Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

Положение о процессной системе управления компании содержит перечень процессов верхнего уровня, с указанием их целей, границ и ответственных. Под границами понимается перечень входов процесса и их поставщиков, а также перечень выходов и их потребителей. Ответственных за бизнес-процессы верхнего уровня на практике часто называют владельцами или хозяевами процессов.

Помимо этого положение о процессной системе управления имеет и другие важные разделы, такие как: общие положения, порядок внесения изменений, приложения и пр.

Типовая структура положения о процессной системе управления компании с максимальным перечнем разделов, которые этот документ может содержать, приведена в табл. 6.1.

I. Общие положения

1.1. Назначение (цели) положения;

1.2. Область применения положения (процессы, структурные подразделения и должности, деятельность которых регламентируется положением);

1.3. Внутренние и внешние документы, регламентирующие деятельность и состав бизнес-процессов компании (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);

1.4. Термины, определения и сокращения, используемые в положении;

1.5. Прочее.

II. Бизнес-направления компании первого уровня

2.1. Бизнес-направление 1;

2.2. …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-направлений (продуктовых групп, рынков) компании первого уровня.

III. Бизнес-процессы компании первого уровня

3.1. Бизнес-процесс 1;

3.2. …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого уровня.

IV. Границы бизнес-процессов и ответственные

4.1. Бизнес-процесс 1;

— Назначение (цели) бизнес-процесса;

— Входные границы процесса: входы и поставщики;

— Выходные границы процесса: выходы и клиенты;

— Ответственный за бизнес-процесс.

4.2. …

Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого уровня и по каждому из них указываются: назначение (цель) процесса, его границы, а также ответственный за его выполнение.

V. Контроль и ответственность

5.1. Процедура контроля исполнения настоящего положения;

5.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.

VI. Порядок внесения изменений в положение

6.1. …

Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.

VII. Приложения

7.1. Графические схемы дерева и сети бизнес-процессов первого уровня;

7.2. Графические схемы окружений процессов первого уровня с указанием целей, границ и ответственных.

Первый разделположения о процессной системе управления называется «Общие положения» и в нем указывается зачем нужен этот регламент, каковы его цель и область применения. В этом разделе указывается, какие должности должны его знать и руководствоваться им при выполнении своей деятельности, а также приводятся определения специальных терминов и описываются сокращения, которые используются в документе.

Второй разделположения содержит перечень бизнес-направлений первого уровня, существующих в компании и приносящих прибыль. Каждое бизнес-направление, выделяемое при разработке стратегии компании, обладает своей спецификой и имеет свою продуктово-рыночную стратегию. В зависимости от стратегии компании бизнес-направления могут быть представлены либо стратегическими продуктовыми группами, либо стратегическими рынками или клиентскими группами, с которыми компания решила работать в долгосрочной перспективе.

Перечень бизнес-направлений определяет набор основных бизнес-процессов верхнего уровня предприятия, которые вместе с двумя другими группами обеспечивающих и управленческих процессов перечисляются в третьем разделе.

В четвертом разделедокумента по каждому бизнес-процессу первого уровня указываются ответственный, назначение (цели) и границы процесса, которые делятся на входные и выходные. Входные границы представляют перечень входов процесса и их поставщиков, а выходные границы представляют выходы и их клиентов.

В пятом разделеположения «Контроль и ответственность» указывается, кто будет контролировать исполнение этого регламента и какова ответственность должностных лиц за его несоблюдение. Другим словами, здесь указываются санкции за нарушения этого положения. Если это будет наказание в виде штрафов, то должны быть указаны их размеры и методы начисления. Часто на практике это описание выносится в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них.

Шестой разделположения о процессной системе управления описывает порядок внесения изменений в документ. Так как внешняя среда и стратегия компании меняются, бизнес-процессы и оргструктура тоже, то вслед за ними должен меняться и регламент. Здесь описывается — кто инициирует изменение, кто согласует, кто его вносит и кто утверждает. По аналогии с предыдущим разделом это описание в большинстве случаев выносится в отдельный документ, который регламентирует процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентов, существующих в компании.

В последнем седьмом разделев качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы дерева и сети процессов первого уровня, а также схемы их окружения с указанием целей, границ и ответственных. Эти графические схемы являются наглядным визуальным дополнением к регламенту, они удобны для использования различными сотрудниками. Их намного удобнее и быстрее читать, нежели текст, так как графическая информация более быстро и эффективно осознается и запоминается сотрудниками.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о процессной системе управления. В каждом конкретном случае необходимо применить принцип целесообразности использования всех разделов положения, согласно которому неактуальные для текущих целей регламентации разделы нужно опустить.

Существует минимальный перечень разделов этого положения, которые должны быть всегда в любой компании, иначе этот процессный регламент не будет иметь смысла — это раздел III.