Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

После этого компания решила обратиться к рациональной формализации. В результате чего была разработана и внедрена автоматизированная информационная система распределения товара. В систему были «вшиты» формализованные алгоритмы распределения товара, а также коэффициенты его распределения по каждому филиалу. По истечении определенного промежутка времени внедренная система показала себя значительно эффективнее, чем предыдущая форма работы.

В итоге практика показывает, что при росте и построении системного бизнеса, организация вынуждена перейти к структуризации и формализации деятельности, которые принято называть рациональной бюрократией.

Согласно классике проектирования организации на первом шаге разрабатывается стратегия, на втором шаге строятся бизнес-процессы и на третьем — оргструктура компании. Чтобы новая модель предприятия эффективно работала, ее нужно «зацементировать», что достигается с помощью разработки и внедрения внутренних регламентирующих документов, которые согласуются с исполнителями и утверждаются руководством организации.

Что касается первого элемента проектирования организации — стратегии, она формализуется в документе, который называется стратегическим планом. Второй элемент — бизнес-процессы документируется в процессных регламентах и третий элемент — оргструктура описывается в структурных регламентирующих документах. В этой главе книги будут рассмотрены технологии разработки документации, регламентирующей второй и третий элементы организационной пирамиды — бизнес-процессы и оргструктуру.

Разработка и внедрение регламентирующих документов дает дополнительные возможности для повышения эффективности организации. Поэтому процесс разработки регламентов является своего рода дополнительной оптимизацией деятельности предприятия. Часто улучшение деятельности, достигаемое за счет регламентации, называют «мягкой» оптимизацией, так как в этом случае не происходят существенные изменения, которые бывают при реинжиниринге или реструктуризации.

Пример «мягкой» оптимизации был осуществлен в одной московской торговой компании, которая торгует компьютерной техникой и комплектующими и имеет несколько филиалов в крупных региональных центрах России. В 2006 году произошел резкий рост компании, ее объем продаж вырос на 50 % по отношению к предыдущему году. Для его поддержания количество штатных сотрудников было увеличено на 30 %. По причине быстрого роста для новых сотрудников «на скорую руку» и не формализовано доводились их должностные обязанности. В результате этого в конце года на стыках структурных подразделений, участвующих в основных процессах, произошло размытие границ ответственности. Из-за этого смежные отделы при выполнении клиентских запросов часто спорили о том, кто должен выполнять ту или иную функцию. Иногда на споры уходило много времени, в результате чего происходили срывы сроков обслуживания потребителя, его удовлетворенность снижалась, что приводило к дальнейшим негативным последствиям для компании.

Эта проблема была решена с помощью разработки и внедрения процессных и структурных регламентирующих документов. Все основные процессы компании были описаны и регламентированы в виде простых процессных регламентов, которые назвали положениями о процессах. Для ключевых структурных подразделений и должностей, участвующих в основных процессах были разработаны положения об отделах и должностные инструкции, представляющие группу структурных регламентов. Отныне исполнение разработанных регламентов являлось обязательным для всех отделов и сотрудников компании и поддерживалось системой контроля.

В результате проведенной «мягкой» оптимизации были улучшены все базовые показатели по основным процессам — сроки, результативность, качество и стоимость.

Из представленного примера видно, что основной ролью регламентирующих документов является узаконивание и «цементирование» того, что создано. Это их первое назначение— формализовано фиксировать на определенный период договоренности между отделами и персоналом о подчиненности, распределении ответственности, порядке взаимодействий, документообороте и прочих важных аспектах эффективного выполнения процессов.

Второе назначениерегламентов состоит в том, что регламенты являются мощным инструментом руководителя, помогающие ему организовать эффективную работу подразделения при минимальном вмешательстве в его деятельность и направить свои основные силы на решение задач совершенствования и развития. Существует такое выражение: если у руководителя есть регламент, то он может отдыхать. Регламенты позволяют руководителю «вылезти» из рутинной работы по контролю операционной деятельности, по ежедневному объяснению и доведению задач до сотрудников и заняться совершенствованием деятельности своего подразделения или компании в целом. Сотрудники подразделения, используя регламенты, смогут эффективно выполнять больший объем работ, не советуясь лишний раз по простейшим вопросам с руководителем. Для того чтобы такая схема работала, нужно создать механизмы контроля исполнения этих регламентов.

Третье назначениерегламентов заключается в том, что внедренные документы повышают ответственность персонала за реализуемые процессы и позволяют повысить производительность как физического, так и умственного труда. Сотрудник начинает работать эффективнее, если свои обещания скрепил на бумаге подписью. Регламенты повышают прозрачность деятельности и позволяют проводить индивидуальную оценку труда. Это в свою очередь уменьшает эффект социальной лености и стимулирует персонал работать более эффективно.

Четвертымположительным моментом регламентации является обеспечение прозрачности деятельности, что позволяет более эффективно управлять организацией, совершенствовать ее и осуществлять контроль.

Пятаяпольза регламентов состоит в том, что они являются «цементом», скрепляющим составные части организации, позволяют повысить ее устойчивость, а также дают дополнительный легитимный элемент власти процессным руководителям.

В завершение нужно отметить, что для эффективного применения регламентирующих документов и проведения «мягкой» оптимизации простой разработки регламентов недостаточно. Эти документы необходимо эффективно внедрить и заставить работать. Типовые проблемы внедрения и эффективной работы регламентов, а также способы их решения будут рассмотрены в следующих разделах.