Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

Пятый разделположения содержит информацию о распределении бизнес-направлений, основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов по оргструктуре первого уровня. Здесь для каждого подразделения указываются бизнес-направления и бизнес-процессы первого уровня, за которые они отвечают, а также бизнес-процессы второго уровня, исполнителями которых они являются.

Структуры шестогои седьмого разделовположения об оргструктуре «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам процессных регламентов.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В последнем восьмом разделев качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы оргструктуры компании, схемы распределения бизнес-направлений и процессов по структурным единицам и графические схемы основных взаимодействий этих структурных единиц.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение об оргструктуре компании. По аналогии с процессными регламентами в каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом V.

В табл. 6.8. приведен фрагмент положения об оргструктуре, разработанного для кондитерской фабрики.

Положение об организационной структуре кондитерской фабрики

I. Общие положения

1.1. Назначение

Положение об организационной структуре (далее Положение) кондитерской фабрики

(далее Предприятие) регламентирует оргструктуру и процессы, выполняемые структурными подразделениями верхнего уровня предприятия.

1.2. Область применения

Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе все руководители верхнего уровня предприятия.

II. Организационная структура предприятия верхнего уровня

Организационная структура предприятия первого уровня состоит из следующих структурных подразделений:

2.1. Конфетный цех;

2.2. Бисквитный цех;

2.3. Коммерческая служба;

2.4. Департамент логистики;

2.5. Энерго-механическая служба;

2.6. Департамент экономики и финансов;

2.7. Служба персонала;

2.8. …

III. Распределение бизнес-процессов по оргструктуре предприятия верхнего уровня

Структурные подразделения предприятия верхнего уровня выполняют и отвечают за выполнение следующих бизнес-процессов:

3.1. Конфетный цех

— Контроль наличия остатков конфет на складе;

— Планирование производства конфет;

— Складирование и хранения сырья в цехе;

— Производство конфет.

3.2. Бисквитный цех

— Контроль наличия остатков бисквитов на складе

готовой продукции;

— Планирование производства бисквитов;

— Складирование и хранения сырья в цехе;

— Производство бисквитов.

3.3. Коммерческая служба

— Планирование продаж;

— Закупка сырья;

— Продажа продукции.

3.4. Департамент логистики

— Доставка сырья от поставщиков;

— Складирование и хранение продукции на складе;

— Доставка продукции клиентам.

3.5. Энерго-механическая служба

— Обслуживание и ремонт автотранспорта;

— Обеспечение автотранспорта ГСМ.

3.6. Департамент экономики и финансов

— Проведение финансовых расчетов;

— Обеспечение финансовыми ресурсами;

— Бюджетирование деятельности;

— Расчет себестоимости продукции;

— Проведение экономического анализа.

3.7. Служба персонала

— Подбор персонала;

— Ведение кадрового учета;

— Обучение и развитие персонала;

— Мотивация персонала.

3.8. …

На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положения об оргструктуре. Эти положения представляют собой матрицу распределения бизнес-процессов по оргструктуре, похожую на ту, которая использовалась при разработке положения о процессной системе управления, за исключением двух отличий.

Первое отличиематрицы оргструктуры от процессной матрицы связано с тем, что матрица транспонирована или перевернута вокруг своей главной диагонали, идущей от верхнего левого угла к правому нижнему. Второе отличиесвязано с тем, что в матрице оргструктуры помимо ответственности структурных единиц за бизнес-процессы верхнего уровня также показывается их участие в выполнении других бизнес-процессов.

Пример такого упрощенного положения об оргструктуре производственного предприятия приведен в табл. 6.9.

В положении об оргструктуре компании были представлены структурные подразделения верхнего уровня. По каждому из них агрегировано были перечислены бизнес-направления и бизнес-процессы, в которых они задействованы. Внутренняя структура, детальное описание процессов и распределение ответственности за бизнес-процессы внутри подразделений не рассматривались. Для подобного описания используются другие структурные регламенты — положения о подразделениях. При максимальной широте регламентации компании по каждому структурному подразделению разрабатывается положение.

Положение о подразделении аналогично положению об оргструктуре за тем исключением, что вместо описания структуры компании верхнего уровня, описывается оргструктура подразделения. Другим отличием положения о подразделении является то, что в него включены дополнительные разделы: задачи подразделения, ключевые показатели подразделения — KPI(d), права и полномочия руководителя подразделения, взаимодействие подразделения с другими подразделениями компании и пр.