Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

В табл. 6.5. приведен фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки», разработанного для компании, занимающейся торговлей сложным технологическим оборудованием.

Положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки»

I. Общие положения

1.1. Назначение

Настоящее положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» (далее Положение) в компании > (далее Компания) предназначено для распределения ответственности и регламентации внутренних взаимодействий структурных подразделений и должностных лиц при выполнении импортных торговых сделок.

1.2. Область применения

Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе должностные лица следующих структурных подразделений компании:

• Коммерческий департамент;

• Департамент логистики;

• Финансовый департамент;

• Юридический отдел;

• …

1.3. Термины, определения и сокращения

1.3.1. Термины и определения

В настоящем положении используются следующие термины с соответствующими определениями:

Исполнитель — Старший менеджер по импорту;

Комитент — Российский потребитель, которому поставляется товар;

Инофирма — Иностранный поставщик, который поставляет товар;

Документы — Контракт, договор комиссии;

…

1.3.2. Сокращения

В настоящем положении применены следующие сокращения:

С3 — Служебная записка;

КД — Коммерческий департамент;

ДЛ — Департамент логистики;

ФД — Финансовый департамент;

ЮО — Юридический отдел;

…

1.4. Ограничения

1.4.1. Настоящее положение описывает типовую схему исполнения импортной торговой сделки.

1.4.2. При реализации нетиповых, сложных и новых торговых сделок, а также при возникновении форс-мажорных ситуаций схема реализации, распределения ответственности и взаимодействий, описанная в положении, может быть скорректирована под конкретную ситуацию.

1.4.3. В этих случаях корректировка инициируется старшим менеджером по импорту, согласуется и в случае признания ее целесообразной утверждается директором коммерческого департамента.

II. Границы бизнес-процесса и ответственный

2.1. Входные границы бизнес-процесса

2.2. Выходные границы бизнес-процесса

2.3. Ответственный за бизнес-процесс

Директор коммерческого департамента.

III. Процедуры бизнес-процесса

3.1. Проработка импортной сделки;

3.2. Заключение контракта и договора комиссии;

3.3. Подготовка паспорта сделки и сведений о договоре;

3.4. Организация доставки груза комитенту;

3.5. Осуществление таможенной очистки;

3.6. Ведение учетных карточек товара и платежей;

3.7. Проведение расчетов с комитентом;

3.8. Проведение расчетов с инофирмой;

3.9. Выполнение шеф-монтажных работ;

3.10. Обеспечение гарантийного обслуживания.

IV. Описание процедур бизнес-процесса

4.1. Проработка импортной сделки

После получения запроса на поставку товара старший менеджер по импорту (Исполнитель) коммерческого департамента (КД) выполняет следующие работы:

4.1.1. Не позднее следующего дня после получения запроса дает промежуточный ответ комитенту с подтверждением получения запроса и ориентировочной даты отправки ему коммерческого предложения.

4.1.2. Прорабатывает запрос с инофирмами, и в случае необходимости ищет новые инофирмы.

4.1.3. Получает, согласовывает и отбирает коммерческие предложения от инофирм.

4.1.4. Прорабатывает транспортные условия поставки с департаментом логистики (ДЛ).

4.1.5. Прорабатывает финансовые условия поставки с финансовым департаментом (ФД).

4.1.6. На основе отобранных коммерческих предложений от инофирм, транспортных и финансовых условий поставки исполнитель готовит коммерческое предложение для комитента.

4.1.7. Не позднее 7-ми дней с даты получения запроса направляет подготовленное коммерческое предложение комитенту. В случае невозможности подготовить коммерческое предложение в указанный срок, исполнитель информирует об этом комитента и согласует с ним новые сроки.

4.2. Заключение контракта и договора комиссии

После получения согласия от комитента на подписание контракта, исполнитель выполняет следующие работы:

4.2.1. Готовит контракт с инофирмой.

4.2.2. Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, готовит договор комиссии с комитентом.

4.2.3. Исполнитель передает контракт и договор комиссии (документы) на рассмотрение и визирование в юридический отдел (ЮО), ДЛ и ФД. Получив переданные документы, руководители этих структурных подразделений выполняют следующие работы:

• Начальник ЮО рассматривает и визирует документы в части соответствия сделок действующему законодательству Российской Федерации и международным соглашениям.

• Директор ДЛ рассматривает и визирует документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза.

• Начальник отдела валютных и экспортно-импортных операций ФД рассматривает и визирует документы в части правильности условий платежа и его гарантий. После этого в ФД документы рассматриваются и визируются финансовым директором в части использования финансовых средств компании.

Исполнитель контролирует своевременное выполнение руководителями ЮО, ДЛ и ФД работ и получает обратно рассмотренные документы в течение одного дня с момента их предоставления на визирование.

4.2.4. В случае задержки сроков рассмотрения и визирования документов исполнитель информирует директора КД, который связывается с руководителем соответствующего структурного подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки рассмотрения документов.

4.2.5. После получения указанных виз исполнитель передает документы на подпись директору КД.

4.2.6. В случае необходимости подписания документов первым руководителем, директор КД визирует документы и передает их на подпись генеральному директору.