Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

В ходе стратегического контроля высшее руководство организации на основе карты стратегических целей (см. рис. 1.2) должно отчитываться перед акционерами и вышестоящими организациями о том, как выполняется стратегия компании.

На втором этапе построения организации — этапе проектирования бизнес-процессов стратегические показатели должны быть каскадированы на процессы. В ходе каскадирования осуществляется декомпозиция стратегических показателей на процессные ключевые показатели и их распределение по бизнес-процессам.

Контроль выполнения ключевых показателей бизнес-процессов должен осуществляя чаще, чем стратегический контроль и не реже одного раза в квартал, в ходе которого ответственные за бизнес-процессы (владельцы бизнес-процессов) должны отчитываться перед высшим руководством организации о том, как происходит выполнение ключевых показателей по вверенным им бизнес-процессам (см. рис. 1.3).

Отчетность о выполнении операционных показателей целесообразно проводить как в разрезе бизнес-процессов организации (см. рис. 1.3), так и в разрезе организационной структуры (см. рис. 1.4), что делается на третьем этапе проектирования организации.

Завершением третьего этапа организационного построения, на котором осуществляется разработка организационной структуры, является включение наиболее важных ключевых показателей организационных единиц в систему мотивации и оплаты труда руководителей и сотрудников организации.

При проектировании организации приходится сталкиваться с такими объектами, как бизнес-процессы и функции. Давайте рассмотрим эти понятия подробнее.

Классическое определение функции следующее: функция— устойчивая совокупность однородных специализированных работ (действий, операций), способность реализации которых поддерживается в компании.

Термин «бизнес-процесс» в настоящее время специалисты по организационному проектированию трактуют по-разному. Вот основные определения.

Бизнес-процесс— совокупность различных видов деятельности (работ), в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя (Майкл Хаммер, Джеймс Чампи).

Бизнес-процесс— несколько связанных работ (действий, операций), в совокупности реализующих конкретную цель деятельности в рамках существующей организационной структуры.

Бизнес-процесс— совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности (работ), которые преобразуют «входы» в «выходы» (ISO 9000: 2000).

Из приведенных определений и смысла, вкладываемого консультантами-практиками в данные понятия, бизнес-процессы и функции можно характеризовать так:

• бизнес-процессы и функции состоят из работ;

• различие между бизнес-процессами и функциями заключается в различии способов объединения работ и элементов, используемых для их описания (см. табл. 1.1);

• функция является частью бизнес-процесса, при этом она может входить как в различные этапы процесса, так и в различные бизнес-процессы (см. рис. 1.5).

В качестве примера рассмотрим проектирование деятельности компании «Эврика». На первом этапе нужно разработать стратегию. Одним из основных ее элементов является продуктово-рыночный срез, определяющий продукты и рынки, на которых компания будет работать для достижения стратегических целей.

Согласно разработанной стратегии компания «Эврика» в долгосрочной перспективе будет реализовывать три бизнес-направления:

• торговля чаем;

• торговля одеждой;

• торговля мебелью.

Следующим шагом необходимо разработать бизнес-процессы, которые будут реализовывать выбранные направления деятельности. То есть необходимо определить, какие основные группы работ будут выполняться в рамках каждого из направлений (табл. 1.2).

Рассмотрим на примере спроектированных работ процессы и функции (см. рис. 1.6).

Бизнес-процессы компании «Эврика» включают в себя работы каждой из выделенных групп. Можно сказать, что бизнес-процесс представляет собой горизонтальный срез спроектированных работ.

Процесс 1: «Торговля чаем»состоит из работ:

• закупка чая;

• хранение чая;

• продажа чая.

Процесс 2: «Торговля одеждой»состоит из работ:

• закупка одежды;

• хранение одежды;

• продажа одежды.

Процесс 3: «Торговля мебелью»состоит из работ:

• закупка мебели;

• хранение мебели;

• продажа мебели.

Функции компании «Эврика» объединяют в себе работы одной из выделенных групп, выполняемые в рамках реализации всех направлений деятельности. Или представляют собой вертикальный срез спроектированных работ.

Функция 1: «Закупка»состоит из работ:

• закупка чая;

• закупка одежды;

• закупка мебели.

Функция 2: «Хранение»состоит из работ:

• хранение чая;

• хранение одежды;

• хранение мебели.

Функция 3: «Продажа»состоит из работ:

• продажа чая;

• продажа одежды;

• продажа мебели.

В общем случае понятия «бизнес-процесс» и «функция» являются относительными. Например, работа «Закупка чая» является функцией по отношению к процессу «Торговля чаем». По отношению к своим внутренним операциям работа «Закупка чая» в совокупности со своими входами и выходами является бизнес-процессом.