Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

• какие цели и результаты нужно достичь и что должно быть на выходе проекта?

• что нужно сделать для достижения целей?

• кто за это отвечает и кто выполняет?

• сколько это стоит?

После получения ответов на эти вопросы нужно провести оценку того, насколько цели проекта оправдывают усилия и финансовые затраты на его выполнение. Затем принимается окончательное решение о начале проектных работ. К плану проекта рекомендуется разработать два приложения, составляющие VI и VII разделы.

Шестой разделпредставляет календарный план-график в виде диаграммы Ганта, который наглядно представляет ход проекта, его этапы и удобен для доведения плана до исполнителей и его контроля.

Седьмой разделвключает листы согласования участия сотрудников в проекте. Эти листы пригодятся менеджеру проекта при разрешении конфликтов с функциональными руководителями за выделение временного ресурса участников проекта, основная работа которых происходит в их функциональных подразделениях.

Последний критический фактор успеха реализации проектов оптимизации, который осталось рассмотреть — это управление изменениями.

В ходе проектов оптимизации возникают сопротивления. Носителями сопротивлений изменениям, также как и носителями изменений, являются люди. Люди не боятся изменений, они боятся быть измененными. Лучшее время для преодоления сопротивлений изменениям — это период до их возникновения.

Уменьшение сопротивлений происходит с помощью применения технологий управления изменениями, которые включают следующие процедуры:

• выявление сил сопротивлений и их источников;

• оценка сил сопротивлений;

• анализ сил сопротивлений;

• планирование мероприятий по уменьшению сопротивлений и их последствий;

• выполнение мероприятий по уменьшению сопротивлений до возможного минимума;

• контроль и оценка выполнения мероприятий по уменьшению сопротивлений;

• обработка и накопление информации по управлению изменениями.

Первый этапуправления изменениями заключается в выявлении сил сопротивлений и их источников. На этом этапе все возможные проявления открытых и скрытых сопротивлений фиксируются, а также идентифицируются подразделения и сотрудники, которые являются их источниками.

На втором этапепроводится количественная оценка сопротивлений по двум критериям. Первым является величина сопротивлений и их последствий для успешной реализации проекта. Второй критерий представляет вероятность возникновения сопротивления. Перемножая значения этих показателей, получают степень приоритетности по каждому выявленному на первом этапе сопротивлению. Далее силы сопротивления ранжируются по приоритетности и согласно закону Парето из них выбираются наиболее приоритетные. Только для этих сил далее разрабатываются и реализуются мероприятия по работе с ними.

Третий этапуправления изменениями состоит в анализе приоритетных сил. На этом этапе выявляются причины и мотивы их возникновения. Далее происходит их оценка и определение наиболее приоритетных причин.

На четвертом этаперазрабатывается план мероприятий по уменьшению до возможного минимума сопротивлений и их последствий.

В ходе пятого этапапроисходит реализация плана мероприятий по управлению изменениями, разработанного на предыдущем этапе. Типовые мероприятия, реализуемые в проектах оптимизации, будут рассмотрены далее в следующем разделе.

На шестом этапепроисходит мониторинг реализации плана по управлению изменениями. В ходе него производится контроль и анализ выполнения мероприятий согласно плану. В случае если проводимые мероприятия не приводят к желаемому результату или выполняются с нарушением сроков и качества, то ответственный за управление изменениями осуществляет корректирующие действия.

Седьмой этапуправления изменениями состоит в обработке и накоплении информации о сопротивлениях, последствиях их проявления, а также опыте по их уменьшению. На этом этапе также происходит выработка рекомендаций для использования полученного опыта в будущем.

Типовые мероприятия по уменьшению сопротивлений базируются на основе причин, их вызывающих. Обобщение опыта проведения проектов изменений показало, что основными и типовыми причинами, приводящими к сопротивлениям являются:

• страх персонала перед неизвестностью;

• ощущение сотрудниками потерь;

• отсутствие у сотрудников убежденности в необходимости изменений;

• недовольство персонала переменами, насаждаемыми сверху;

• страх сотрудников перед неспособностью выполнять что-либо и неудачей;

• нарушение установленного порядка, привычек и взаимоотношений персонала;

• отсутствие у сотрудников предприятия уважения и доверия к лицу, осуществляющему изменения.

Для проектов, связанных с оптимизацией бизнес-процессов и оргструктуры следует добавить следующие частные и специфические причины:

• сотрудники не желают, чтобы их деятельность стала «прозрачной»;

• персонал боится обнаружения зон неоптимальности в их работе;

• функциональные руководители не желают, чтобы в оптимизацию и построение операционной деятельности их служб вмешивались внешние люди;

• функциональные руководители не желают брать в свои отделы «не выгодные» функции и отдавать в другие службы «выгодные», что часто возникает при оптимизации процессов.

На основе рассмотренных причин сопротивлений разработаны и активно применяются типовые мероприятия, нацеленные на уменьшение как самих сил сопротивления, так и их последствий. Эти мероприятия разбиваются на следующие группы:

• внутренний маркетинг и PR проекта;

• вовлечение потребителей результатов проекта в проект;

• не материальная и материальная мотивация участников проекта;

• индивидуальные переговоры и убеждение;

• формализация;

• принуждение.

Первая группапредставляет осуществление мероприятий по внутреннему маркетингу и PR проекта. Она включает различные коммуникативные мероприятия. Основными из них являются: информирование сотрудников о планируемых изменениях, обсуждение идей и мероприятий, проведение разъяснительных бесед, построение эффективных коммуникаций, проведение обучения и других подобных мероприятий. В следующем разделе это направление работы с изменениями будет рассмотрено подробнее.