, касающиеся рассылки протоколов, могут быть отражены в должностных инструкциях секретарей и т. д.

Для уточнения параметров входов и выходов любого процесса можно использовать несколько основных координат, в которых мыслит менеджер. Это, например, люди, время, деньги, информация, энергия. Создавая карточку подготовки совещаний или карточку делегирования, вы можете посмотреть на затрагиваемые в ней вопросы через призму этих основных ресурсов и таким образом уточнить свою модель процесса.

Наконец, вам может помочь декомпозиция , т. е. дробление исходного процесса на несколько меньших, и отдельное рассмотрение каждого из них. Так, процесс «организовать совещание» можно раздробить на подпроцессы «подготовить совещание», «провести совещание», «оформить результаты совещания».

Для каждого из этих подпроцессов можно применить процедуру моделирования, описанную выше, и, возможно, зафиксировать специальные стандарты.

Как и любая другая «технология упорядочения», стандартизация не должна быть всеобъемлющей. Регулируйте «широту охвата», «глубину проникновения» и детальность стандартов – тогда они станут вашими незаменимыми помощниками в борьбе за эффективность.

ТМ-ОПЫТ

Как обуздать свой гаджет

Мария Анфимова, ТМ-лидер Лиги «Время», ведущий ТМ-клуба «Волгоград», бизнес-тренер

Количество используемых смартфонов на нашей планете стремительно растет, и мы уже даже не представляем свое бытие без продвинутого гаджета. На каждом из них установлены мобильные приложения – от часов и погоды до пяти различных мессенджеров, социальных сетей, приложений по обработке фото и видео. Даже натюрморты и пейзажи уже рисуем на экране планшета. Сказать, что мобильных приложений много, – ничего не сказать. И нам это определенно нравится.

У рядового юзера сформировался костяк приложений, которые он чаще всего использует. А вот какое количество программ установлено и не используется – кто-нибудь задумывается? Они съедают не только память гаджета и жрут его батарейку, но сваливают на нас огромный поток звуковых и текстовых уведомлений, чем служат подчас одними из самых прожорливых «пожирателей времени».

Мы теряем внимание, переключаясь с приоритетных и первостепенных для нас задач, просто на всплывающее сообщение: «Переведи мне 100 рублей на телефон». Банально, смешно, но в погоне проконтролировать всё и всех мы потеряли контроль над очень простой вещью – своим смартфоном. Это он управляет нами и указывает, что нужно делать!

А разве смартфоны и мобильные приложения задумывались не для того, чтобы сделать нашу жизнь счастливее, помогать нам системно достигать целей, оптимизировать процессы, экономить время на принятии решений и заключении договоренностей? В конце концов, просто делать нашу повседневную жизнь удобнее.

Я предлагаю навести порядок в своем смартфоне и обуздать гаджет. Для этого сделать несколько простых шагов.

1. Проинвентаризировать приложения и просто удалить лишние, которыми вы не пользуетесь.

2. Имеющиеся приложения объединить в тематические папки для удобства поиска.

3. Отключить самостоятельное обновление всех приложений. Делайте это тогда, когда вам это нужно (а это не так уж часто и нужно).

4. Выключить уведомления во всех социальных сетях, мессенджерах и приложениях. Заходите в них, общайтесь, решайте свои задачи тогда, когда вам это нужно, а не когда этого захотел смартфон.

5. Сообщить своему окружению, как часто и сколько времени вы проводите в Сети, когда вам удобнее всего коммуницировать. Почти везде в аккаунтах есть статусы – удобнее места не придумаешь.

Теперь вы хозяин своего смартфона, а не наоборот!

До сих пор мы говорили об управлении достаточно хорошо формализуемыми вещами. Последний аспект управления в личной работе, который нам осталось рассмотреть, касается более сложных, неуловимых и неконтролируемых процессов, связанных с творчеством, возможностями подсознания и интуиции. Это наиболее хаотическая часть места хаоса в системе личной работы, но при этом и наиболее интересная, обещающая самые красивые результаты.

«Делегирование» проблем подсознанию

Пока ваше сознание работает с одним объектом, предсознание – с семью-восемью, подсознание обрабатывает огромное количество информации. В частности, это может быть и та проблема, решение которой вам никак не удается найти. Но для этого нужно не мешать подсознанию, дать ему возможность самостоятельно поработать над проблемой без постоянных напоминаний со стороны сознания.